Cómo organizar un musical escolar sin perder el control

Un musical escolar necesita una secuencia clara: primero se cierran la fecha y la sala, después se organizan el reparto, los ensayos y las funciones. Mientras avanzan los ensayos, hay que controlar entradas, invitaciones, vestuario, decorados y necesidades dietéticas. La parte técnica merece pruebas propias: música, señales, micrófonos, focos y distribución del público. Este plan reúne 74 tareas y 65 materiales para llegar al estreno con cada área comprobada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y la sala
2 personas
2
Planificar las funciones
3 personas
3
Fijar los precios de las entradas
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
8
Registrar la venta de entradas
2 personas
9
Reservar la sala
10
Hacer la reserva de iluminación y sonido
11
Reunir el guion y la música
2 personas
12
Establecer el reparto de papeles
3 personas
13
Distribuir el programa de ensayos
2 personas
14
Inventariar los disfraces
3 personas
15
Ajustar los disfraces
3 personas
16
Reunir los accesorios
3 personas
17
Hacer paneles decorativos
5 personas
18
Pintar la decoración
5 personas
19
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
20
Probar la música y las señales
3 personas
21
Comprobar los micrófonos
2 personas
22
Preparar la distribución del público
2 personas
23
Imprimir el programa
2 personas
24
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
25
Imprimir las instrucciones para voluntarios
26
Pedir el catering
2 personas
27
Comprobar la lista de la compra
2 personas
28
Comprobar el stock de vajilla
2 personas
29
Realizar el ensayo técnico
6 personas
30
Realizar el ensayo general
15 personas
31
Hacer la compra
3 personas
32
Empaquetar ropa y accesorios
4 personas
33
Enfriar bebidas
2 personas
34
Despejar el suelo del salón
4 personas

Evento

35
Llevar la decoración al recinto
6 personas
36
Montar el escenario y la decoración
6 personas
37
Colocar las sillas para el público
5 personas
38
Montar el mostrador de entrada
2 personas
39
Montar el guardarropa
2 personas
40
Montar el bufé de catering
4 personas
41
Preparar aperitivos
4 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Conectar la técnica
3 personas
44
Probar la luz y el sonido
3 personas
45
Preparar los disfraces
3 personas
46
Preparar los accesorios
3 personas
47
Pintar la cara a los jugadores
4 personas
48
Cambiar a los jugadores
4 personas
49
Dar instrucciones a los acompañantes del público
2 personas
50
Abrir las puertas
3 personas
51
Recibir a los visitantes
4 personas
52
Repartir programas
2 personas
53
Realizar el control de entradas
2 personas
54
Guiar la primera función
6 personas
55
Servir bebidas del descanso
6 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Guiar al público hacia la salida
3 personas
58
Revisar la sala durante el evento
2 personas
59
Coordinar la segunda función
6 personas
60
Servir el buffet del descanso
6 personas
61
Rellenar las bebidas
2 personas
62
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

63
Desmontar la decoración y los atrezos
6 personas
64
Apagar la técnica
3 personas
65
Reunir los trajes
3 personas
66
Lavar la vajilla
4 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar la sala
5 personas
69
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
70
Recoger objetos perdidos
2 personas
71
Guardar decorado y materiales
4 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Lavar los disfraces
3 personas
74
Comprobar y guardar los sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 120
Mesas plegablescant. 8
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 3
Percheroscant. 4
Taburetes de barcant. 4
Papeleracant. 6
Bloques de podiocant. 12
Paneles decorativoscant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 140
Tazascant. 40
Platos de postrecant. 120
Servilletas de papelcant. 300
Cucharillascant. 50
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 12
Portátil
Controlador de la lista de reproducción
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas LEDcant. 6
Lámparas LED de repuestocant. 10

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 4
Guirnaldas festivascant. 12
Tela decorativacant. 6
Cortinas del escenariocant. 2
Jardinerascant. 6
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Atriles para programascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Cestas de pancant. 8
Bandejas de serviciocant. 10
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2
Alfombrillas para tabla de cortarcant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Spray desinfectantecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el número de funciones antes de abrir las inscripciones. A partir de ahí puedes calcular entradas, horarios de ensayo, aforo y necesidades de sonido e iluminación.
No esperes al último ensayo para revisar el vestuario y los accesorios. Haz un inventario por personaje y programa los ajustes con varios días de margen, porque un cambio de talla puede afectar a una escena completa.
Prueba el sonido y las señales en la misma sala donde actuará el alumnado. Comprueba cada micrófono inalámbrico, altavoz, cable y entrada de la mesa de mezclas, y deja cinta gaffer y cables alargadores preparados para resolver cambios de posición.
Prepara la atención al público antes de imprimir las entradas definitivas. Define la distribución de los asientos, coloca percheros y papeleras, y calcula vasos, tazas, platos y servilletas según el número previsto de asistentes.
Entrega instrucciones escritas a los voluntarios al menos 48 horas antes de la primera función. Incluye quién recibe al público, quién controla las entradas, quién acompaña al alumnado y a quién se avisa si falla un micrófono o una señal.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo hace falta para organizar un musical escolar?: Reserva como mínimo entre 8 y 12 semanas. Las primeras 2 semanas deberían cubrir la sala, las funciones, el reparto y el calendario de ensayos; deja las 2 últimas para pruebas técnicas, vestuario y decorados.
¿Cuándo hay que probar el sonido y la iluminación del musical?: Haz una primera prueba técnica entre 7 y 10 días antes del estreno y una comprobación final el mismo día, al menos 3 horas antes de abrir las puertas. Prueba música, señales, micrófonos, focos y posiciones de los altavoces.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y abrir la venta de entradas?: Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes de la primera función y abre la venta en ese momento. Cierra el registro de asistentes al menos 5 días antes para confirmar aforo, asientos y preferencias dietéticas.
¿Cuántos ensayos generales necesita un musical escolar?: Programa al menos 2 ensayos generales completos: uno entre 7 y 10 días antes y otro durante las 24 horas previas. El segundo debe incluir vestuario, decorados, música, iluminación, micrófonos y entradas y salidas del público.

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