Schrijfkamp organiseren: checklist en planning
Een schrijfkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma met workshops. Je regelt tegelijk een verblijf, schrijfruimtes, begeleiding, maaltijden en materiaal voor iedere deelnemer. Begin met de locatie en begeleiders, werk daarna de deelnemersinformatie en kamerindeling uit en controleer in de laatste week alle materialen. Op deze pagina staat een complete checklist met 50 taken en 49 spullen, van uitnodigingen en toestemmingen tot tafellampen, werkbladen en schrijfpakketten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Begeleiders vastleggen
Programma opstellen
2 personen
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Toestemmingen verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
Kamers indelen
2 personen
Workshopbegeleiders briefen
2 personen
Werkbladen afdrukken
Schrijfpakketten samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Schrijftafels inrichten
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
Deelnemers ontvangen
3 personen
Kamers en huisregels uitleggen
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
Schrijfworkshop geven
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Avondmaaltijd voorbereiden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Servies afruimen
2 personen
Voorleessessie begeleiden
2 personen
Avondschrijfsessie begeleiden
2 personen
Avondsnacks klaarzetten
Avondronde begeleiden
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Ochtendstilte begeleiden
2 personen
Feedbackronde begeleiden
2 personen
Kamers controleren
2 personen
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Werkstukken verzamelen
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Schrijfruimtes schoonmaken
3 personen
Keuken en sanitair schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Werkstukken digitaal delen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 24
- Kapstokkenaantal 2
- Krukkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 30
- Herbruikbare kommenaantal 30
- Herbruikbare bekersaantal 40
- Mokkenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
- Serveerschalenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speaker
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Tafellampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 3
Schrijfmateriaal
- Notitieboekenaantal 24
- Balpennenaantal 50
- Potlodenaantal 30
- Gummenaantal 24
- Puntenslijpersaantal 12
- Markeerstiftenaantal 12
- Kleurpotlodenaantal 8
- A4-papieraantal 2
- Flip-overblokkenaantal 3
- Whiteboardstiftenaantal 12
- Plakbriefjesaantal 12
- Schrijfmappenaantal 24
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 30
- Pijlbordjesaantal 8
- Afplaktapeaantal 4
Slaapbenodigdheden
- Luchtbeddenaantal 20
- Slaapmattenaantal 24
- Kussensaantal 24
- Dekensaantal 24
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Handvegersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie en leg begeleiders bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer meteen hoeveel slaapplaatsen, werkruimtes, tafels en stoelen beschikbaar zijn.
- Stuur uitnodigingen uiterlijk 6 weken voor het schrijfkamp en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Vraag tegelijk naar dieetwensen, toestemmingen en noodcontacten, zodat je niet vlak voor vertrek hoeft na te bellen.
- Maak het programma per dagdeel en plan tussen workshops minimaal 15 minuten wisseltijd. Zet kennismaking, schrijfblokken, maaltijden en rustmomenten apart in het schema.
- Maak per deelnemer één schrijfpakket met een notitieboek, balpen, potlood, gum, puntenslijper en markeerstift. Druk werkbladen minstens 3 dagen vooraf af en leg extra exemplaren klaar.
- Test laptop, beamer, projectiescherm en draagbare speaker op locatie voordat deelnemers arriveren. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer of waterkokers, thermoskannen en koelboxen bruikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schrijfkamp organiseren?
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, begeleiders en het programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken voor de start.
- Wat moet ik per deelnemer regelen voor een schrijfkamp?
- Reken per deelnemer op een slaapplaats, een werkplek en een schrijfpakket. Vraag uiterlijk 3 weken vooraf dieetwensen, toestemmingen en noodcontacten op en verwerk die in je deelnemerslijst.
- Hoeveel schrijfmateriaal heb ik nodig voor een schrijfkamp?
- Voorzie per deelnemer minimaal 1 notitieboek en 1 balpen, plus toegang tot potloden, gummen, puntenslijpers en markeerstiften. Leg 10 procent extra materiaal klaar, zodat uitval of verlies geen probleem wordt.
- Wanneer controleer ik de techniek en inrichting van de schrijfzaal?
- Controleer de materialen en techniek uiterlijk 3 dagen vooraf en test alles nogmaals bij het openen van de locatie. Richt tafels, stoelen, schrijftafels en verlichting vóór de ontvangst van de deelnemers in.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!