Schachturnier organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schachturnier braucht mehr Vorbereitung als Bretter und Figuren: Format, Bedenkzeit, Wertung und Turnierregeln müssen früh feststehen. Plane außerdem Anmeldung, Startgeld, Preise und die Aufgaben der Turnierleitung, bevor die Einladungen verschickt werden. Kurz vor dem Termin zählen getestete Schachuhren, ein funktionierender Drucker und ein klarer Anmeldeschalter. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zum Turniertag durch die nötigen Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Spielort festlegen
2 Personen
Spielhalle reservieren
Turnierformat festlegen
2 Personen
Preisgeld und Preise organisieren
2 Personen
Turnierreglement erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Wettkampfleiter festhalten
Assistenten-Wettkampfleiter festlegen
Teilnehmerliste aktualisieren
Startgeld kontrollieren
Aufstellung und Wertungsmethode festlegen
2 Personen
Praktische Informationen versenden
Schilder und Wegweiser erstellen
2 Personen
Preise und Zertifikate bestellen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Diätwünsche zur Cateringliste hinzufügen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Preise und Materialien abholen
2 Personen
Schachuhren testen
2 Personen
Laptop und Drucker testen
2 Personen
Anmeldeschalter vorbereiten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Schachbretter aufstellen
3 Personen
Schachfiguren sortieren
2 Personen
Schachuhren aufstellen
3 Personen
Wettkampfleiterposten einrichten
2 Personen
Wertungsbogen bereitlegen
2 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen
Preise und Zertifikate ausstellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks und Obst bereitstellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Turnierregeln erläutern
Erste Runde begleiten
3 Personen
Ergebnisse eingeben
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks und Obst auffüllen
2 Personen
Runden zwei bis vier betreuen
3 Personen
Pausenbereich sauber halten
2 Personen
Zwischenstände veröffentlichen
Buffet und Heißgetränke servieren
3 Personen
Runden fünf bis sieben betreuen
3 Personen
Finale betreuen
3 Personen
Endstand überprüfen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Schachfiguren und Uhren einsammeln
3 Personen
Schachbretter und Wertungsmaterial verstauen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Anmeldeschalter aufräumen
2 Personen
Spielsaal reinigen
3 Personen
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
Schlüssel und Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse an Teilnehmer senden
Preisgeld auszahlen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 72
Registrierungstisch
WettkampfleitertischAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Spielmaterial

SchachbretterAnz. 36
SchachfigurenAnz. 36
SchachuhrenAnz. 36
Ersatz-SchachbretterAnz. 4
Ersatz-SchachuhrenAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Drucker
Druckerpapier
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mikrofon
Lautsprecher
PowerbanksAnz. 4

Büromaterial

WertungsbögenAnz. 200
NamensschilderAnz. 72
KugelschreiberAnz. 80
BleistifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
KlemmbretterAnz. 10
KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 4
HeftgerätAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2
WhiteboardAnz. 2
WhiteboardmarkerAnz. 8
KegelAnz. 2

Preise

TrophäenAnz. 3
MedaillenbänderAnz. 12
ZertifikateAnz. 72

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
WegweiserAnz. 8
Programmatische PosterAnz. 8

Reinigung

HandseifenspenderAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 4
SpülbeckenAnz. 2
AbfallgreiferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Format, Bedenkzeit und Wertungsmethode fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. So wissen Teilnehmende von Anfang an, wie viele Runden und wie viel Spielzeit sie erwarten.
Plane pro Spielplatz ein Schachbrett, einen Figurensatz und eine Schachuhr ein. Halte zusätzlich mindestens zwei Ersatzbretter und zwei Ersatzuhren für defektes oder fehlendes Material bereit.
Teste Laptop, Drucker und Schachuhren spätestens am Vortag. Packe Druckerpapier, Verlängerungskabel, Wertungsbögen und Kugelschreiber gemeinsam an den Wettkampfleitertisch.
Schließe die Teilnehmerliste nicht erst beim Einlass ab: Prüfe Startgeld, Namen und Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Turnier. Danach kannst du Cateringmengen und Namensschilder verlässlich vorbereiten.
Richte den Anmeldeschalter mindestens 60 Minuten vor der ersten Runde ein. Lege Namensschilder, Klemmbretter, Stifte und die aktuelle Teilnehmerliste dort bereit und bringe Wegweiser vom Eingang bis zur Spielhalle an.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Schachturnier organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Spielort, Format und Turnierleitung. Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vor dem Termin und schließe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher ab.
Wie viele Schachbretter brauche ich für ein Turnier?: Du brauchst ein Brett pro gleichzeitig spielender Partie, also bei 40 Spielenden 20 Bretter. Plane zusätzlich 2 Ersatzbretter und prüfe, ob für jede Partie eine Schachuhr vorhanden ist.
Wann soll ich die Schachuhren und den Drucker testen?: Teste beides spätestens am Vortag und prüfe am Turniermorgen noch einmal Stromversorgung, Papier und Verbindung. Eine Ersatzuhr sowie zusätzliche Druckerblätter sollten am Wettkampfleitertisch liegen.
Wie viel Zeit sollte ich für die Anmeldung am Turniertag einplanen?: Öffne den Anmeldeschalter mindestens 60 Minuten vor Beginn der ersten Runde. Bei mehr als 40 Teilnehmenden sind 90 Minuten oder zwei Helfer sinnvoll, damit Nachmeldungen und Startgeld die Auslosung nicht verzögern.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.