Eine Rollstuhl-Tour Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Rollstuhl-Tour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst früh eine geprüfte barrierefreie Route, eine realistische Ausweichstrecke und klar verteilte Zuständigkeiten. Reservierungen, Genehmigungen und Verkehrslenkung sollten stehen, bevor du Einladungen verschickst. Kurz vor dem Termin zählen aktuelle Wetterdaten, vollständige Kontaktdaten und eine gut vorbereitete Anmeldung vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Route auf Barrierefreiheit prüfen
3 Personen
- 3
Alternative Route festlegen
2 Personen
- 4
Genehmigungen beantragen
- 5
Startort reservieren
- 6
Barrierefreie Toiletten reservieren
- 7
Catering-Location reservieren
- 8
Verkehrslenkung organisieren
2 Personen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen
- 13
Betreuer einteilen
2 Personen
- 14
Routenkarte erstellen
2 Personen
- 15
Routenpläne drucken
- 16
Teilnehmerinformationen versenden
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Wetteralternative bestätigen
2 Personen
- 19
Einkaufsliste prüfen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Materialien prüfen
2 Personen
- 22
Erste-Hilfe-Material auffüllen
- 23
Teilnehmerliste ausdrucken
- 24
Armbänder und Nummern bereitlegen
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Lunchpakete zusammenstellen
3 Personen
- 28
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 29
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 31
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 32
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 33
Barrierefreie Durchgänge freimachen
3 Personen
- 34
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 35
Warnwesten verteilen
2 Personen
- 36
Sound und Megafon testen
2 Personen
Event
- 37
Anmeldung öffnen
4 Personen
- 38
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 39
Teilnehmende mit Routenplänen versorgen
2 Personen
- 40
Begrüßungswort übernehmen
- 41
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
- 42
Rollstuhl-Tour begleiten
8 Personen
- 43
Verkehrsposten besetzen
4 Personen
- 44
Ruhebereich betreuen
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Teilnehmer wieder begrüßen
3 Personen
- 48
Lunchpakete verteilen
3 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Dankesmoment gestalten
2 Personen
- 51
Wegweiser einsammeln
3 Personen
- 52
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
- 53
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 54
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 55
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 56
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Location reinigen
4 Personen
- 59
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 60
Materialien zählen und prüfen
2 Personen
- 61
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 62
Routenschilder reinigen
2 Personen
- 63
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
- 64
Teilnehmer verabschieden
- 65
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 30
- BarhockerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- ServierschalenAnz. 10
- AusgießkannenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- MegafoneAnz. 2
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Route und Sicherheit
- WegweiserAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 6
- VerkehrswestenAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 8
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- NotfalldeckenAnz. 10
- RegencapesAnz. 20
Registrierung
- AnmeldeformulareAnz. 60
- RoutenpläneAnz. 60
- ArmbänderAnz. 60
- TeilnehmernummernAnz. 60
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 20
- Wasserfeste StifteAnz. 10
- NamensaufkleberAnz. 80
- InfotafelnAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 20
- HandwaschspenderAnz. 3
Reinigung
- PutzeimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandfegerAnz. 3
- MüllsackhalterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum und Route fest und prüfe die gesamte Strecke auf Bordsteine, Engstellen, Steigungen und Baustellen. Plane zusätzlich eine alternative Route ein, statt erst am Veranstaltungstag nach einer Umfahrung zu suchen.
- Beantrage Genehmigungen und organisiere Verkehrslenkung so früh, dass du mindestens 4 Wochen vor dem Termin verbindliche Rückmeldungen hast. Reserviere Startort, barrierefreie Toiletten und die Catering-Location erst danach passend zur bestätigten Route.
- Verschicke die Einladung mit einer klaren Anmeldefrist, idealerweise 14 Tage vor der Tour. Erfasse dabei Ernährungswünsche, aktuelle Kontaktdaten und den Unterstützungsbedarf jeder teilnehmenden Person.
- Teile Betreuer festen Abschnitten und Aufgaben zu und drucke Routenpläne, Teilnehmerliste und Notfallinformationen aus. Lege Armbänder und Nummern am Start bereit, damit die Registrierung nicht durch Nachfragen aufgehalten wird.
- Prüfe 24 Stunden vorher Wettervorhersage, Wetteralternative, Materialien und Erste-Hilfe-Material. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Regencapes, Taschenlampen, Megafone sowie geladene wiederaufladbare Lampen dort bereit, wo sie gebraucht werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Rollstuhl-Tour organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route und Genehmigungen. Die Anmeldung sollte etwa 14 Tage vor der Tour enden, damit Betreuung, Verpflegung und Kontaktdaten geprüft werden können.
- Wie prüft man eine Route für eine Rollstuhl-Tour?
- Fahre oder gehe die komplette Strecke mindestens einmal ab und dokumentiere Steigungen, Engstellen, Bordsteine, Baustellen und Toilettenmöglichkeiten. Lege spätestens 4 Wochen vor dem Termin eine alternative Route fest.
- Wann muss man barrierefreie Toiletten und die Catering-Location reservieren?
- Reserviere beides, sobald die Route feststeht, möglichst 4 bis 6 Wochen vor der Tour. Prüfe kurz vor dem Termin erneut, ob Zugang, Öffnungszeiten und die benötigte Anzahl tatsächlich bestätigt sind.
- Was braucht man am Tag der Rollstuhl-Tour für die Anmeldung?
- Bereite Teilnehmerliste, Anmeldeformulare, Armbänder und Nummern mindestens am Vorabend vor. Plane für die Registrierung pro Person etwa 2 bis 3 Minuten ein und halte aktuelle Kontaktdaten griffbereit.
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