Eine Restauranttour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Restauranttour zählt die Reihenfolge: Erst legst du die Gruppe und den zeitlichen Rahmen fest, dann reservierst du die Restaurants und planst die Wege dazwischen. Für drei Stationen solltest du nicht nur die Tischzeiten, sondern auch Geh- oder Fahrzeiten, Menüabsprachen und Zahlungen koordinieren. Viele Probleme entstehen, weil Reservierungen nicht schriftlich bestätigt werden oder Ernährungswünsche zu spät weitergegeben werden. Der folgende Ablauf hilft dir, die Tour von der Anmeldung bis zum Treffpunkt zuverlässig vorzubereiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmerliste erstellen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Teilnehmerdaten prüfen
6
Erstes Restaurant reservieren
7
Zweites Restaurant reservieren
8
Drittes Restaurant reservieren
9
Route zwischen Restaurants festlegen
10
Reisezeiten kontrollieren
11
Alternative Route festlegen
12
Transportmöglichkeiten prüfen
13
Menüs und Gänge abstimmen
2 Personen
14
Diätwünsche weitergeben
15
Reservierungen schriftlich bestätigen
16
Anzahlung prüfen
17
Teilnehmer über die Route informieren
18
Sammelort bestätigen
19
Zahlungsart pro Restaurant festlegen
20
Notrufnummern sammeln
21
Wettervorhersage prüfen
22
Routenkarten ausdrucken
23
Namensaufkleber vorbereiten
24
Einkaufen gehen
25
Materialien zusammenstellen
26
Telefone und Powerbanks aufladen
27
Reservierungen erneut bestätigen
28
Route und Wetterinfos teilen
29
Materialien bereitlegen

Event

30
Sammelpunkt einrichten
2 Personen
31
Teilnehmende empfangen
2 Personen
32
Anwesenheit erfassen
33
Namensaufkleber verteilen
34
Route und Programm erläutern
35
Gruppe zum ersten Restaurant begleiten
2 Personen
36
Ersten Restaurantbesuch begleiten
2 Personen
37
Rechnung des ersten Restaurants prüfen
38
Gruppe zum zweiten Restaurant begleiten
2 Personen
39
Zweiten Restaurantbesuch begleiten
2 Personen
40
Sondermahlzeiten prüfen
41
Gruppe zum dritten Restaurant begleiten
2 Personen
42
Dritten Restaurantbesuch begleiten
2 Personen
43
Letzte Rechnung prüfen
44
Gruppe zum Zielpunkt begleiten
2 Personen
45
Anwesenheit bei Abfahrt prüfen
46
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

47
Materialien ins Lager bringen
2 Personen
48
Verwendete Materialien reinigen
49
Abfall trennen und entsorgen
50
Ausstehende Zahlungen abwickeln
51
Fundsachen zurückbringen
52
Teilnehmer verabschieden
53
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Kommunikation

Gedruckte WegkartenAnz. 25
TeilnehmerlistenAnz. 3
RestaurantbestätigungenAnz. 3
NamensaufkleberAnz. 25
KugelschreiberAnz. 10
KlemmbretterAnz. 2
Umschläge für QuittungenAnz. 5

Ausstattung

PowerbanksAnz. 4
USB-C-LadekabelAnz. 4
Lightning-LadekabelAnz. 2
Steckdosenleiste

Praktisch

TaschenlampenAnz. 2
Kompaktes Erste-Hilfe-Set
WarnwestenAnz. 2
Faltbare RegenschirmeAnz. 4
HüfttaschenAnz. 2

Catering

Wiederverwendbare WasserflaschenAnz. 25
KühltaschenAnz. 2
KühlelementeAnz. 6
Einkäufe

Tipps

Lege die Teilnehmerliste spätestens 10 bis 14 Tage vorher an und setze eine klare Anmeldefrist. Prüfe danach Namen, Telefonnummern und Ernährungswünsche, bevor du die Restaurants kontaktierst.
Plane zwischen den drei Restaurants jeweils mindestens 20 bis 30 Minuten für den Weg ein. Kontrolliere die Route zu unterschiedlichen Uhrzeiten und halte eine Alternative bereit, falls Wetter, Verkehr oder eine Baustelle dazwischenkommen.
Stimme Menüs und Gänge mit allen drei Restaurants ab, bevor du endgültig reservierst. Gib vegetarische, vegane, allergische oder andere Diätwünsche spätestens 7 Tage vorher schriftlich weiter.
Lass dir jede Reservierung schriftlich bestätigen und prüfe Anzahlungs- und Stornobedingungen. Lege außerdem vorab fest, ob pro Restaurant einzeln, gesammelt oder über eine bestimmte Zahlungsart abgerechnet wird.
Schicke den Teilnehmern 3 bis 5 Tage vor der Tour Treffpunkt, Startzeit, Route und Kontaktnummern. Nimm gedruckte Wegkarten, Namensaufkleber, Powerbanks sowie Regen- und Erste-Hilfe-Ausrüstung mit, statt dich ausschließlich auf das Smartphone zu verlassen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Restauranttour reservieren?: Für eine Gruppe mit drei Restaurants solltest du 4 bis 6 Wochen vorher anfragen. Bei einem Termin am Freitag oder Samstag sind 6 bis 8 Wochen mehr Sicherheit, besonders wenn die Gruppe größer als 10 Personen ist.
Wie viel Zeit braucht man zwischen drei Restaurants?: Rechne pro Wechsel mindestens 20 bis 30 Minuten für den Weg ein und plane zusätzlich 10 Minuten Puffer ein. Bei drei Stationen sollte der Zeitplan deshalb nicht nur die Essensdauer, sondern mindestens 60 bis 90 Minuten Wechselzeit enthalten.
Wann muss ich Ernährungswünsche an die Restaurants weitergeben?: Sammle die Angaben bis zur Anmeldefrist und leite sie spätestens 7 Tage vor der Tour schriftlich an jedes betroffene Restaurant weiter. Bestätige am Tag vorher noch einmal, dass die Wünsche in der Reservierung vermerkt sind.
Wie informiere ich die Teilnehmer über die Route?: Schicke Treffpunkt, Startzeit, Restaurantadressen und die geplanten Wege 3 bis 5 Tage vorher. Nenne außerdem eine Notfallnummer und teile am Veranstaltungstag eine gedruckte Karte aus, falls Akku oder Empfang ausfallen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.