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Reptilienbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Reptilienbörse braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Aussteller. Du musst Teilnahmebedingungen, Genehmigungen und Versicherungsunterlagen früh klären, Anmeldungen verwalten und die Haltungsvorgaben verständlich weitergeben. Kurz vor der Veranstaltung entscheiden Raumaufteilung, Beschilderung, Kasse und die Kontrolle von Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Belüftung über einen reibungslosen Ablauf. Diese Checkliste ordnet die 70 Aufgaben und 66 benötigten Gegenstände nach dem tatsächlichen Planungsablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Zeiten veröffentlichen

  • Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldungen öffnen

  • Genehmigungsanforderungen prüfen

  • Versicherungspapiere prüfen

  • Ausstellerliste pflegen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tischaufstellung für Aussteller erstellen

    2 Personen

  • Tierschutzanweisungen teilen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Tischnummern drucken

  • Weg- und Sicherheitsschilder erstellen

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Bezahlterminal testen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Aussteller endgültig bestätigen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Belüftung und Temperatur prüfen

    2 Personen

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Ausstellerstände nummerieren

    2 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Kaffeestation aufbauen

    2 Personen

  • Tierkontrollpunkt einrichten

    2 Personen

  • Licht- und Temperaturmessgeräte aufstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Stände der Aussteller kontrollieren

    3 Personen

  • Tierunterkünfte visuell kontrollieren

    3 Personen

  • Mitarbeiterbriefing geben

    2 Personen

  • Eingang und Warteschlange markieren

    2 Personen

Event

  • Kasse öffnen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Eintrittsgelder abwickeln

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Informationen zum Tierschutz bereitstellen

    2 Personen

  • Tiergehege kontrollieren

    3 Personen

  • Temperatur und Luftfeuchtigkeit messen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Zwischenfälle dokumentieren

  • Besucher vor Schließung ausrufen

  • Kasse schließen

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

  • Tiere sicher abreisen lassen

    3 Personen

  • Besucher nach draußen begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Ausstellerstände abbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Tierkontrollpunkt abbauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Dankesnachricht an Aussteller senden

  • Besucherfeedback versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 35
  • StühleAnz. 80
  • KlappischeAnz. 4
  • Kassatisch
  • AbsperrgitterAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • TransportwagenAnz. 3

Ausstattung

  • KartenterminalAnz. 2
  • Kasse
  • KassenrollenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • TierwaagenAnz. 2
  • ThermometerAnz. 8
  • HygrometerAnz. 8
  • HandlampenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24
  • Laptop
  • Drucker
  • Mobile VentilatorenAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 10
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • AbsperrgitterAnz. 10
  • TierboxenAnz. 8
  • TransportboxenAnz. 6
  • PlastikbehälterAnz. 20
  • SchlauchhakenAnz. 6
  • TierzangenAnz. 4
  • FutterpinzettenAnz. 10
  • GummihandschuheAnz. 30
  • SchutzbrillenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4

Küche

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 5
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 100
  • TischnummernAnz. 40
  • InfotafelnAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10
  • RegistrierungsformulareAnz. 250
  • ArmbänderAnz. 250
  • BadgehalterAnz. 100
  • StifteAnz. 12
  • StifteAnz. 30
  • KlebebandAnz. 8
  • AbdeckbandAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 8
  • HandtuchspenderAnz. 6

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 10
  • LED-LichtsetsAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Veröffentliche Termin, Einlasszeiten und Teilnahmebedingungen, bevor du Anmeldungen öffnest. So klärst du von Anfang an, welche Nachweise und Angaben Aussteller einreichen müssen.
  • Plane die Tischaufstellung erst nach der Anmeldefrist endgültig. Weise jedem Stand eine Nummer zu und bestätige den Ausstellern ihren Platz spätestens vor dem Veranstaltungstag.
  • Teile Tierschutz- und Besucherinformationen nicht erst an der Kasse aus. Schicke die Vorgaben bereits mit der Ausstellerbestätigung und bringe Weg-, Sicherheits- und Hinweisschilder am Veranstaltungstag gut sichtbar an.
  • Teste Kartenterminal, Kasse, Drucker und Laptop mindestens einen Tag vorher. Lege Wechselgeld und Ersatz-Kassenrollen bereit, damit technische Probleme nicht den Einlass oder Verkauf aufhalten.
  • Öffne die Location früh genug für eine Kontrolle von Fluchtwegen, Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Belüftung. Prüfe Thermometer, Hygrometer, Handlampen, Batterien und mobile Ventilatoren vor dem Einrichten statt erst bei Problemen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Reptilienbörse anmelden?
Prüfe Genehmigungsanforderungen und Versicherungsunterlagen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Teilnahmebedingungen, Ort und Raumaufteilung grundsätzlich feststehen.
Was muss ich für Aussteller bei einer Reptilienbörse organisieren?
Du brauchst eine gepflegte Ausstellerliste, bearbeitete Anmeldungen, bestätigte Tischplätze, Namensschilder und Tischnummern. Teile Tierschutzanweisungen spätestens 7 Tage vor der Börse und bestätige die endgültige Teilnahme kurz vor dem Termin.
Wie kontrolliere ich Temperatur und Luftfeuchtigkeit auf einer Reptilienbörse?
Prüfe Temperatur und Luftfeuchtigkeit in jedem relevanten Bereich vor dem Einlass und dokumentiere die Werte. Halte Thermometer, Hygrometer und mobile Ventilatoren bereit und kontrolliere die Räume danach mindestens alle 2 Stunden erneut.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Reptilienbörse?
Plane für Möblierung, Tischaufstellung, Beschilderung, Kasse und Sicherheitskontrolle mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass ein. Öffne die Location frühzeitig, damit Fluchtwege frei bleiben und technische Geräte vor Besucherandrang getestet werden können.

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