Checklist para organizar una feria de reptiles

Organizar una feria de reptiles requiere coordinar expositores, visitantes, documentación y condiciones adecuadas para los animales. Esta checklist reúne el trabajo desde la publicación de la fecha hasta la apertura de la sala. Incluye la distribución de mesas, las acreditaciones, los pagos, la señalización y los controles de temperatura y ventilación. También ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento, como los permisos, el seguro, el cambio de caja o las instrucciones para expositores.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y los horarios de la feria
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Redactar las condiciones de participación
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir inscripciones online
Comprobar los requisitos de permiso
Comprobar los papeles del seguro
Llevar la lista de expositores
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Organizar la distribución de mesas de los expositores
2 personas
Compartir las instrucciones de bienestar animal
Publicar información para visitantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir números de mesa
Crear señalización de ruta y seguridad
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Probar la terminal de pago
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las consumiciones
2 personas
Confirmar definitivamente a los expositores
Abrir la ubicación
2 personas
Controlar la ventilación y la temperatura
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Numerar los stands de los expositores
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el puesto de control de animales
2 personas
Colocar medidores de luz y temperatura
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Comprobar los stands de los expositores
3 personas
Inspeccionar visualmente los recintos de animales
3 personas
Dar briefing al personal
2 personas
Señalizar la entrada y la cola
2 personas

Evento

Abrir la caja
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Gestionar el cobro de entradas
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Proporcionar información sobre bienestar animal
2 personas
Comprobar los recintos de los animales
3 personas
Medir la temperatura y la humedad
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger vajilla y residuos
2 personas
Comprobar los baños
Registrar incidentes
Anunciar el cierre a los visitantes
Cerrar la caja
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Hacer que los animales salgan de forma segura
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Desmontar los stands de expositores
5 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar el punto de control de animales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
Devolver los materiales
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Enviar feedback de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 35
Sillascant. 80
Mesas plegablescant. 4
Mesa de caja
Vallas para la colacant. 8
Percheroscant. 2
Neveras portátilescant. 4
Carros de transportecant. 3

Equipo

Terminal de pagocant. 2
Caja registradora
Rollos de recibos para datáfonocant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Básculas para animalescant. 2
Termómetroscant. 8
Higrómetroscant. 8
Linternas de manocant. 6
Bateríascant. 24
Portátil
Impresora
Ventiladores móvilescant. 4
Portapapelescant. 10
Calculadorascant. 3
Vallas de proteccióncant. 10
Box para animalescant. 8
Cajas de transportecant. 6
Cajas de plásticocant. 20
Ganchos para mangueracant. 6
Pinzas para animalescant. 4
Pinzas para alimentacióncant. 10
Guantes de gomacant. 30
Gafas de seguridadcant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 5
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 100
Números de mesacant. 40
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Formularios de registrocant. 250
Pulserascant. 250
Portabadgescant. 100
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Cinta adhesivacant. 8
Cinta de pintorcant. 10

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Dispensadores de toallascant. 6

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 10
Sets de iluminación LEDcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el horario y la sala; después confirma los requisitos de permiso y los papeles del seguro antes de abrir las inscripciones online. Sin esa revisión, puedes tener expositores confirmados y no poder abrir al público.
Cierra la lista definitiva de expositores con varios días de margen. Asigna las mesas, imprime los números y prepara las acreditaciones antes del montaje para no resolverlo todo en la entrada.
Comparte las instrucciones de bienestar animal junto con las condiciones de participación, no el día de la feria. Incluye cómo se controlarán la temperatura, la ventilación, la humedad y las rutas de evacuación.
Prueba el terminal de pago, la caja registradora, la impresora y los rollos de recibos antes de abrir. Prepara también cambio suficiente y lleva cables alargadores, regletas y baterías de repuesto.
Haz una comprobación de la sala justo antes de recibir al público: rutas despejadas, señalización visible, ventiladores y termómetros funcionando, bebidas enfriadas y mesas colocadas según el plano.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de reptiles?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva la sala, revisa permisos y seguro, fija las condiciones de participación y abre las inscripciones antes de dedicarte al montaje.
¿Qué hay que comprobar antes de abrir una feria de reptiles?: Haz una revisión final entre 60 y 90 minutos antes de la apertura. Comprueba temperatura, ventilación, rutas de evacuación, señalización, mesas, acreditaciones, pagos y la lista de expositores.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Envía la confirmación definitiva entre 5 y 7 días antes. Incluye el horario de llegada, el número de mesa, las instrucciones de bienestar animal y cualquier preferencia dietética registrada.
¿Qué equipos conviene probar el día anterior?: Prueba el terminal de pago, la caja registradora, la impresora y los cables el día anterior. Lleva al montaje al menos un rollo de recibos adicional, baterías y una linterna de mano.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.