Ein Picknick mit regionalen Produkten organisieren

Bei einem Picknick mit regionalen Produkten entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Ablauf. Zuerst sicherst du den Picknickort und die Anbieter, danach verschickst du Einladungen und sammelst verbindliche Anmeldungen. Ernährungswünsche müssen vor der Bestellung feststehen, während Kühlung, Aufbau und ein Plan für schlechtes Wetter oft zu spät kommen. Plane den Tag deshalb rückwärts: von der Ausgabe der Speisen über Abholung und Vorbereitung bis zur Reservierung des Orts.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Picknickort reservieren
2
Anbieter von regionalen Produkten buchen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Anmeldungen bestätigen
7
Picknickaufstellung erstellen
2 Personen
8
Wettervorhersage prüfen
9
Alternative Indoor-Location bestätigen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Regionale Produkte abholen
2 Personen
12
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
13
Getränke kühlen
2 Personen
14
Kühlboxen füllen
2 Personen
15
Obst und Gemüse waschen
2 Personen
16
Salate vorbereiten
3 Personen
17
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
18
Desserts portionieren
2 Personen
19
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Picknickdecken ausbreiten
3 Personen
23
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
24
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
25
Dekoration aufhängen
2 Personen
26
Empfangstisch einrichten
2 Personen

Event

27
Besucher begrüßen
3 Personen
28
Programm vorstellen
29
Buffet eröffnen
2 Personen
30
Regionale Gerichte servieren
4 Personen
31
Diätmahlzeiten zuweisen
2 Personen
32
Getränke nachfüllen
2 Personen
33
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
34
Müll und leere Flaschen einsammeln
2 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
36
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

37
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
38
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
39
Partyzelte abbauen
4 Personen
40
Geschirr und Besteck abwaschen
3 Personen
41
Location reinigen
4 Personen
42
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
43
Materialien trocknen lassen
2 Personen
44
Materialien kontrollieren und zählen
2 Personen
45
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
46
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
PicknickdeckenAnz. 12
BuffetischeAnz. 3
GetränketischeAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare GläserAnz. 100
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
ServierschalenAnz. 14
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
BrotkörbeAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

GirlandenAnz. 10
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
SpeisekartenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 3
PutzeimerAnz. 3
SpülwannenAnz. 3
Wiederverwendbare SpültücherAnz. 12
Handfeger und KehrschaufelAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 3
ServiettenhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Anmeldeschluss mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Picknick fest. Bestätige danach die Teilnahme und erfasse Allergien oder Ernährungswünsche gesammelt, statt einzelne Angaben kurz vor dem Termin nachzureichen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestätige die Indoor-Alternative spätestens am Vortag. So bleibt Zeit, Anbieter, Gäste und Helfer über den neuen Ablauf zu informieren.
Plane die Kühlkette vom Abholen bis zum Buffet: Kühlboxen am Vorabend bereitstellen, Getränke frühzeitig kühlen und empfindliche Lebensmittel erst kurz vor dem Aufbau ausgeben.
Beginne den Aufbau etwa 90 Minuten vor dem Start. Zelte, Tische und Stühle kommen zuerst, danach Decken, Buffet, Getränkestation, Geschirr und Dekoration.
Rechne nicht nur mit Tellern und Besteck, sondern auch mit Servierzangen, Schüsseln, Behältern mit Deckel und Folie für Reste. Gerade diese Dinge fehlen häufig, wenn das Buffet schnell abgeräumt werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Picknick mit regionalen Produkten planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Picknickorts und der Buchung regionaler Anbieter. Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vor dem Termin und setze den Anmeldeschluss 10 bis 14 Tage vorher.
Wann sollte man regionale Lebensmittel abholen?: Hole verderbliche regionale Produkte möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens 24 Stunden vorher ab. Getränke und haltbare Lebensmittel kannst du bereits 1 bis 2 Tage vorher organisieren, damit am Picknicktag nur noch Kühlung und Vorbereitung bleiben.
Was macht man bei schlechtem Wetter beim Picknick?: Bestätige eine Indoor-Location spätestens 24 Stunden vor Beginn und teile die Entscheidung sofort allen Gästen mit. Zelte können zusätzlichen Schutz bieten, ersetzen aber keinen vollständigen Regenplan für Buffet, Sitzplätze und Stromversorgung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines regionalen Picknicks?: Plane für einen Aufbau mit Tischen, Stühlen, Zelten, Decken und Buffet mindestens 90 Minuten ein. Bei vielen Gästen oder zusätzlicher Dekoration sind 2 Stunden realistischer, besonders wenn Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel angeschlossen werden müssen.

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