Ein Regiegespräch Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Regiegespräch entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf: Erst Programm, Ort und Gesprächsführung festlegen, dann Technik, Einladungen und Teilnehmendenliste klären. Plane genug Zeit für Aufführungsrechte, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit ein – diese Punkte werden häufig erst kurz vor der Veranstaltung nachgefragt. Am Veranstaltungstag brauchst du einen getesteten Filmablauf, vorbereitete Namensschilder und einen Saal, der mindestens 60 Minuten vor Beginn zugänglich ist.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm und Zeitplan festlegen
2 Personen
2
Regisseur endgültig bestätigen
3
Moderation festlegen
4
Veranstaltungsort und Saal reservieren
5
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
6
Aufführungsrechte überprüfen
7
Einladung gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Barrierefreiheit erfassen
12
Technik und Film testen
2 Personen
13
Moderator inhaltlich briefen
2 Personen
14
Regisseur inhaltlich briefen
2 Personen
15
Anmeldungen und Diätwünsche abschließen
16
Programm und Route mailen
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Fragekarten und Programme drucken
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
3 Personen
21
Ausrüstung sammeln
2 Personen
22
Ort und Schlüssel kontrollieren

Event

23
Saal öffnen
2 Personen
24
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
25
Gesprächsecke einrichten
2 Personen
26
Projektions- und Tonanlage anschließen
2 Personen
27
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
28
Eingang und Beschilderung einrichten
2 Personen
29
Catering und Getränke bereitstellen
3 Personen
30
Crew und Freiwillige briefen
2 Personen
31
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
32
Gäste willkommen heißen
2 Personen
33
Programm vorstellen
34
Filmausschnitte zeigen
2 Personen
35
Regiegespräch begleiten
2 Personen
36
Fragen aus dem Publikum moderieren
2 Personen
37
Pausengetränke servieren
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Snacks servieren
3 Personen
40
Diätgerichte separat servieren
2 Personen
41
Zeit und Programm im Blick behalten
42
Abschluss und Dankesrede übernehmen
2 Personen
43
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

44
Ausrüstung sicher abschalten
2 Personen
45
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
46
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
47
Saal reinigen
3 Personen
48
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
49
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
50
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
51
Dankesnachricht an Gäste senden
52
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
Wiederverwendbare GläserAnz. 80
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
WasserkaraffenAnz. 6
ServierschalenAnz. 10

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 3
Präsentationsklicker
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3
Timer

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 6

Dekoration

FilmplakateAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4

Organisation

NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
LanyardsAnz. 60
ProgrammflyerAnz. 70
FragekartenAnz. 100
KlemmbretterAnz. 4
KugelschreiberAnz. 20
MarkerAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülwanneAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Catering

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
TeekannenAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3
Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeitplan zuerst fest und bestätige den Regisseur endgültig, bevor du Einladungen verschickst. Plane feste Zeitfenster für Moderation, Gespräch und mögliche Film- oder Präsentationsteile ein.
Erfasse technische Anforderungen spätestens 14 Tage vorher. Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher sowie HDMI-Kabel und Adapter einmal mit den tatsächlich verwendeten Dateien.
Schließe Anmeldungen und besondere Wünsche etwa 3 bis 5 Tage vor dem Termin ab. So kannst du Sitzplätze, Namensschilder, Getränke und Snacks passend zur Zahl der Gäste vorbereiten.
Briefe Moderator und Regisseur nicht nur zum Ablauf, sondern auch zu Einlass, Gesprächsdauer und Übergängen. Schicke Programm und Route spätestens am Vortag an alle Beteiligten.
Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle Stühle und Tische auf, richte die Gesprächsecke ein und prüfe Wegweiser, Willkommensschild, Beleuchtung und Schlüssel, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Regiegespräch planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher, besonders wenn ein Regisseur, ein Veranstaltungsort und Aufführungsrechte abgestimmt werden müssen. Die Technik sollte spätestens 14 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann verschickt man die Einladungen zu einem Regiegespräch?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung. Setze eine Anmeldefrist 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit du Namensschilder, Sitzordnung, Snacks und Ernährungswünsche abschließen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Regiegespräch?: Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau und zusätzlich 30 Minuten für den Techniktest ein. Bei Filmvorführung oder mehreren Mikrofonen sind 90 Minuten Vorlauf sicherer.
Was muss man bei einem Regiegespräch technisch testen?: Prüfe mindestens Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Funkmikrofone, HDMI-Kabel, Adapter und Präsentationsklicker. Starte den vollständigen Film- oder Präsentationsablauf spätestens am Vortag einmal ohne Unterbrechung.

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