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Rafting-Tour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Rafting-Tour steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Treffpunkt muss erreichbar sein, alle Teilnehmenden brauchen passende Informationen und die Sicherheitsausrüstung muss vollständig bereitliegen. Beginne mehrere Wochen vorher mit der Reservierung und der Anmeldung. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Route, Einverständniserklärungen und Notfallkontakte. Am Veranstaltungstag zählen eine klare Einteilung, wasserdicht verpacktes Gepäck und eine verständliche Sicherheitsanweisung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Rafting-Ort reservieren

  • Transport reservieren

  • Route zur Sammelstelle festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Notfallkontakte sammeln

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einverständniserklärungen einsammeln

  • Wettervorhersage prüfen

  • Reservierung erneut bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Essen vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmer einteilen

  • Route und Ablauf planen und drucken

  • Transport verladen

    3 Personen

  • Speisen und Getränke einladen

    2 Personen

  • Einstiegsbereich vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Gepäck wasserdicht verpacken

    3 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Helme und Schwimmwesten ausgeben

    3 Personen

  • Flussraften

    4 Personen

  • Teilnehmer wieder zusammenholen

    3 Personen

  • Nasse Kleidung einsammeln

    2 Personen

  • Händewaschen durchführen lassen

  • Buffet-Tische aufbauen

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Essen und Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Teilnehmende zum Transport begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Material spülen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Material wieder einladen

    3 Personen

  • Raftingmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Reste verstauen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Sportmaterial

  • RaftsAnz. 3
  • PaddelAnz. 24
  • SchwimmwestenAnz. 24
  • HelmeAnz. 24
  • WurfleinenAnz. 3
  • PfeifenAnz. 6
  • Wasserdichte TonnenAnz. 6
  • Wasserdichte HandyhüllenAnz. 6
  • TrockensäckeAnz. 24
  • ThermodeckenAnz. 6
  • HandtücherAnz. 24
  • GummistiefelAnz. 24
  • BrillenkordelnAnz. 24

Ausstattung

  • MobiltelefoneAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 16
  • ThermoskannenAnz. 3

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 24
  • FestzeltAnz. 2

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 30
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

  • HandseifeAnz. 3
  • DesinfektionsgelAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • EimerAnz. 3
  • AbfallgreiferAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4
  • StirnlampenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Rafting-Ort und Transport möglichst 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Lege außerdem früh fest, wo sich alle treffen und wie sie von dort zur Einstiegsstelle kommen.
  • Fordere Anmeldungen, Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen spätestens 7 Tage vorher an. Aktualisiere die Teilnehmerliste danach noch einmal 2 bis 3 Tage vor der Tour.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestätige die Reservierung erneut. Bei Änderungen sollten alle Teilnehmenden spätestens am Vorabend eine aktualisierte Nachricht mit Treffpunkt, Uhrzeit und Ablauf erhalten.
  • Plane Getränke und Verpflegung nicht erst am Abfahrtstag: Kühlboxen und Kühlelemente am Vorabend vorbereiten, Essen portionieren und alles gemeinsam mit den Thermoskannen verladen.
  • Teile die Gruppe vor dem Einstieg ein und kontrolliere Anwesenheit, Helme und Schwimmwesten. Gepäck, Mobiltelefone und wichtige Unterlagen gehören in wasserdichte Tonnen, Hüllen oder Trockensäcke.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Rafting-Tour reservieren?
Reserviere den Rafting-Ort und den Transport idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. In den letzten 2 bis 3 Tagen bestätigst du beide Reservierungen noch einmal.
Was muss ich den Teilnehmern vor einer Rafting-Tour schicken?
Sende spätestens 7 Tage vorher Treffpunkt, Uhrzeit, Route, Ablauf und Hinweise zur Ausrüstung. Ergänze die Nachricht am Vorabend, wenn sich Wetter, Anreise oder Zeitplan geändert haben.
Wann sollte ich Einverständniserklärungen und Notfallkontakte einsammeln?
Fordere beides mit der Anmeldung an und setze eine Frist von mindestens 7 Tagen vor der Tour. Prüfe die Liste 2 bis 3 Tage vorher auf fehlende Angaben.
Wie verpacke ich Gepäck und Handys beim Rafting?
Verstaue Gepäck in wasserdichten Tonnen oder Trockensäcken und Handys in wasserdichten Hüllen. Packe alles spätestens beim Beladen des Transports, nicht erst am Einstieg, damit die Anwesenheitskontrolle zügig läuft.

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