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Pyjama-Party organisieren: die komplette Checkliste

Eine Pyjama-Party steht und fällt mit Schlafplätzen, klaren Absprachen und einem Programm, das auch abends noch funktioniert. Kläre früh, wer teilnimmt, welche Allergien und Ernährungswünsche berücksichtigt werden müssen und wen du im Notfall erreichst. Am Tag selbst zählen vorbereitete Aktivitäten, gekühlte Getränke und zugewiesene Schlafplätze. Diese Checkliste führt dich von den ersten Einladungen bis zur Betreuung der Gruppe am Abend.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Einwilligungen einholen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Notfallkontakte überprüfen

  • Allergien mitteilen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Aktivitäten vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Betten und Schlafplätze zählen

  • Räume reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Schlafplätze einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Aktivitäten bereitlegen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    2 Personen

  • Snacks bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Hausregeln erklären

    2 Personen

  • Schlafplätze zuweisen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Spielprogramm betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Filmabend betreuen

    2 Personen

  • Nächtlichen Snack servieren

    2 Personen

  • Zähneputzen begleiten

    2 Personen

  • Rundgänge durchführen

    2 Personen

  • Frühstück vorbereiten

    2 Personen

  • Frühstück servieren

    3 Personen

Nachbereitung

  • Schlafplätze aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 4
  • StühleAnz. 24
  • Niedrige TischeAnz. 3
  • LoungekissenAnz. 24

Schlafausrüstung

  • LuftmatratzenAnz. 20
  • SchlafsäckeAnz. 20
  • KissenAnz. 20
  • DeckenAnz. 20
  • BettlakenAnz. 20

Geschirr

  • TellerAnz. 24
  • SchalenAnz. 24
  • BecherAnz. 30
  • TassenAnz. 24
  • BestecksetsAnz. 24

Küche

  • SchneidebretterAnz. 2
  • KochmesserAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • Kaffeemaschine
  • Projektor
  • Leinwand
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

  • LichtergirlandeAnz. 3
  • NachtlichterAnz. 4

Dekoration

  • GirlandenAnz. 6
  • BallonsAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 4

Aktivitäten

  • BrettspieleAnz. 8
  • KartenspieleAnz. 4
  • BastelsetsAnz. 20
  • BuntstifteAnz. 4
  • ZeichenpapierAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Kasten
  • TaschenlampenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Schlafplätze mindestens zwei bis drei Tage vorher durch. Zähle Luftmatratzen, Schlafsäcke, Kissen, Decken und Bettlaken getrennt und lege für jede Person einen festen Platz fest.
  • Sammle Einwilligungen, Allergien, Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens eine Woche vor der Party. Prüfe die Angaben am Veranstaltungstag noch einmal gegen die Anwesenheitsliste.
  • Bereite zwei bis drei Aktivitäten pro Abendabschnitt vor, zum Beispiel ein Spielprogramm und einen Film mit Projektor und Leinwand. Lege Material, Bluetooth-Lautsprecher und Verlängerungskabel vor Beginn vollständig bereit.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vorher und rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle zusätzlich Wasser bereit und nutze Kühlboxen, damit Nachschub nicht den Ablauf unterbricht.
  • Richte Snacks, Geschirr und Tische vor dem Eintreffen der Gäste ein. Niedrige Tische, Loungekissen, Nachtlichter und eine Lichtergirlande schaffen eine praktische Schlaf- und Aufenthaltszone, ohne dass du später alles umbauen musst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich zu einer Pyjama-Party einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise zwei bis drei Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens sieben Tage vor der Party, damit du Schlafplätze, Essen und Aktivitäten passend planen kannst.
Wie viele Schlafplätze brauche ich für eine Pyjama-Party?
Plane für jede angemeldete Person einen eigenen Schlafplatz und halte mindestens einen zusätzlichen Platz als Reserve bereit. Prüfe außerdem, ob Luftmatratzen, Schlafsäcke, Kissen, Decken und Bettlaken vollständig vorhanden sind.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Pyjama-Party?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane danach regelmäßigen Nachschub ein. Kühle die Getränke mindestens zwei bis drei Stunden vorher und stelle Wasser gut erreichbar bereit.
Wann sollte ich Allergien und Notfallkontakte abfragen?
Frage Allergien, Ernährungswünsche und Notfallkontakte bereits mit der Einladung ab und prüfe die Angaben spätestens eine Woche vorher. Am Tag der Party solltest du die Kontakte und die Anwesenheit noch einmal abgleichen.

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