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Pubquiz-Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pubquiz-Abend steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Location, die Quizrunden und die Technik müssen zusammenpassen. Plane zuerst Thema, Fragen und Teamgröße, danach Einladungen, Anmeldungen und Verpflegung. In den letzten Tagen werden Antwortformulare, Präsentation und Preise vorbereitet. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Techniktest und die Versorgung mit Getränken, Kaffee und Snacks.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Quizthema festlegen

    2 Personen

  • Quizrunden zusammenstellen

    2 Personen

  • Quizfragen prüfen

    2 Personen

  • Antworten und Erklärungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teams und Tische einteilen

  • Preise einkaufen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Quizdateien bereitlegen

  • Antwortformulare drucken

  • Quizpräsentation drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Quiztisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Präsentation und Musik testen

    2 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Preise und Wertungsbögen bereitlegen

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Teams registrieren

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Quizregeln erläutern

  • Quizrunden moderieren

  • Antwortbögen einsammeln

    2 Personen

  • Antworten überprüfen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Zwischenstände bekanntgeben

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Vorräte zurückstellen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 56
  • BarunterlagenAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • PowerbankAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TeelöffelAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ScherenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • QuizschilderAnz. 8
  • TeamnummernAnz. 8
  • PreistrophäenAnz. 3
  • FestfahnenAnz. 4
  • KlebebandAnz. 3
  • Schreibtafel

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 8

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location möglichst 4 bis 6 Wochen vorher und kläre, wie viele Tische, Stühle und Steckdosen tatsächlich verfügbar sind. Für jedes Team brauchst du einen eigenen Platz zum Schreiben.
  • Stelle die Quizrunden spätestens 7 Tage vorher fertig und prüfe jede Frage mit Antwort und kurzer Erklärung. Lege Präsentation, Antwortformulare und Ersatzunterlagen zusätzlich offline bereit.
  • Bearbeite Anmeldungen bis 3 Tage vor dem Abend und erfasse dabei Ernährungswünsche. Teile Teams und Tische spätestens am Vortag ein, damit die Moderation nicht während des Einlasses improvisieren muss.
  • Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Mikrofon und HDMI-Verbindung mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe auch Verlängerungskabel, Stromversorgung und eine Powerbank als Reserve.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und stelle Bar, Buffet, Gläser sowie Kaffee und Tee vor dem Einlass bereit. Plane für das erste Quizstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein und stelle Abfallbehälter sichtbar auf.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Pubquiz-Abend planen?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit der Location und dem Quizthema. Die Fragen, Einladungen und Anmeldung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Abend laufen.
Wie viele Fragen braucht ein Pubquiz?
Plane ungefähr 40 bis 60 Fragen für einen Abend mit 4 bis 6 Quizrunden. Rechne pro Runde mit 15 bis 20 Minuten inklusive Auswertung und kurzen Erklärungen.
Wann sollte man Teams und Tische einteilen?
Teile die Teams spätestens am Vortag ein, sobald die Anmeldungen abgeschlossen sind. Bei Nachmeldungen kannst du am Einlass noch Änderungen vornehmen, solltest aber einen freien Tisch oder Platz einplanen.
Wie früh muss die Technik beim Pubquiz aufgebaut werden?
Baue Projektor, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Starte anschließend einen vollständigen Test mit Präsentation, Ton und allen Kabelverbindungen.

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