Popkulturmesse organisieren: der richtige Ablauf

Bei einer Popkulturmesse hängt der Ablauf an drei Dingen: Aussteller, Besucherführung und ein belastbares Programm. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Ort und Kapazität fest, bevor du Anmeldungen veröffentlichst. Danach folgen Standbetreiber, Workshops, Lageplan und Technik in dieser Reihenfolge. Plane die letzten Tage nicht für Grundsatzentscheidungen ein: Bestätigungen, Namensschilder, Tickets, Beschilderung und Zahlungsgeräte müssen vorher fertig sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Standort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
3
Teilnehmerkapazität festlegen
2 Personen
4
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Social-Media-Beiträge posten
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
11
Workshops erfassen
2 Personen
12
Programm zusammenstellen
2 Personen
13
Reservierungen vornehmen
14
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
15
Standplätze zuweisen
2 Personen
16
Armbänder und Tickets bestellen
17
Programmschilder gestalten
18
Beschilderung entwerfen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Bargeld besorgen
21
Kartenlesegeräte testen
2 Personen
22
Werbematerial sammeln
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Materialien nach Bereichen sortieren
3 Personen
26
Empfangstresen vorbereiten
2 Personen
27
Standbetreiber informieren

Event

28
Location öffnen
2 Personen
29
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
31
Standwände aufstellen
4 Personen
32
Standnummern aufhängen
2 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Licht und Strom anschließen
2 Personen
36
Workshoptische bereitstellen
3 Personen
37
Verkaufstheken einrichten
2 Personen
38
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
40
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
41
Aussteller empfangen
3 Personen
42
Standbetreibern Ausweise geben
2 Personen
43
Technik der Workshops testen
2 Personen
44
Eingangstheke besetzen
3 Personen
45
Besucher registrieren
3 Personen
46
Armbänder verteilen
2 Personen
47
Programm verteilen
2 Personen
48
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
49
Workshops betreuen
3 Personen
50
Cosplay-Wettbewerb betreuen
3 Personen
51
Bühnenfreie Präsentationen begleiten
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Bestand prüfen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Eingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

60
Standbetreiber auschecken
3 Personen
61
Fundsachen sammeln
2 Personen
62
Standmaterial abbauen
4 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
64
Dekoration entfernen
3 Personen
65
Geräte ausschalten
2 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Saal reinigen
4 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Materialien zurückbringen
3 Personen
71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
72
Restbestand einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 30
KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 35
StandwändeAnz. 12
ProspektständerAnz. 8
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20
WartebänkeAnz. 4
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4
KleiderhüllenAnz. 30
PräsentationsdisplaysAnz. 8
HockerAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
TabletsAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadekabelAnz. 10
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
KassenboxenAnz. 3
Etikettendrucker
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
KopfhörerAnz. 4
Webcam
HandmegafoneAnz. 2
Timer-UhrenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

Popkultur-PosterAnz. 20
ThemendekorationAnz. 30
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdekorationAnz. 20
WegweiserAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 30
WimpelkettenAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
Gaffer TapeAnz. 6
InfotafelnAnz. 6
PlakathalterAnz. 20
KreidetafelnAnz. 8
StiftehalterAnz. 10
LanyardsAnz. 100
BadgehalterAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
KaffeelöffelAnz. 60

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SchneidemesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
ServierkannenAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12

Catering

Einkäufe
WasserspenderAnz. 2
GetränkespenderAnz. 4
BuffettellerAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KühlelementeAnz. 24
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 6
MilchkännchenAnz. 6
KeksdosenAnz. 8
Zangen für HäppchenAnz. 8
Etiketten für AllergeneAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HanddesinfektionsstationenAnz. 8

Tipps

Lege die Teilnehmerkapazität fest, bevor das Anmeldeformular online geht. So weißt du, wie viele Standplätze, Sitzplätze und Armbänder du tatsächlich vorbereiten musst.
Bestätige Standbetreiber spätestens 7 Tage vor der Messe schriftlich. Weise erst danach die Standplätze endgültig zu und verschicke einen Lageplan mit Aufbauzeiten und Standnummern.
Stelle das Programm mindestens 5 Tage vorher zusammen. Für jeden Workshop brauchst du einen festen Raum, eine Uhrzeit, eine verantwortliche Person und getestete Technik wie Beamer, Leinwand oder Mikrofon.
Teste Kartenlesegeräte, Laptops, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag. Besorge außerdem Bargeld für die Kassenboxen; fehlende Ladekabel oder ein leerer Akku lassen sich am Messetag kaum ersetzen.
Sortiere Materialien am Vortag nach Bereichen: Empfang, Stände, Workshops, Ausschilderung und Verpflegung. Getränke sollten vor Einlass gekühlt sein, während Wegweiser, Standnummern und Programmschilder bereits montiert werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Popkulturmesse organisieren?: Beginne etwa 12 Wochen vorher mit Datum, Veranstaltungsort und Kapazität. Standbetreiber und Workshops solltest du spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin anfragen, damit das Programm rechtzeitig entsteht.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Popkulturmesse online gehen?: Veröffentliche es erst, wenn Ort, Öffnungszeiten, Kapazität und Teilnahmebedingungen feststehen. Plane anschließend mindestens 4 Wochen für Anmeldungen und Rückfragen ein.
Wie viele Tage vorher muss der Lageplan fertig sein?: Der Lageplan sollte spätestens 7 Tage vor der Messe stehen, nachdem die Standbetreiber bestätigt wurden. So bleiben noch 5 bis 7 Tage für Standnummern, Beschilderung und Änderungen im Programm.
Wann soll man die Technik für Workshops und Vorträge testen?: Teste Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Kabel am Vortag vollständig. Lege zusätzlich Ladekabel und Ersatz-Verlängerungskabel bereit, damit ein Ausfall nicht erst während des Programms auffällt.

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