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Organiser un salon de la culture pop, étape par étape

Un salon de la culture pop demande surtout une bonne séquence de préparation. Commencez par fixer la date, les horaires, le lieu et la capacité d’accueil avant de contacter les exposants et d’ouvrir les inscriptions. Le programme, l’agencement des stands et les besoins techniques doivent ensuite être confirmés assez tôt. Les dernières heures servent à préparer la signalétique, tester les paiements, refroidir les boissons et répartir le matériel par zone.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • 1

    Fixer la date et les horaires d'ouverture

    2 personnes

  • 2

    Définir le lieu et l’agencement de la salle

    2 personnes

  • 3

    Déterminer la capacité de participants

    2 personnes

  • 4

    Contacter les exposants

    2 personnes

  • 5

    Publier le formulaire d'inscription

  • 6

    Envoyer les invitations

    2 personnes

  • 7

    Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • 8

    Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • 9

    Recueillir les besoins alimentaires

  • 10

    Confirmer les exposants

    2 personnes

  • 11

    Recenser les ateliers

    2 personnes

  • 12

    Établir le programme

    2 personnes

  • 13

    Faire les réservations

  • 14

    Élaborer le plan

    2 personnes

  • 15

    Attribuer les emplacements

    2 personnes

  • 16

    Commander les bracelets et les billets

  • 17

    Concevoir les panneaux du programme

  • 18

    Concevoir la signalétique

  • 19

    Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • 20

    Prévoir de l’argent liquide

  • 21

    Tester les terminaux de paiement

    2 personnes

  • 22

    Rassembler le matériel promotionnel

    2 personnes

  • 23

    Faire les courses

    2 personnes

  • 24

    Refroidir les boissons

    2 personnes

  • 25

    Trier le matériel par zone

    3 personnes

  • 26

    Préparer le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • 27

    Informer les exposants

Événement

  • 28

    Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • 29

    Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

  • 30

    Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • 31

    Installer les parois des stands

    4 personnes

  • 32

    Suspendre les numéros de stand

    2 personnes

  • 33

    Installer la signalisation

    2 personnes

  • 34

    Installer la décoration

    3 personnes

  • 35

    Raccorder l'éclairage et l'alimentation

    2 personnes

  • 36

    Installer les tables d’atelier

    3 personnes

  • 37

    Installer les comptoirs de vente

    2 personnes

  • 38

    Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • 39

    Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • 40

    Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • 41

    Accueillir les exposants

    3 personnes

  • 42

    Remettre les badges aux exposants

    2 personnes

  • 43

    Tester la technique des ateliers

    2 personnes

  • 44

    Tenir le comptoir d'accueil

    3 personnes

  • 45

    Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • 46

    Distribuer les bracelets

    2 personnes

  • 47

    Distribuer le programme

    2 personnes

  • 48

    Orienter les visiteurs vers les stands

    2 personnes

  • 49

    Encadrer les ateliers

    3 personnes

  • 50

    Encadrer le concours de cosplay

    3 personnes

  • 51

    Encadrer les présentations hors scène

    2 personnes

  • 52

    Servir le café et le thé

    2 personnes

  • 53

    Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • 54

    Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • 55

    Vider les poubelles

    2 personnes

  • 56

    Vérifier les toilettes

  • 57

    Vérifier les stocks

  • 58

    Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • 59

    Fermer l'entrée

    2 personnes

Suivi

  • 60

    Faire le check-out des exposants

    3 personnes

  • 61

    Rassembler les objets perdus

    2 personnes

  • 62

    Démonter le matériel de stand

    4 personnes

  • 63

    Ranger les tables et les chaises

    6 personnes

  • 64

    Retirer la décoration

    3 personnes

  • 65

    Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • 66

    Faire la vaisselle

    3 personnes

  • 67

    Rassembler les déchets

    3 personnes

  • 68

    Nettoyer la salle

    4 personnes

  • 69

    Nettoyer les toilettes

    2 personnes

  • 70

    Rapporter le matériel

    3 personnes

  • 71

    Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • 72

    Ranger le stock restant

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de standqté 30
  • Tables pliantesqté 12
  • Chaisesqté 80
  • Tabourets de barqté 8
  • Nappesqté 35
  • Panneaux de standqté 12
  • Présentoirs à dépliantsqté 8
  • Portants à vêtementsqté 6
  • Caisses de rangementqté 20
  • Banquettes d’attenteqté 4
  • Paravents de vestiaireqté 4
  • Housses à vêtementsqté 30
  • Présentoirsqté 8
  • Tabouretsqté 12

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Tablettesqté 2
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Câbles de rechargeqté 10
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphonesqté 2
  • Caissesqté 3
  • Imprimante d'étiquettes
  • Talkies-walkiesqté 8
  • Batteries externesqté 4
  • Clés USBqté 4
  • Casques audioqté 4
  • Webcam
  • Mégaphones manuelsqté 2
  • Minuteriesqté 4

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

  • Affiches de culture popqté 20
  • Décoration thématiqueqté 30
  • Ballonsqté 100
  • Ruban pour ballonsqté 2
  • Décoration de tableqté 20
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Panneaux numérotés des standsqté 30
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Serre-câblesqté 100
  • Ruban gafferqté 6
  • Panneaux d’informationqté 6
  • Porte-affichesqté 20
  • Panneaux en ardoiseqté 8
  • Pots à stylosqté 10
  • Lanyardsqté 100
  • Porte-badgesqté 100

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Carafesqté 8
  • Petits bolsqté 20
  • Petites cuillères à caféqté 60

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaçonsqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteauxqté 6
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Couteaux de découpeqté 4
  • Verres doseursqté 4
  • Carafes de serviceqté 6
  • Conteneurs alimentairesqté 12

Catering

  • Courses
  • Distributeurs d'eauqté 2
  • Distributeurs de boissonsqté 4
  • Assiettes de buffetqté 6
  • Réfrigérateursqté 2
  • Pains de glaceqté 24
  • Pichets à caféqté 6
  • Théièresqté 4
  • Sucriersqté 6
  • Pichets à laitqté 6
  • Boîtes à biscuitsqté 8
  • Pinces pour amuse-bouchesqté 8
  • Étiquettes pour allergènesqté 100

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Bacs de tri des déchetsqté 4
  • Balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Seauxqté 4
  • Chariots de ménageqté 2
  • Stations de gel hydroalcooliqueqté 8

Conseils

  • Bloquez d’abord la capacité de la salle et le plan de circulation : prévoyez les tables de stand, les chaises et les emplacements avant d’attribuer une place à chaque exposant.
  • Ouvrez les inscriptions dès que le lieu et les horaires sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires au même moment afin d’éviter les changements de dernière minute.
  • Finalisez le programme au moins 7 jours avant l’ouverture, puis utilisez-le pour préparer les panneaux, les badges nominatifs et les panneaux indicateurs.
  • Testez chaque terminal de paiement, ordinateur portable, tablette, microphone et enceinte au plus tard la veille. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises et câbles de recharge par zone.
  • La veille, triez les caisses de rangement par espace : stands, accueil, ateliers et restauration. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et gardez de l’argent liquide pour les premiers paiements.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la culture pop ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les exposants, traiter les inscriptions et finaliser le programme au moins 7 jours avant l’événement.
Quand contacter les exposants pour un salon de la culture pop ?
Contactez-les dès que la date, les horaires et la capacité de la salle sont fixés, généralement 8 semaines avant le salon. Confirmez ensuite leur présence et leurs besoins après réception des inscriptions.
Quand préparer le plan des stands et la signalétique ?
Établissez le plan environ 3 semaines avant l’ouverture, une fois les exposants recensés. Concevez les panneaux du programme, les numéros de stand et les indications au plus tard 7 jours avant le salon.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de la culture pop ?
La veille, testez les terminaux de paiement et le matériel audiovisuel, préparez les badges et répartissez le matériel par zone. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et vérifiez la présence d’argent liquide.

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