Pop-up-Dinner organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Pop-up-Dinner steht und fällt mit der Vorbereitung: Gäste müssen sich anmelden, Ernährungswünsche müssen feststehen und Lieferungen rechtzeitig eintreffen. Plane zuerst Gästeliste, Menü und Sitzordnung, danach Einkauf und Aufbau. Am Veranstaltungstag brauchst du getrennte Zeitfenster für Vorbereiten, Kochen, Eindecken und den Empfang. Diese Checkliste hilft dir, nichts wie gekühlte Getränke, Warmhaltebehälter oder zusätzliches Geschirr erst kurz vor dem Aperitif zu bemerken.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Gästeliste bestätigen
Tischordnung erstellen
Lieferungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse waschen
2 Personen
Suppe vorbereiten
2 Personen
Dessert vorbereiten
2 Personen
Hähnchen marinieren
Gemüse schneiden
2 Personen
Kartoffeln vorkochen
Kochstation einrichten
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Tische eindecken
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Garderobe einrichten

Event

Gäste empfangen
2 Personen
Aperitif servieren
2 Personen
Vorräte und Ernährungswünsche prüfen
Suppe fertigstellen
2 Personen
Suppe servieren
3 Personen
Hauptgericht zubereiten
4 Personen
Hauptgericht servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr und Besteck abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
TischeAnz. 6
StühleAnz. 48
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 50
SuppenschalenAnz. 50
DesserttellerAnz. 50
KaffeetassenAnz. 50
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 50
KaffeelöffelAnz. 50
DinnermesserAnz. 50
EsstischgabelnAnz. 50
DessertlöffelAnz. 50

Küche

Koch- und ServiermesserAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
KochtöpfeAnz. 6
BratpfannenAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6
MesskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KüchenzangenAnz. 6
KüchenwaagenAnz. 2
KüchenthermometerAnz. 2

Ausstattung

GasbrennerAnz. 4
GasflaschenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
HandmixerAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
AußenlampenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
ServiettenAnz. 100
SpeisekartenAnz. 50
TischnummernAnz. 6
KerzenAnz. 30
VasenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
MüllbeutelhalterAnz. 4
SpülbürstenAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandseifeAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Gästeliste spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Dinner ab. Dann kannst du Ernährungswünsche berücksichtigen, die Tischordnung erstellen und Mengen für Einkauf und Geschirr verlässlich berechnen.
Bestätige Lieferungen und prüfe die Einkaufsliste 2 bis 3 Tage vorher. Frische Zutaten wie Gemüse kaufst du möglichst am Vortag; Getränke können schon früher gekühlt werden.
Teile die Vorbereitung auf: Suppe und Dessert lassen sich am Vortag vorbereiten, während Gemüse schneiden, Kartoffeln vorkochen und das Hähnchen marinieren am Veranstaltungstag eingeplant werden können.
Baue Zelte, Tische, Stühle, Beleuchtung und Garderobe mehrere Stunden vor dem Empfang auf. Richte außerdem eine Kochstation mit Messkannen, Schneidebrettern, Kochtöpfen und Küchenthermometer ein.
Plane für den Aperitif mindestens 30 Minuten vor dem ersten Gang ein. Stelle gekühlte Getränke, Wasser- und Weingläser bereit und halte Warmhaltebehälter für Speisen frei, die nicht sofort serviert werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich ein Pop-up-Dinner planen?: Beginne mindestens 2 bis 3 Wochen vorher mit Einladungen und Anmeldungen. Die Gästeliste, Ernährungswünsche und Tischordnung sollten 5 bis 7 Tage vor dem Dinner feststehen.
Was kann ich beim Pop-up-Dinner am Vortag vorbereiten?: Bereite Suppe und Dessert am Vortag vor und kaufe haltbare sowie gekühlte Zutaten rechtzeitig ein. Gemüse, Kartoffeln und mariniertes Hähnchen planst du je nach Rezept am Veranstaltungstag ein.
Wie viele Teller und Gläser brauche ich pro Gast?: Plane mindestens einen Dinner-Teller, eine Suppenschale und einen Dessertteller pro Person ein. Für Wasser- und Weingläser ist je ein Glas pro Gast das Minimum; bei längeren Abläufen sind 1 bis 2 zusätzliche Gläser pro Tisch sinnvoll.
Wann muss der Aufbau für ein Pop-up-Dinner beginnen?: Beginne etwa 3 bis 4 Stunden vor dem Empfang mit Zelten, Tischen, Stühlen, Beleuchtung und Garderobe. Danach bleiben Zeit fürs Eindecken, die Kochstation und letzte Vorbereitungen, bevor die Gäste eintreffen.

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