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Poetry-Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Poetry-Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, funktionierender Tontechnik und genügend Zeit zwischen Einlass und erster Lesung. Plane Programm, Auftretende und Moderation früh und bestätige Texte sowie Auftrittszeiten spätestens zwei Wochen vorher. Kurz vor dem Termin kommen Anmeldungen, Verpflegung und Material für den Raum dazu. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum letzten Mikrofontest durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Dichter und Moderator ansprechen

    2 Personen

  • Aufführungen und Texte bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Technik und Strom prüfen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Sprecherbereich einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Moderator einweisen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Zeitplan überwachen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Dekoration und Materialien einpacken

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • KuchenplattenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • LED-KerzenAnz. 30

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • WegweiserAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • TextständerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Zeitplan nicht nur für die Auftritte fest: Plane für Einlass, Begrüßung, Umbau und Pausen jeweils konkrete Minuten ein. Für einen Abend mit mehreren Lesenden sind 10 bis 15 Minuten Puffer meist realistischer als ein durchgehend voller Ablauf.
  • Bestätige Texte und Auftrittslängen spätestens 14 Tage vor dem Poetry-Abend. So kannst du das Programm drucken und erkennst früh, ob einzelne Beiträge zu lang sind oder ein Wechsel am Mikrofon nötig wird.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult und Laptop am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel so aus, dass weder Publikum noch Auftretende darüber stolpern.
  • Kalkuliere Getränke für die gesamte Aufenthaltsdauer und nicht nur für die Lesungen: Rechne im ersten Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, danach mit etwa einem weiteren Getränk pro Stunde. Kühle Wasser und andere Getränke frühzeitig und stelle Kaffee sowie Tee in Thermoskannen bereit.
  • Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Stühle, Tische und den Rednerbereich auf, kontrolliere anschließend Beleuchtung und Wegweiser und reserviere die letzten 15 Minuten vor dem Einlass für einen vollständigen Raum- und Technikcheck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Poetry-Abend organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Anfragen an Dichterinnen, Dichter und Moderation. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Beiträge, Zeitplan und Einladungen feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Poetry-Abend?
Plane pro Person im ersten Stunde zwei bis drei Getränke und danach etwa ein weiteres Getränk pro Stunde. Für Kaffee und Tee rechnest du zusätzlich ungefähr eine Tasse pro Person, wenn beides während des Abends angeboten wird.
Wann muss man die Technik für einen Poetry-Abend testen?
Führe den vollständigen Test mindestens 90 Minuten vor dem Einlass durch. Prüfe dabei jedes Mikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult, den Laptop, die Stromversorgung und alle Verlängerungskabel mit einem kurzen Sprechtest.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Poetry-Abend?
Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau von Raum, Bestuhlung, Sprecherbereich, Beleuchtung und Bewirtung ein. Halte zusätzlich 15 Minuten Puffer für fehlendes Material oder technische Probleme frei.

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