Checklist para organizar una noche de poesía
Una noche de poesía necesita más coordinación de la que parece: programa, poetas, presentador, inscripciones y una prueba técnica antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne 48 tareas y 37 materiales para ordenar la preparación desde la reserva del espacio hasta el desmontaje. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, las tarjetas de nombre, los textos confirmados y los cables necesarios para el sonido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Contactar a los poetas y al presentador
2 personas
Confirmar actuaciones y textos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Hacer reservas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
Imprimir el programa
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el punto de intervención
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Instruir al presentador
Coordinar las actuaciones
2 personas
Vigilar el horario
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Empacar la decoración y el material
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Percherocant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platos para postrecant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Velas LEDcant. 30
Decoración
- Mantelescant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
- Señales direccionalescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Atriles para textoscant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y el programa antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos 2 semanas para confirmar a los poetas, el presentador y los textos de cada actuación.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 5 días antes. Así puedes calcular las cantidades del catering sin comprar a ciegas.
- Haz una prueba de sonido antes de que llegue el público: comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, regletas y alargadores. Reserva al menos 60 minutos para resolver fallos.
- Prepara el espacio con tiempo: coloca sillas, mesas, la mesa de oradores, el punto de intervención y la iluminación antes de abrir. Deja las señales direccionales y las tarjetas de nombre listas en la entrada.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes del comienzo, pero conserva una parte para el descanso. Calcula el servicio con las inscripciones confirmadas y revisa que haya vasos, tazas, platos y cubiertos suficientes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de poesía?
- Empieza al menos 3 semanas antes. Ese margen permite confirmar la fecha y el espacio, cerrar el programa, contactar con poetas y presentador, gestionar inscripciones y hacer una prueba técnica.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los poetas y sus textos?
- Confirma las actuaciones y recibe los textos como máximo 7 días antes. Así puedes ordenar el programa, preparar al presentador y detectar cambios antes de imprimirlo.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para conectar altavoces, micrófonos, soportes, mesa de mezclas y portátil, y para probar cada micrófono. Hazlo antes de abrir la ubicación al público.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes para el catering?
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 5 días antes. Con ese número puedes determinar las cantidades, hacer la compra y preparar bebidas y aperitivos sin improvisar el mismo día.
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