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Poetry-Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Poetry-Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, funktionierender Tontechnik und genügend Zeit für die Vortragenden. Lege zuerst Datum und Ort fest, lade Dichter und Vorleser ein und öffne die Anmeldung. Danach folgen Programm, Pausen, Verpflegung und Drucksachen. Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden für Lüften, Bestuhlung, Sprecherbereich, Mikrofone und Buffet ein. So bleibt vor Beginn Zeit für einen vollständigen Techniktest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Dichter und Vorleser einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Vorträge und Pausen einteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Dichter endgültig bestätigen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Programmhefte gestalten

  • Beschilderung vorbereiten

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Sprecherbereich einrichten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Technik und Mikrofone testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet und Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Programmhefte bereitlegen

  • Dichter empfangen

    2 Personen

  • Dichter kurz einweisen

    2 Personen

  • Einlass und Registrierung betreuen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Vorträge betreuen

    2 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Vorträge und Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkaraffenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BatterielichterAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • WegweiserAnz. 6
  • KleberAnz. 4

Büro

  • ProgrammhefteAnz. 60
  • NamensschilderAnz. 20
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Dichter und Vorleser spätestens eine Woche vor dem Abend endgültig. Erst dann lassen sich Reihenfolge, Vortragslängen und Pausen zuverlässig im Programm festlegen.
  • Schließe die Anmeldung drei bis fünf Tage vor der Veranstaltung, wenn du Cateringmengen und Ernährungswünsche noch sauber erfassen möchtest. Rechne danach mit einer kleinen Reserve bei Getränken und Geschirr.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Mikrofonständer nicht erst beim Einlass. Plane am Veranstaltungstag mindestens 45 Minuten für Kabel, Stromversorgung und einen kurzen Sprechtest ein.
  • Drucke Programmhefte und bereite Wegweiser, Programmschilder sowie Namensschilder spätestens am Vortag vor. Kleber, Stifte und Klemmbretter werden oft vergessen, obwohl sie beim Einlass und im Sprecherbereich gebraucht werden.
  • Kühle Getränke früh genug und stelle Kaffee, Wasser, Gläser und Geschirr erst nach dem Aufbau bereit. Für den Raumaufbau mit Tischen, Stühlen, Rednertisch und Garderobenständer solltest du etwa 60 Minuten einplanen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Poetry-Abend organisieren?
Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Zwei Wochen vor dem Abend sollten Anmeldungen, Programmplanung und Technikbedarf feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Poetry-Abend?
Plane mindestens zwei Stunden vor dem Einlass ein. Davon entfallen ungefähr 60 Minuten auf Raum und Bestuhlung, 45 Minuten auf Tontechnik und Mikrofone sowie weitere 15 Minuten auf Buffet und Beschilderung.
Wann sollte die Anmeldung für einen Poetry-Abend geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung drei bis fünf Tage vorher. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Catering, Programmhefte und Sitzplätze rechtzeitig anpassen.
Wie viele Pausen braucht ein Poetry-Abend?
Bei einer Dauer von zwei bis drei Stunden sind meist zwei Pausen von jeweils 10 bis 15 Minuten sinnvoll. Teile die Vorträge vorher in Blöcke von etwa 30 bis 45 Minuten ein, damit der Ablauf übersichtlich bleibt.

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