Ein Podiumsgespräch Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Podiumsgespräch entscheidet nicht nur die Besetzung über den Ablauf. Du brauchst früh eine bestätigte Location, klare Zuständigkeiten und genug Zeit für Technik, Anmeldung und Verpflegung. Beginne mit Datum, Ort und Teilnehmerzahl, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Gesprächsfragen, Präsentationen, Namensschilder und die Technik zusammenzuführen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Teilnehmerliste zusammenstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Programm an Teilnehmer senden
- 7
Referenten und Moderator bestätigen
- 8
Gesprächsfragen vorbereiten
2 Personen
- 9
Namensschilder vorbereiten
- 10
Präsentationsdateien zusammentragen
- 11
Cateringbestellung aufgeben
- 12
Technik testen
2 Personen
- 13
Route und Parken überprüfen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kühlen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Teilnehmerliste ausdrucken
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 20
Technik anschließen
2 Personen
- 21
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 22
Namensschilder auslegen
- 23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 24
Buffet und Häppchen vorbereiten
3 Personen
- 25
Licht und Belüftung überprüfen
Event
- 26
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 27
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 28
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
- 29
Einführung und Spielregeln erläutern
- 30
Gespräch moderieren
2 Personen
- 31
Protokoll und Aktionspunkte festhalten
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Snacks und Abendessen servieren
3 Personen
- 34
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
- 35
Abschluss und nächste Schritte erläutern
- 36
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Technik ausschalten
2 Personen
- 38
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 40
Location reinigen
3 Personen
- 41
Abfall entsorgen
2 Personen
- 42
Materialien prüfen und verstauen
2 Personen
- 43
Geliehene Sachen zurückgeben
- 44
Dankesnachricht versenden
- 45
Protokoll an die Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 45
- Registrierungstisch
- Buffet-TischAnz. 2
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- WeingläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Flipchart
- Flipchart-BlöckeAnz. 3
- PowerbanksAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- KühlelementeAnz. 12
Dekoration
- TischdeckensetsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 45
- NamensschildhalterAnz. 45
- Wegweiser-SchilderAnz. 4
- StifteAnz. 50
- NotizblöckeAnz. 45
- TischnummernAnz. 6
Reinigung
- MülleimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 10
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Referenten und Moderation spätestens drei Wochen vor dem Termin. Schicke ihnen danach die Gesprächsfragen und den geplanten Ablauf, damit Themen, Redezeiten und Namen korrekt sind.
- Plane die Anmeldung für die ersten 30 Minuten und drucke die Teilnehmerliste am Veranstaltungstag neu aus. Lege Namensschilder alphabetisch am Registrierungstisch aus, statt sie erst beim Eintreffen zu beschriften.
- Sammle Präsentationsdateien spätestens 48 Stunden vorher auf einem Laptop und teste jede Datei mit Beamer und Projektionsleinwand. Nimm außerdem Verlängerungskabel, Powerbanks und ein Ersatzmikrofon beziehungsweise einen Mikrofonständer in den Technikcheck auf.
- Bestelle Catering erst, wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind, und rechne Getränke getrennt nach Empfang und Gespräch. Kühle Wasser und weitere Getränke rechtzeitig; Kaffee und Tee sollten zur Öffnung der Location bereits bereitstehen.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, schließe danach die Technik an und prüfe anschließend Licht, Belüftung, Mikrofone und den Weg zum Registrierungstisch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Podiumsgespräch organisieren?
- Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und Referenten. Drei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen verschickt und die Moderation sowie das Programm bestätigt sein.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Podiumsgespräch?
- Plane für den Empfang etwa zwei Getränke pro Person für die erste Stunde und zusätzlich Wasser während des Gesprächs. Bei einer zweistündigen Veranstaltung sind meist drei bis vier Getränke pro Person ein sinnvoller Richtwert.
- Wann sollte die Technik für ein Podiumsgespräch getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test spätestens 48 Stunden vorher mit Laptop, Beamer, Leinwand und Mikrofonen durch. Am Veranstaltungstag folgt mindestens 60 Minuten vor Beginn ein kurzer Funktionstest in der aufgebauten Location.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Podiumsgesprächs?
- Rechne bei einer vorbereiteten Location mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Catering und Technik. Wenn Möbel oder Technik erst aus verschiedenen Räumen geholt werden müssen, plane zusätzlich 30 bis 60 Minuten ein.
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