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Podiumsgespräch organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Podiumsgespräch wirkt spontan, braucht aber einen klaren Ablauf im Hintergrund. Du musst Raum, Teilnehmende, Moderation und Diskussionsfragen früh festlegen und Anmeldungen sowie Ernährungswünsche nachhalten. Kurz vor dem Termin kommen Ausdrucke, Namensschilder, Getränke, Catering und der Aufbau dazu. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, damit am Veranstaltungstag weder die Gesprächsgrundlage noch die praktische Ausstattung fehlt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladung erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Diskussionsfragen festlegen

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

  • Moderator briefen

    2 Personen

  • Protokollführer bestimmen

  • Catering-Menü zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

  • Benötigtes Material einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Agenda und Fragen ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Flipcharts aufstellen

    2 Personen

  • Namensschilder auslegen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Raum und Ausstattung kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Gesprächsrunden moderieren

    2 Personen

  • Notizen sammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pause und Buffet eröffnen

    3 Personen

  • Abendgespräch moderieren

    2 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Abschluss organisieren

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen und einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 36
  • BuffetischeAnz. 2
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 40
  • WeingläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierbretterAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Küchenwaage
  • KüchenthermometerAnz. 2

Präsentation

  • FlipchartsAnz. 3
  • FlipchartblöckeAnz. 6
  • StifteAnz. 24
  • StifteAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 40
  • KüchentimerAnz. 3

Dekoration

  • TischläuferAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 40
  • TischnummernAnz. 6
  • WegweiserAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege spätestens 14 Tage vorher Raum, Teilnehmendenliste, Einladungen und Anmeldeverfahren fest. Plane zusätzlich Zeit ein, um Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche laufend zu erfassen.
  • Schicke dem Moderator die Diskussionsfragen, den Zeitplan und die erwarteten Ergebnisse mindestens 5 Tage vor dem Gespräch. So lassen sich Reihenfolge, Übergänge und kritische Nachfragen noch anpassen.
  • Drucke Agenda und Fragen am Vortag aus und bereite die Namensschilder nach der bestätigten Anmeldeliste vor. Halte außerdem Notizblöcke und Stifte für alle Teilnehmenden bereit.
  • Kläre das Catering nicht erst beim Aufbau: Bestätige Menü und Mengen spätestens 3 Tage vorher. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und plane für Kaffee und Tee eigene Thermoskannen oder Kaffeemaschinen ein.
  • Beginne den Aufbau mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle Registrierungstisch, Tische, Stühle, Buffet, Flipcharts und Wegweiser auf und prüfe Verlängerungskabel sowie alle Präsentationsmaterialien vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Podiumsgespräch organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Teilnehmenden und Einladungen. Die Diskussionsfragen, der Zeitplan und das Briefing für die Moderation sollten spätestens 5 Tage vor dem Termin fertig sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Podiumsgespräch?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Buffet, Flipcharts und Wegweiser ein. Bei geliehener Ausstattung oder zusätzlicher Technik sind 2 Stunden realistischer.
Wie viele Getränke braucht man für ein Podiumsgespräch?
Rechne mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person für ein Gespräch von zwei bis drei Stunden. Für Kaffee und Tee solltest du zusätzlich ungefähr 2 Tassen pro Person einplanen.
Wann sollte man Einladungen für ein Podiumsgespräch verschicken?
Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von 7 bis 10 Tagen. So bleiben noch mehrere Tage, um Anmeldungen zu bestätigen und Ernährungswünsche an das Catering weiterzugeben.

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