Platten-Tauschbörse organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer Platten-Tauschbörse müssen Verkäufe, Hörstationen und der Aufbau gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum, Ort und Messeregeln fest, bevor du Verkäufer anmeldest und Tische zuteilst. Plane außerdem Bargeldwechsel, Beschilderung und Stromversorgung frühzeitig ein. Besonders am Veranstaltungstag werden Lieferungen, Kabel, Kassenboxen und funktionierende Plattenspieler schnell zum Engpass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Messeregeln aufstellen
2 Personen
Verkäuferformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Messe online ankündigen
Anmeldungen bearbeiten
Verkäufer einteilen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
Tischnummern erstellen
Beschilderung vorbereiten
Aussteller bestätigen
Bargeldwechsel organisieren
Einkaufen gehen
2 Personen
Geräte testen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tischdecken auslegen
2 Personen
Verkaufsschilder aufstellen
2 Personen
Hörstationen anschließen
2 Personen
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Catering bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Event
Verkäufer empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Einlass registrieren
2 Personen
Informationen bereitstellen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Snacks auffüllen
Hörstationen kontrollieren
Abfall sammeln
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
Verkäufer abbauen lassen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Hörstationen abkoppeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Materialien zählen und lagern
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Verkäufer über Fundstücke informieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 20
- StühleAnz. 45
- TischdeckenAnz. 20
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- PlattenspielerAnz. 2
- KopfhörerAnz. 4
- KopfhörerverstärkerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- BatterielampenAnz. 6
- KassenboxenAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 2
- TelefonladegeräteAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
Geschirr
- GläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 6
- KaraffenAnz. 4
Dekoration
- MessebannerAnz. 2
- TischnummernAnz. 20
- NamensschilderAnz. 40
- ArmbänderAnz. 150
- WegweiserAnz. 10
Büro
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- Wasserfeste StifteAnz. 12
- KlebebandrollenAnz. 6
- SchreibpapierAnz. 2
- PreisetikettenAnz. 500
- UmschlägeAnz. 100
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort mindestens 6 Wochen vorher und verschicke die Einladungen erst, wenn Tischzahl, Verkaufsregeln und Öffnungszeiten feststehen.
- Bearbeite Verkäuferanmeldungen fortlaufend und teile ihnen spätestens 7 Tage vor der Börse Tisch- und Standnummern mit. So kannst du Ernährungswünsche und die Sitzordnung rechtzeitig berücksichtigen.
- Teste Plattenspieler, Kopfhörer und Kopfhörerverstärker am Vortag mit mehreren Platten. Plane pro Hörstation mindestens ein Verlängerungskabel und verlege Stromkabel so, dass keine Laufwege gekreuzt werden.
- Bereite Wegweiser, Tischnummern, Namensschilder und Verkaufsschilder vor dem Aufbau vor. Beschrifte Kassenboxen und lege Taschenrechner sowie Bargeld zum Wechseln spätestens beim Öffnen der Location bereit.
- Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn: erst Lieferungen annehmen, dann Tische, Stühle und Tischdecken aufstellen, anschließend Hörstationen anschließen und den Saal vollständig kontrollieren.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Platten-Tauschbörse organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Messeregeln. Die Verkäuferanmeldung sollte spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen, damit du Tische und Standnummern planen kannst.
- Wie viele Tische brauche ich für eine Platten-Tauschbörse?
- Plane pro Verkäufer zunächst einen Tisch und addiere 10 bis 15 Prozent Reserve für Nachmeldungen oder größere Sortimente. Für Hörstationen, Kasse und Catering brauchst du zusätzlich eigene Tische.
- Wann sollte ich Plattenspieler und Kopfhörer testen?
- Teste alle Plattenspieler, Kopfhörer und Verstärker am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest 60 bis 90 Minuten vor Einlass. So bleibt Zeit, Kabel, Batterielampen oder Ersatzgeräte auszutauschen.
- Wie viel Wechselgeld brauche ich für eine Platten-Tauschbörse?
- Lege pro Kassenbox mehrere kleine Scheine und Münzen bereit und kalkuliere den Wechselgeldbestand anhand der erwarteten Verkäuferzahl. Eine praktikable Kontrolle ist, jede Kassenbox vor dem Einlass zu zählen und den Betrag zu dokumentieren.
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