Eine Pilgerreise Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Pilgerreise entscheidet die Route über fast alle weiteren Vorbereitungen. Lege zuerst Strecke, Rastpunkte sowie Start- und Zielort fest und erkunde den gesamten Weg selbst, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Begleitpersonen, Shuttle und Ersthilfe. Plane die Verpflegung nicht nur für das Essen am Ziel: Getränke, Brot, Suppe und Sonderkost müssen unterwegs und bei der Ausgabe klar zugeordnet sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Strecke und Rastpunkte festlegen
2 Personen
2
Route im Voraus vollständig erkunden
3 Personen
3
Genehmigung für die Route beantragen
4
Start- und Zielort reservieren
5
Veranstaltungsort für das Essen reservieren
6
Shuttle-Transport reservieren
7
Ersthelfer-Betreuung festlegen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldeformular öffnen
10
Wegbegleiter anwerben
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Routeninformationen versenden
14
Gruppen und Begleitpersonen einteilen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
16
Routenkarten und Teilnehmerlisten drucken
2 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Routenpfeile und Informationsschilder erstellen
2 Personen
19
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
20
Walkie-Talkies aufladen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Brotmahlzeit vorbereiten
3 Personen
24
Suppe und Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
25
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
26
Material zum Startort bringen
3 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
29
Ruhezonen versorgen
4 Personen
30
Route markieren
4 Personen
31
Wettervorhersage und Route prüfen
2 Personen

Event

32
Teilnehmende empfangen
4 Personen
33
Anwesenheit erfassen
2 Personen
34
Namensschilder verteilen
2 Personen
35
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
36
Wandergruppen losziehen lassen
4 Personen
37
Wandergruppen begleiten
8 Personen
38
Ruhebereiche besetzen
4 Personen
39
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Ankunft am Endstandort begleiten
4 Personen
42
Suppe und Brotmahlzeit servieren
5 Personen
43
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
45
Abschlussmoment begleiten
2 Personen
46
Teilnehmende zum Transport begleiten
3 Personen

Nachbereitung

47
Geschirr und Küchenmaterial einsammeln
4 Personen
48
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
49
Wegweiser entfernen
4 Personen
50
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
51
Location reinigen
4 Personen
52
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
53
Wiederverwendbares Material reinigen
3 Personen
54
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
55
Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
Tiefe TellerAnz. 60
Flache TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60

Küche

ThermoskannenAnz. 8
SuppenkesselAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 8
MegafoneAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
LadekabelAnz. 8
MobiltelefonAnz. 2
WegweiserAnz. 40
InfotafelnAnz. 8
RoutenpläneAnz. 60
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 12
NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 10

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 8
StirnlampenAnz. 12

Sportmaterial

WarnwestenAnz. 12
GehstöckeAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Erkunde die komplette Strecke mindestens einmal vor dem Versand der Routeninformationen. Notiere Steigungen, schwierige Abzweigungen, Rastpunkte und Stellen ohne Mobilfunkempfang.
Beantrage die Genehmigung, bevor du Einladungen verschickst. Kläre außerdem früh, ob Start- und Zielort sowie der Veranstaltungsort für das Essen verbindlich reserviert werden müssen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn du Kapazitäten für Gruppen, Wegbegleiter, Shuttle und Ersthelfer kennst. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Pilgerreise, damit Diätmahlzeiten separat vorbereitet werden können.
Teile die Teilnehmenden vor dem Start festen Gruppen und Begleitpersonen zu. Drucke Routenpläne und Teilnehmerlisten zusätzlich auf Papier und bereite Namensschilder sowie Wegweiser spätestens am Vortag vor.
Bereite die Ausgabe am Ziel in getrennten Stationen vor: Brotmahlzeit, Suppe und Heißgetränke. Kühle Getränke rechtzeitig, lade Walkie-Talkies und Powerbanks vollständig auf und teste Megafone, Mobiltelefone sowie Stirnlampen vor dem Aufbruch.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Pilgerreise organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Route, Rastpunkte, Genehmigung, Reservierungen und Shuttle brauchen Vorlauf; die Anmeldung sollte erst starten, wenn diese Grundlagen feststehen.
Wie viele Begleiter braucht eine Pilgerreise?: Plane mindestens eine verantwortliche Begleitperson pro Gruppe und zusätzlich eine Reserve für Ausfälle. Die genaue Zahl hängt von Gruppengröße, Streckenlänge, Gelände und der Zahl der Rastpunkte ab.
Wann sollte man die Verpflegung für eine Pilgerreise vorbereiten?: Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. Brot, Suppe und Heißgetränke können am Vortag vorbereitet werden; Getränke sollten einige Stunden vor dem Start gekühlt werden.
Was sollte man bei einer Pilgerreise für die Sicherheit einplanen?: Lege vorab Ersthelfer, Notfallkontakte und Kommunikationswege fest. Prüfe Erste-Hilfe-Material, Warnwesten, Walkie-Talkies und geladene Mobiltelefone spätestens am Vorabend; bei Dunkelheit gehören Stirnlampen und LED-Laternen zur Ausgabe.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.