Checklist pour préparer votre atelier de percussions
Un atelier de percussions demande plus qu’une salle et quelques instruments. Il faut confirmer l’intervenant, répartir les participants, prévoir suffisamment de sièges et installer les instruments avant leur arrivée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au rangement de l’espace. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : les régimes alimentaires, les câbles, les étiquettes nominatives et le point café.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Réserver le lieu
Confirmer l’instructeur
Réserver les instruments de musique
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Imprimer le programme de l'atelier
Préparer les badges nominaux
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer les instruments de percussion
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Ouvrir l'atelier
Démontrer les techniques de percussion
2 personnes
Animer les exercices
3 personnes
Faire tourner les instruments
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer la pause du soir
2 personnes
Interpréter une pièce musicale commune
3 personnes
Clôturer l'atelier
Suivi
Rassembler les instruments
3 personnes
Nettoyer les instruments
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Instruments de musique
- Grosses caissesqté 10
- Cajonsqté 10
- Djembésqté 10
- Bongosqté 6
- Pad d’entraînementqté 12
- Baguettes de batterieqté 20
- Mailletsqté 12
- Shakersqté 10
- Cymbalesqté 4
- Métronomesqté 4
Mobilier
- Chaisesqté 40
- Tablesqté 6
- Table d'inscription
Équipement
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 4
- Minuterie
- Ordinateur portable
- Chargeur d’ordinateur portable
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Vaisselle
- Verres à boireqté 45
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 4
Décoration
- Étiquettes nominativesqté 40
- Programmesqté 40
Éclairage
- Lampes de tableqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez l’intervenant et les instruments au moins 2 à 3 semaines avant l’atelier. Précisez le nombre de participants et les modèles prévus, par exemple djembés, cajóns, bongos ou practice pads.
- Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant la séance pour établir une liste fiable. Demandez en même temps les restrictions alimentaires afin d’adapter les boissons et les collations.
- Préparez l’espace la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil. Disposez les chaises avec assez d’espace pour jouer, puis testez le tableau blanc, le minuteur, l’ordinateur et les rallonges.
- Installez une table d’inscription séparée de l’espace de pratique 30 minutes avant l’arrivée. Gardez les étiquettes nominatives, la liste des participants et les informations de l’atelier au même endroit.
- Prévoyez les boissons avant de sortir les instruments. Mettez l’eau et les autres boissons au frais, préparez le café et vérifiez que les verres, tasses, assiettes et couverts correspondent au nombre attendu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de percussions ?
- Comptez 2 à 3 semaines pour réserver la salle, confirmer l’intervenant et les instruments. Le jour même, prévoyez environ 2 heures pour installer les tables, les chaises, les instruments et l’accueil.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de percussions ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’atelier afin de laisser le temps de répondre. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la séance pour finaliser la liste et les besoins alimentaires.
- Combien d’instruments faut-il prévoir par participant ?
- Prévoyez idéalement un instrument ou un practice pad par personne, plus 1 à 2 instruments de remplacement. Ajoutez les accessoires nécessaires, comme les baguettes, mailloches, shakers ou métronomes, avant le jour de l’atelier.
- Quand installer les instruments et les boissons ?
- Installez les instruments environ 60 à 90 minutes avant le début, après avoir vérifié la disposition de la salle. Mettez les boissons au frais et préparez le point café 30 à 45 minutes avant l’accueil, pour éviter de laisser les participants attendre.
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