Opernaufführung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Opernaufführung braucht früh verbindliche Entscheidungen: Termin, Saal, Repertoire, Aufführungsrechte und die Besetzung hängen direkt zusammen. Danach folgen Probenplanung, Technik, Einladungen und Ticketverkauf. Kurz vor dem Termin zählen vor allem Ablaufdetails wie Noten, Cues, Kostüme, Requisiten und die Betreuung des Publikums. Diese Checkliste ordnet die 74 Aufgaben und 54 benötigten Dinge so, dass du nichts erst am Aufführungstag klären musst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Veranstaltungsort und Saal reservieren
Vorstellungsdatum bestätigen
Repertoire und Spieldauer festlegen
2 Personen
Aufführungsrechte und Noten regeln
Cast und Musiker bestätigen
Proberaum reservieren
Technische Abstimmungen mit dem Veranstaltungsort treffen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit erfassen
Catering reservieren
Programmheft zusammenstellen
Programmhefte drucken lassen
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Stuhlreservierungen bearbeiten
Publikumsbetreuer einplanen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Besetzungsinformationen versenden
Musik und Cues prüfen
2 Personen
Kostüme anprobieren
4 Personen
Dekor und Requisiten überprüfen
3 Personen
Ersatzschlüssel abholen
Einkaufen gehen
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Bestand und Diätprodukte prüfen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Saal und Foyers kontrollieren
2 Personen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Instrumente und Notenständer aufstellen
3 Personen
Technische Generalprobe durchführen
4 Personen
Umkleidekabinen vorbereiten
2 Personen
Cast empfangen
2 Personen
Kostüme und Requisiten bereitlegen
3 Personen
Publikums-Schalter öffnen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
Vorstellung starten
2 Personen
Publikumsbetreuung während der Vorstellung
3 Personen
Pausenbuffet eröffnen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausenraum sauber halten
2 Personen
Zweiten Akt ankündigen
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
Vorstellungsende begleiten
3 Personen
Künstler bedanken
2 Personen
Nachgespräch und Getränk servieren
3 Personen
Getränke während des Beisammenseins nachfüllen
2 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum aufräumen
4 Personen
Umkleiden reinigen
2 Personen
Deko und Requisiten einpacken
3 Personen
Instrumente und Equipment einpacken
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Böden und Toiletten reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Auslagen und Rechnungen sammeln
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StapelstühleAnz. 180
CocktailtischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 220
UmkleidetischeAnz. 6
UmkleidestühleAnz. 12

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
KuchenplattenAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
TeelöffelAnz. 120
ServierzangenAnz. 12
ServierschalenAnz. 20

Catering

EiswürfelbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
Servierplatten mit DeckelAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
Einkäufe

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
NotenpulteAnz. 12
OrchesterstühleAnz. 12
NotenständerAnz. 12
KleiderdampferAnz. 2
HandlampenAnz. 6

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenhalterAnz. 12
WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

StehlampenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
Küchenmesser für BrotAnz. 3
ServiermesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Sichere Saal und Aufführungsdatum zuerst und kläre innerhalb der nächsten Woche, welche Spieldauer, Raumaufteilung und technischen Möglichkeiten tatsächlich verfügbar sind.
Regle Aufführungsrechte und Noten, bevor Einladungen oder Programmhefte in Druck gehen. Änderungen am Repertoire wirken sich sonst direkt auf Besetzung, Dauer und Besetzungsinformationen aus.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Sitzplätze, Stuhlreservierungen und Barrierefreiheit feststehen. Erfasse Ernährungswünsche möglichst zusammen mit der Anmeldung, nicht erst beim Catering-Termin.
Plane Publikumsbetreuer und Freiwillige mindestens 7 Tage vorher ein und weise sie in Einlass, Garderobe, Sitzplatzfragen und den Ablauf bei Verspätungen ein.
Prüfe in der letzten Woche Musik, Cues, Kostüme, Dekor und Requisiten praktisch vor Ort. Lege Ersatzschlüssel, Handlampen, Verlängerungskabel sowie Notenpulte und Orchesterstühle spätestens am Vortag bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Opernaufführung organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher, besonders wenn Saal, Rechte, Musiker und Proberaum noch offen sind. Ticketverkauf und Einladungen sollten erst starten, wenn Termin, Repertoire und Besetzung bestätigt sind.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Opernaufführung starten?: Öffne den Verkauf etwa 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung. Bis dahin sollten Sitzordnung, Barrierefreiheit und Regeln für Stuhlreservierungen festgelegt sein.
Wie viele Helfer braucht eine Opernaufführung?: Plane mindestens 1 Publikumsbetreuer pro 50 bis 75 erwartete Gäste und zusätzlich eine verantwortliche Person für den Einlass. Bei Garderobe, Catering und mehreren Saalbereichen brauchst du entsprechend mehr Unterstützung.
Was muss man am Tag vor der Opernaufführung prüfen?: Kontrolliere am Vortag Saal, Technik, Musik und Cues sowie Kostüme, Dekor und Requisiten. Stelle außerdem Notenpulte, Orchesterstühle, Handlampen, Verlängerungskabel und Ersatzschlüssel bereit, damit am Aufführungstag keine Materialsuche beginnt.

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