Einkaufsliste für ein Open-Air-Konzert

Für ein Open-Air-Konzert brauchst du mehr als Bühne und Lautsprecher. Plane Technik, Stromversorgung, Beleuchtung, Sitzplätze und Wetterschutz gemeinsam, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Besonders oft werden Kabel, Ersatzbatterien, Taschenlampen und eine Ausweichlösung bei Regen zu spät organisiert. Die vollständige Liste mit 71 benötigten Dingen und 76 vorbereitenden Aufgaben hilft dir, Einkauf, Lieferungen und Aufbau rechtzeitig zu koordinieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Bühnenelemente
Bühnentreppe
PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
BarunterlagenAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 6
SteckdosenleistenAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
Stromaggregat
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
BaustrahlerAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

Bühnenhintergrund
WimpelkettenAnz. 10
BallonbögenAnz. 2
MenükartenAnz. 6
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 180
SchälchenAnz. 100
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionsplattenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 12
KabelwarnschilderAnz. 8
SicherheitswestenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
MüllcontainerAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 18 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Eistee - 12 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 24 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 36 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 96 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Roséwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 2 Dosen
- Schwarzer Tee - 1 Karton
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Eiswürfel - 30 kilogram
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Tortilla-Wraps - 120 Stück
- Minihamburger - 180 Stück
- Vegetarische Burger - 50 Stück
- Veganes Falafel - 4 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 6 Kilogramm
- Geriebener Käse - 3 Kilogramm
- Käsescheiben - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Kräuterbutter - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Salat - 12 Köpfe
- Tomaten - 6 Kilogramm
- Gurken - 4 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 2 Kilogramm
- Gewürzgurken - 4 Gläser
- Mais - 12 Dosen
- Oliven - 4 Gläser
- Kartoffelsalat - 8 Kilogramm
- Pastasalat - 8 Kilogramm
- Gemischter Salat - 6 kilogram
- Hamburgerbrötchen - 180 Stück
- Ketchup - 4 Flaschen
- Mayonnaise - 4 Flaschen
- Senf - 3 Flaschen
- Knoblauchsoße - 3 Flaschen
- Barbecuesauce - 3 Flaschen
- Sambal - 2 Gläser
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 200 Gramm
- Knoblauchpulver - 200 Gramm
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salsa - 6 Gläser
- Nussmix - 3 Kilogramm
- Popcorn - 3 Kilogramm
- Äpfel - 8 Kilogramm
- Bananen - 6 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Wassereis - 150 Stück
- Brownies - 150 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Servietten - 600 Stück
- Papiertrinkhalme - 300 Stück
- Backpapier - 3 Rollen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Entfetter - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 4 Flaschen
- Schwämme - 20 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar

Tipps

Plane für jedes Mikrofon mindestens ein passendes XLR-Kabel plus ein Ersatzkabel ein. Beschrifte Kabel und DI-Boxen vor dem Aufbau, damit beim Soundcheck nichts gesucht werden muss.
Rechne bei Getränken für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und kühle sie spätestens am Vortag. Berücksichtige zusätzlich alkoholfreie Getränke und die erfassten Ernährungswünsche beim Catering.
Prüfe die Stromlast aller PA-Lautsprecher, Subwoofer, LED-Spots und Baustrahler zusammen. Wenn kein geeigneter Stromanschluss vorhanden ist, muss das Stromaggregat frühzeitig organisiert und vor Ort getestet werden.
Baue Partyzelte, Kabelkanäle und Absperrungen nicht erst bei einsetzendem Regen auf. Bestätige den Wetterplan und informiere Besucher spätestens am Vortag über Änderungen, Zufahrt und notwendige Kleidung.
Plane für den Abbau mindestens zwei Taschenlampen und Ersatzbatterien ein. Bei einem Abendkonzert sollten Wege, Bühne und Kabelbereiche zusätzlich mit Baustrahlern oder Lichterketten ausreichend sichtbar sein.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Open-Air-Konzert?: Du brauchst unter anderem Bühnenelemente, PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel, Stromversorgung, Beleuchtung, Zelte, Tische und Stühle. Die vollständige Planung umfasst hier 71 Gegenstände und 76 Aufgaben.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Open-Air-Konzert?: Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person. Für die restliche Veranstaltung kalkulierst du je nach Dauer, Wetter und Ausschank zusätzlich etwa ein Getränk pro Person und Stunde.
Wann sollte ich die Technik für ein Open-Air-Konzert reservieren?: Reserviere PA-Anlage, Mischpult, Mikrofone, Stromaggregat und Beleuchtung, sobald Termin und Musiker bestätigt sind, idealerweise mehrere Wochen vorher. Abholung, Lieferung und Soundcheck sollten spätestens am Vortag feststehen.
Was brauche ich bei Regen für ein Open-Air-Konzert?: Plane Partyzelte, einen bestätigten Alternativplan und wettergeschützte Kabelwege ein. Verschicke die Besucherinformationen spätestens am Vortag und prüfe am Veranstaltungstag mehrfach die Wettervorhersage.

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