Netzwerktreffen für Unternehmer Schritt für Schritt organisieren

Ein gutes Netzwerktreffen beginnt nicht mit der Dekoration, sondern mit einem klaren Ablauf und verlässlichen Anmeldungen. Reserviere zuerst die passende Location, lege Programm und Zeitplan fest und öffne danach das Anmeldeformular. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin klärst du Referenten, Ernährungswünsche, Catering und Technik. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Registrierung, Namensschilder, Wegweiser, Getränke und Präsentationstechnik müssen vor dem Eintreffen der ersten Gäste bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
3
Einladungstext erstellen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Anmeldungen bestätigen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Referenten bestätigen
10
Routeinformationen versenden
11
Cateringmengen festlegen
2 Personen
12
Technik und Strom prüfen
2 Personen
13
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Programm und Wegweiser drucken
16
Materialien prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
19
Teilnehmer erinnern

Event

20
Location öffnen
2 Personen
21
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
24
Buffets und Getränkepunkte einrichten
3 Personen
25
Dekoration und Beschilderung aufhängen
2 Personen
26
Technik anschließen
2 Personen
27
Ton- und Präsentationstest durchführen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
3 Personen
29
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
30
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
31
Teilnehmer registrieren
3 Personen
32
Namensschilder verteilen
2 Personen
33
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
34
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
35
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
36
Snacks verteilen
3 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
39
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
40
Mülleimer leeren
2 Personen
41
Letzte Networking-Runde begleiten
2 Personen
42
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

43
Buffets abbauen
3 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
46
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
47
Location reinigen
3 Personen
48
Abfall entsorgen
2 Personen
49
Materialien zurückgeben
2 Personen
50
Gefundene Gegenstände bearbeiten
51
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
Hohe StehtischeAnz. 4
StühleAnz. 60
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierplattenAnz. 10

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KabelkanäleAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 60
LanyardsAnz. 60
KlemmbretterAnz. 3
TresenstifteAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 60

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 8
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
TischdekorationenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
SchälchenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane für die Anmeldung ein Zeitfenster von 30 bis 45 Minuten ein. Bereite Namensschilder alphabetisch vor und halte Stifte, Lanyards oder Namensschildhalter direkt an der Registrierung bereit.
Verschicke die Einladung etwa drei bis vier Wochen vorher und sende fünf bis sieben Tage vor dem Treffen eine Erinnerung. Frage im Formular gleichzeitig nach Ernährungswünschen und bestätige Anmeldungen zeitnah.
Prüfe spätestens eine Woche vorher Mikrofon, Lautsprecher, Beamer, Projektionsleinwand und Stromanschlüsse gemeinsam vor Ort. Plane mindestens ein Verlängerungskabel mehr ein, als du auf dem Raumplan benötigst, und sichere Kabel mit Kabelkanälen.
Lege die Cateringmengen erst nach dem Anmeldeschluss fest. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du pro Person ungefähr zwei bis drei Getränke einplanen; Wasser sollte während des gesamten Treffens sichtbar verfügbar sein.
Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Kontrolliere zuerst Räume und Toiletten, stelle danach Tische und Stühle auf und richte anschließend Registrierung, Buffet, Getränkepunkte, Beschilderung und Dekoration ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Netzwerktreffen für Unternehmer planen?: Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vor dem Termin mit der Location und dem groben Programm. Einladungen sollten etwa drei bis vier Wochen vorher verschickt werden, damit du Anmeldungen, Referenten und Catering rechtzeitig abstimmen kannst.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Netzwerktreffen?: Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und weiterer Getränke. Kaufe erst nach dem Anmeldeschluss ein und berücksichtige zusätzlich die Dauer des Treffens sowie die Rückmeldungen zu Ernährungswünschen.
Wann muss die Technik für ein Unternehmertreffen geprüft werden?: Prüfe Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Stromanschlüsse spätestens sieben Tage vorher vor Ort. Am Veranstaltungstag solltest du die Technik nochmals mindestens 60 Minuten vor Beginn testen.
Wann sollte ich die Teilnehmer an ein Netzwerktreffen erinnern?: Sende eine Erinnerung fünf bis sieben Tage vor dem Treffen mit Uhrzeit, Route und Hinweisen zur Location. Bei Änderungen am Programm oder Anreiseweg solltest du zusätzlich spätestens 24 Stunden vorher informieren.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.