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Netzwerkkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Netzwerkkonferenz steht und fällt mit guter Vorbereitung: Referenten brauchen klare Informationen, die Technik muss vor dem Einlass funktionieren und die Gästeliste darf nicht bis zum letzten Moment offenbleiben. Plane zuerst Termin, Ort und Programm und arbeite dich anschließend über Einladungen, Anmeldungen und Catering bis zum Veranstaltungstag vor. Besonders häufig fehlen HDMI-Adapter, geprüfte Präsentationen oder beschriftete Namensschilder. Diese Checkliste hilft dir, die 76 Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Technische Anforderungen sammeln

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen sammeln

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder gestalten

  • Namensschilder drucken

  • Programme ausdrucken

  • Wegweiser erstellen

  • Referenteninformationen versenden

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Catering bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Saal lüften

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Beamer anschließen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Licht einstellen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Snacks anrichten

    3 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Team einweisen

    2 Personen

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Gäste zum Saal weisen

    2 Personen

  • Eröffnung unterstützen

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

  • Mikrofone verwalten

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser und Tassen auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Diätgerichte kennzeichnen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Netzwerktische betreuen

    2 Personen

  • Abschiedsgetränke servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Buffet abräumen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 6
  • NetzwerktischeAnz. 12
  • StühleAnz. 90
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 20
  • KleiderbügelAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 3
  • LaserpointerAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • WLAN-VerstärkerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • EssgabelnAnz. 120
  • EssmesserAnz. 120
  • EsslöffelAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • Isolierte GetränkespenderAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • OfenhandschuheAnz. 4
  • LebensmittelboxenAnz. 20
  • LebensmittelabdeckungenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 12

Dekoration

  • NamenskartenständerAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • StifteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 90
  • KlemmbretterAnz. 6
  • TischnummernAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • Hintergrundbanner
  • PflanzenAnz. 8
  • GirlandenAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Referenten spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz fest. Frage gleichzeitig die technischen Anforderungen ab, damit Beamer, Leinwand, Mikrofone und Anschlüsse rechtzeitig zusammenpassen.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und frage neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche sowie Transportinformationen ab. Verschicke 7 Tage vorher eine Erinnerung und erstelle danach die endgültige Gästeliste.
  • Sammle Präsentationen spätestens 3 Tage vor Beginn ein und prüfe jede Datei auf Format, Ton und Foliengröße. Teste vor Ort Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Klicker, Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher gemeinsam.
  • Plane den Empfang so, dass Namensschilder, Programm und Wegweiser vor dem Einlass fertig sind. Richte Empfangstische, Netzwerktische und Sitzplätze ein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
  • Bestätige das Catering 3 bis 5 Tage vorher und kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig. Zähle Kaffeetassen, Wassergläser, Teller, Besteck und Servierflächen vor dem Aufbau, weil Ersatz kurz vor Beginn schwer zu beschaffen ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Netzwerkkonferenz planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Referenten, Einladungen und technische Anforderungen brauchen meist mehrere Abstimmungsrunden.
Wann sollte man die Einladungen für eine Netzwerkkonferenz verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Sende 7 Tage vorher eine Erinnerung und schließe die Gästeliste spätestens 2 bis 3 Tage vor der Konferenz.
Wie viele Tage vorher müssen Präsentationen geprüft werden?
Fordere die Präsentationen spätestens 3 Tage vor Beginn an und prüfe sie anschließend auf Dateiformat, Bild und Ton. Lege zusätzlich eine Sicherungskopie auf dem Veranstaltungs-Laptop ab.
Was muss am Tag der Netzwerkkonferenz zuerst erledigt werden?
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Baue zuerst Empfang, Technik und Wegweiser auf, teste danach die Präsentationen und stelle anschließend Catering und Getränke bereit.

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