Netzwerkkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Referenten nicht nur mündlich, sondern sammle Titel, Kurzbiografie, Präsentation und technische Anforderungen spätestens 7 Tage vor der Konferenz. So kannst du Vorträge rechtzeitig auf dem Präsentationslaptop testen.
• Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Termin und gleiche die Teilnehmerliste mit den erfassten Ernährungswünschen ab. Bestelle das Catering erst nach diesem Abgleich und plane zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein.
• Teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker gemeinsam mit den tatsächlichen Präsentationen. Lege außerdem mindestens ein passendes Ersatzkabel und einen zweiten Laptop oder USB-Stick bereit.
• Richte den Registrierungstisch vor dem Einlass vollständig ein: alphabetisch sortierte Namensschilder, ausgedruckte Teilnehmerliste und Willkommenspakete sollten mindestens 30 Minuten vor Beginn bereitliegen. So entsteht keine Schlange, wenn mehrere Gäste gleichzeitig eintreffen.
• Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Wasser nicht nur am Cateringbereich, sondern auch bei Rednertisch und Teilnehmerplätzen bereit. Rechne für das erste Konferenzstündchen mit etwa 0,5 Litern Wasser pro Person und ergänze Kaffee sowie Snacks für die Pausen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Netzwerkkonferenz organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin angefragt und etwa 4 Wochen vorher verbindlich bestätigt sein.

Wann sollte man die Einladungen zur Netzwerkkonferenz verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Eine Erinnerung 10 bis 14 Tage vor dem Termin erhöht die Zahl der verbindlichen Anmeldungen.

Wie viel Technik braucht eine Netzwerkkonferenz?

Für einen Vortragssaal brauchst du mindestens Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel und einen Präsentationsklicker. Bei größeren Gruppen kommen Funkmikrofone, Lautsprecher, Mikrofonständer und ein Mischpult hinzu; teste alles spätestens am Vortag.

Wann muss das Catering für eine Netzwerkkonferenz bestellt werden?

Reserviere das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher und bestätige die endgültige Personenzahl sowie Ernährungswünsche 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Plane bei Getränken und Snacks eine Reserve von 5 bis 10 Prozent ein.

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