Checklist para organizar una conferencia de networking
Organizar una conferencia de networking exige coordinar asistentes, ponentes, catering y equipos técnicos en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha, el programa y el lugar; después confirma a los ponentes y abre las inscripciones. Durante las semanas previas tendrás que controlar las preferencias dietéticas, recopilar presentaciones y preparar acreditaciones, tarjetas y material de bienvenida. Esta checklist te ayuda a no dejar para el último día lo que condiciona el desarrollo de la jornada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar definitivamente a los ponentes
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las inscripciones
Enviar recordatorio
Imprimir el programa
Imprimir las tarjetas con nombres
Imprimir la lista de participantes
Recopilar información de los ponentes
Recopilar las presentaciones
Probar presentaciones
2 personas
Reservar el catering
Reservar técnica
Reservar mobiliario
Clasificar acreditaciones
2 personas
Preparar el paquete de bienvenida
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Separar los productos dietéticos
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar mesas de red
2 personas
Montar la zona del escenario
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Colocar la pantalla
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Conectar el portátil de presentación
Comprobar la iluminación
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Presentar el discurso de apertura
2 personas
Anunciar al ponente
Operar la presentación
Pasar el micrófono
Preparar la pausa para el café
3 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Coordinar sesiones de networking
3 personas
Recopilar los datos de contacto
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Servir el bufé
4 personas
Señalizar el buffet para dietas especiales
Recoger la vajilla
2 personas
Moderación del panel de debate
2 personas
Recoger preguntas del público
Preparar el brindis de clausura
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Finalizar la lista de asistencia
Agradecer a los ponentes
2 personas
Anunciar la última ronda
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Almacenar el material sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Enviar las presentaciones
Compartir la lista de contactos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesas altascant. 10
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Percheroscant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Clic de presentación
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Cucharonescant. 6
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
- Cubos de hielocant. 4
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 90
- Pancartas con nombrescant. 90
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Carteles de rutacant. 8
- Tableros de corchocant. 4
- Bolígrafoscant. 100
- Bloc de notascant. 90
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Faroles de ambientecant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Reserva también con antelación la técnica y el mobiliario, porque necesitarás proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesas y sillas.
- Confirma definitivamente a los ponentes y recopila sus datos y presentaciones varios días antes. Prueba cada presentación en el portátil que se utilizará y comprueba los cables HDMI, las regletas y los alargadores.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para revisar los datos y las preferencias dietéticas. Haz una comprobación final de las inscripciones y envía un recordatorio antes de la conferencia.
- Prepara la recepción con una mesa de registro, acreditaciones clasificadas, tarjetas con nombres y la lista de participantes impresa. Deja el paquete de bienvenida listo antes de que lleguen los primeros asistentes.
- Organiza la comida y las bebidas según el número final de inscritos. Enfría las bebidas, llena las neveras portátiles y prepara aperitivos, vajilla, jarras, bandejas y pinzas antes de comenzar el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo confirmar a los ponentes de una conferencia de networking?
- Haz una primera reserva al cerrar el programa y una confirmación definitiva al menos 7 días antes. Pide entonces sus datos, necesidades técnicas y presentación para poder probarla con antelación.
- ¿Cuándo abrir las inscripciones para una conferencia de networking?
- Ábrelas entre 3 y 6 semanas antes, según el tamaño del encuentro. Revisa las inscripciones varias veces y cierra el número definitivo unos días antes para ajustar catering, acreditaciones y sillas.
- ¿Qué material técnico necesito para una conferencia de networking?
- Como mínimo, prepara proyector, pantalla, portátil de presentación, clic, cables HDMI, regletas y alargadores. Para las intervenciones, comprueba también los micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y mesa de mezclas al menos 2 horas antes.
- ¿Cuándo preparar las acreditaciones y las tarjetas con nombres?
- Imprímelas cuando la lista de participantes esté revisada, normalmente entre 1 y 3 días antes. Clasifica las acreditaciones por orden alfabético y deja la mesa de registro montada antes de la llegada de los asistentes.
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