Eine Nachhaltigkeitsfahrradtour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Nachhaltigkeitsfahrradtour entscheidet die Vorbereitung über einen sicheren und entspannten Ablauf. Lege zuerst Datum, Route sowie Start- und Endpunkt fest und prüfe anschließend Sicherheit, Genehmigungen und eine Ausweichstrecke. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerinformationen und die Einteilung von Gruppen, Streckenbegleitung, Ersthelfern und Pannenhilfe. Plane außerdem frühzeitig Verpflegung, Toiletten, Müllentsorgung und die Kommunikation für Wetteränderungen ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Start- und Endlocation bestätigen
2 Personen
3
Fahrradroute auf Sicherheit prüfen
3 Personen
4
Alternative Route ausarbeiten
2 Personen
5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
6
Versicherungsdaten prüfen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen öffnen
9
Teilnehmerinformationen veröffentlichen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Notfallkontakte sammeln
14
Gruppen einteilen
2 Personen
15
Streckenbegleiter einteilen
2 Personen
16
Ersthelfer festlegen
17
Fahrrad-Pannenhilfe festlegen
2 Personen
18
Catering reservieren
2 Personen
19
Müllentsorgung organisieren
20
Sanitäreinrichtungen vor Ort kontrollieren
21
Wettervorhersage prüfen
22
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
23
Diätwünsche an den Caterer weitergeben
24
Routenpläne drucken
2 Personen
25
Teilnehmerpaket zusammenstellen
3 Personen
26
Fahrräder und Material prüfen
3 Personen
27
Akkus und Powerbanks aufladen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Einkäufe abholen
2 Personen
30
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
31
Volunteer-Briefing vorbereiten

Event

32
Startgelände absperren
3 Personen
33
Zielgelände absperren
3 Personen
34
Partyzelte aufbauen
4 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
37
Fahrradparkplatz einrichten
3 Personen
38
Wegweiser aufstellen
4 Personen
39
Ruhebereich einrichten
3 Personen
40
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
41
Beschallungsanlage testen
2 Personen
42
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
44
Teilnehmende empfangen
4 Personen
45
Anwesenheit erfassen
3 Personen
46
Teilnehmerpakete verteilen
2 Personen
47
Fahrräder technisch prüfen
3 Personen
48
Begrüffungsbriefing geben
2 Personen
49
Fahrradgruppen starten lassen
4 Personen
50
Streckenbegleitung durchführen
8 Personen
51
Ruhebereich betreuen
3 Personen
52
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
53
Fahrradpannen unterstützen
2 Personen
54
Erste-Hilfe leisten
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Eintreffende Radfahrer registrieren
3 Personen
57
Fahrräder sicher abstellen
3 Personen
58
Snacks servieren
3 Personen
59
Mahlzeit servieren
5 Personen
60
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
61
Kurze Routenpräsentation halten
62
Abfall getrennt sammeln
2 Personen
63
Geschirr abräumen
3 Personen
64
Wegweiser einsammeln
4 Personen

Nachbereitung

65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
67
Partyzelte abbauen
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
71
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
73
Material für Fahrradpannen auffüllen
74
Routenschilder reinigen
2 Personen
75
Fundgegenstände registrieren
76
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
BarhockerAnz. 4
FahrradständerAnz. 12
TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 6
LadekabelAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Routenmaterial

WegweiserAnz. 24
WegweiserAnz. 18
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 24
SpanngurteAnz. 12
BodenankerAnz. 30
Weste für BegleitpersonenAnz. 12
RoutenpläneAnz. 75
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 12

Fahrradzubehör

FahrradpumpenAnz. 4
ReifenheberAnz. 8
ErsatzschläucheAnz. 20
KlebesetsAnz. 8
Inbusschlüssel-SätzeAnz. 4
KettenölAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
ArbeitshandschuheAnz. 8

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
KühlakkusAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 6
EinweghandschuheAnz. 50
DesinfektionstücherAnz. 3
PflasterAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierplattenAnz. 10
KüchentücherAnz. 12

Dekoration

NachhaltigkeitsbannerAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6
Wiederverwendbare WimpelkettenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 3
BlickfängerAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe die Route nicht nur auf der Karte: Fahre sie vorab ab und notiere Engstellen, schlechte Beläge, Baustellen und Stellen ohne Mobilfunk. Halte eine vollständige Alternativroute bereit, falls sich die Bedingungen ändern.
Plane die Gruppengröße so, dass niemand allein zurückbleibt. Teile Streckenbegleiter vor dem Start eindeutig zu und gib ihnen Teilnehmerlisten, Routenpläne sowie Warnwesten.
Kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherungsdaten mehrere Wochen vor dem Termin. Besonders bei Straßenquerungen, Absperrgittern oder Verkehrskegeln darf die Zuständigkeit nicht erst am Veranstaltungstag offen sein.
Sammle bei der Anmeldung Ernährungswünsche und Notfallkontakte und übermittle die Angaben rechtzeitig an das Catering. Aktualisiere die Teilnehmerliste kurz vor dem Start, damit Ersthelfer und Gruppenleitungen mit demselben Stand arbeiten.
Plane eine feste Technik- und Notfallstation am Start oder Ziel ein. Lade Mobiltelefone und Powerbanks vollständig, beschrifte Ladekabel und stelle für die Fahrrad-Pannenhilfe Pumpen, Ersatzschläuche, Reifenheber, Klebesets und Inbusschlüssel bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Nachhaltigkeitsfahrradtour planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route, Locations und Genehmigungen. Catering, freiwillige Helfer und Streckenbegleitung solltest du spätestens 3 Wochen vor dem Termin verbindlich einteilen.
Wie viele Helfer braucht eine Nachhaltigkeitsfahrradtour?: Das hängt von Teilnehmerzahl, Route und Risikostellen ab. Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung und Koordination, je Gruppe eine Streckenbegleitung sowie feste Zuständigkeiten für Erste Hilfe und Fahrradpannen ein.
Was muss man bei der Route einer Fahrradtour prüfen?: Kontrolliere Fahrbahnbelag, Kreuzungen, Steigungen, Baustellen, Abstellmöglichkeiten und die Erreichbarkeit für Notfälle. Fahre die Strecke mindestens einmal vorab ab und lege zusätzlich eine komplette Ausweichroute fest.
Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?: Sende die wichtigsten Informationen spätestens 7 Tage vor dem Start und aktualisiere sie bei Wetter- oder Routenänderungen erneut. Route, Treffpunkt, Endpunkt, Startzeit, Notfallnummer und Hinweise zur Ausrüstung sollten klar zusammengefasst sein.

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