Einen Nachbarschafts-Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Nachbarschafts-Weihnachtsmarkt gelingt, wenn du zuerst Termin, Ort und Genehmigungen klärst und erst danach Stände und Helfer einteilst. Plane den Marktbereich früh, damit Standnummern, Wege, Strom und Sitzplätze zusammenpassen. Vier bis sechs Wochen vorher sollten Standbetreiber und Freiwillige zugesagt haben. In der letzten Woche entscheidest du Einkäufe, Lagerung, Beleuchtung, Abfall und Informationen für Anwohner und Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
3
Marktplan erstellen
2 Personen
4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
5
Anmeldungen von Standbetreibern bearbeiten
6
Ernährungswünsche der Freiwilligen sammeln
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anwohner informieren
2 Personen
9
Anmeldungen von Freiwilligen bearbeiten
10
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
11
Materialreservierungen erstellen
12
Abholung des Abfalls organisieren
13
Programm auf das Infoboard setzen
14
Standnummern zuweisen
15
Anweisungen an Standbetreiber senden
16
Wettervorhersage prüfen
17
Routen- und Parkinformationen teilen
18
Vorräte und Materialien inventarisieren
2 Personen
19
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Frische Produkte abholen
2 Personen
22
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
23
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
24
Dekoration sortieren
2 Personen
25
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
26
Musik-Playlist vorbereiten
27
Kaffee- und Teestationen vorbereiten
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
30
Kassenlade und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
31
Kontaktliste ausdrucken
32
Wetterschutz bereitlegen
2 Personen
33
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
34
Gelände absperren
3 Personen
35
Partyzelte aufbauen
6 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
37
Stände nummerieren
2 Personen
38
Strom anschließen
2 Personen
39
Weihnachtsbeleuchtung aufhängen
4 Personen
40
Dekoration aufhängen
4 Personen
41
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
42
Standbetreiber empfangen
3 Personen
43
Standbetreiber zu ihrem Platz weisen
2 Personen
44
Getränke kalt stellen
3 Personen
45
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
46
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
47
Mülleimer aufstellen
2 Personen
48
Kasse und Zahlstelle testen
2 Personen
49
Freiwillige einweisen
3 Personen
50
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

51
Besucher begrüßen
3 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
53
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
59
Weihnachtsmusik abspielen
60
Lichtpunkte prüfen
61
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

62
Kasse abschließen
2 Personen
63
Standbetreiber verabschieden
3 Personen
64
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
4 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
67
Partyzelte abbauen
6 Personen
68
Weihnachtsbeleuchtung entfernen
4 Personen
69
Dekoration einpacken
3 Personen
70
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Materialien zurückbringen
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 60
StehtischeAnz. 4
TischdeckeAnz. 12
StandgewichteAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
WarmhalteschüsselnAnz. 4

Dekoration

WeihnachtsbaumAnz. 2
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtskränzeAnz. 6
TannenzweigeAnz. 10
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 10
WeihnachtstischläuferAnz. 12
NamensschilderAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteplattenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
Kartenterminal
Kassenschale

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
ZangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Prüfe außerdem, ob für Verkaufsstände, Ausschank, Musik oder die Nutzung von Wegen zusätzliche Meldungen nötig sind.
Lege den Marktplan fest, bevor du Standbetreibern Nummern zuweist. Plane breite Laufwege, einen gut sichtbaren Infopunkt und genug Abstand für das Festzelt, Tische sowie Standgewichte.
Schicke Standbetreibern spätestens 10 bis 14 Tage vorher ihre Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt und Parkhinweise. Bitte zugleich um Angaben zu Strombedarf, Kühlung und besonderen Ernährungswünschen.
Erstelle den Freiwilligenplan nicht erst am Veranstaltungstag. Teile Schichten von zwei bis drei Stunden ein und kläre vorher, wer Aufbau, Einlass, Warmgetränke, Abfall und Abbau übernimmt.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und teste Weihnachtsbeleuchtung, Lichterketten und LED-Laternen. Lege Ersatzbatterien, trockene Lagerplätze für haltbare Lebensmittel und eine gekühlte Aufbewahrung für Kühlprodukte bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Nachbarschafts-Weihnachtsmarkt planen?: Starte mindestens sechs Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Standbetreibern. Zwei Wochen vor dem Markt sollten Helferplan, Standnummern und Anreiseinformationen feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein kleiner Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens zwei Personen für Aufbau und Abbau sowie während der Öffnungszeit zwei bis drei Helfer pro Schicht ein. Für Ausschank, Infopunkt und Abfall sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein.
Wann sollte man die Anwohner informieren?: Informiere die Anwohner spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Markt. Nenne Datum, Uhrzeiten, mögliche Sperrungen, Zufahrten und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt erledigen?: Am Vortag solltest du Vorräte und Materialien inventarisieren, haltbare Lebensmittel lagern und Kühlprodukte gekühlt bereitstellen. Teste außerdem die Weihnachtsbeleuchtung und überprüfe, ob Abholung, Aufbau und Wetterplan bestätigt sind.

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