Zo organiseer je een buurtkerstmarkt
Begin niet met versiering of boodschappen, maar met datum, locatie en toestemming. Daarna leg je de indeling vast, werf je kraamhouders en bouw je een vrijwilligersrooster dat de markt de hele dag dekt. Pas wanneer je weet hoeveel kramen, bezoekers en helpers je verwacht, reserveer je marktkramen, partytenten, verlichting en servies. De laatste week draait om instructies, voorraad, weersverwachting en een duidelijke route- en parkeerinformatie voor de buurt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Vergunningen en meldingen controleren
- 3
Plattegrond van de markt maken
2 personen
- 4
Kraamhouders benaderen
2 personen
- 5
Aanmeldingen van kraamhouders verwerken
- 6
Dieetwensen van vrijwilligers verzamelen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Buurtbewoners informeren
2 personen
- 9
Aanmeldingen van vrijwilligers verwerken
- 10
Vrijwilligersrooster opstellen
2 personen
- 11
Reserveringen voor materialen maken
- 12
Reservering voor afvalinzameling maken
- 13
Programma op informatiebord zetten
- 14
Kraamnummers toewijzen
- 15
Instructies aan kraamhouders sturen
- 16
Weersverwachting controleren
- 17
Route- en parkeerinformatie delen
- 18
Voorraad en materialen inventariseren
2 personen
- 19
Boodschappenlijst afronden
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Verse producten ophalen
2 personen
- 22
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
- 23
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
- 24
Decoratie sorteren
2 personen
- 25
Kerstverlichting testen
2 personen
- 26
Muziek afspeellijst voorbereiden
- 27
Koffie- en theepunten voorbereiden
2 personen
- 28
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 29
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 30
Kassalade en wisselgeld voorbereiden
2 personen
- 31
Contactlijst afdrukken
- 32
Weersbescherming klaarleggen
2 personen
- 33
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
- 34
Terrein afzetten
3 personen
- 35
Partytenten opbouwen
6 personen
- 36
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
- 37
Kramen nummeren
2 personen
- 38
Stroom aansluiten
2 personen
- 39
Kerstverlichting ophangen
4 personen
- 40
Versiering ophangen
4 personen
- 41
Informatieborden plaatsen
2 personen
- 42
Kraamhouders ontvangen
3 personen
- 43
Kraamhouders naar hun plek wijzen
2 personen
- 44
Dranken koud zetten
3 personen
- 45
Warme dranken voorbereiden
3 personen
- 46
Hapjes op schalen leggen
3 personen
- 47
Afvalbakken plaatsen
2 personen
- 48
Kassa en betaalpunt testen
2 personen
- 49
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 50
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
Event
- 51
Bezoekers welkom heten
3 personen
- 52
Koffie en thee serveren
3 personen
- 53
Warme chocolademelk serveren
2 personen
- 54
Hapjes serveren
3 personen
- 55
Dranken bijvullen
2 personen
- 56
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
- 57
Afvalbakken legen
2 personen
- 58
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
- 59
Kerstmuziek afspelen
- 60
Lichtpunten controleren
- 61
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Nazorg
- 62
Kassa afsluiten
2 personen
- 63
Kraamhouders uitzwaaien
3 personen
- 64
Voedsel veilig verpakken
3 personen
- 65
Servies afwassen
4 personen
- 66
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 67
Partytenten afbreken
6 personen
- 68
Kerstverlichting verwijderen
4 personen
- 69
Decoratie inpakken
3 personen
- 70
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 71
Terrein schoonmaken
4 personen
- 72
Materialen terugbrengen
2 personen
- 73
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Tafelkleedaantal 12
- Kraamgewichtenaantal 24
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerbladenaantal 12
- Thermoskannenaantal 6
- Warmhoudkommenaantal 4
Decoratie
- Kerstboomaantal 2
- Kerstballenaantal 80
- Kerstkransenaantal 6
- Dennentakkenaantal 10
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstfigurenaantal 10
- Kersttafellopersaantal 12
- Naamkaartjesaantal 20
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- LED-lantaarnsaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudplatenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
- Betaalterminal
- Kassalade
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Mengkommenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Opbergboxenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel vergunningen en meldingen direct nadat datum en locatie vaststaan. Controleer ook of partytenten, kraamgewichten en kerstverlichting aan lokale veiligheidsvoorwaarden moeten voldoen; wacht hier niet mee tot de laatste week.
- Maak eerst de plattegrond en wijs daarna kraamnummers toe. Houd ruimte vrij voor looproutes, een informatiebord, afvalinzameling en een plek waar vrijwilligers zich kunnen melden.
- Geef kraamhouders uiterlijk één week vooraf hun kraamnummer, opbouwtijd, parkeerinformatie en praktische instructies. Vraag meteen welke stroom, tafelruimte of andere voorzieningen zij nodig hebben.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, met extra bezetting bij opbouw, uitgifte van koffie en opruimen. Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappenlijst afrondt, zodat je niet op de marktdag nog aparte producten moet zoeken.
- Test kerstverlichting en lichtsnoeren enkele dagen vooraf en leg reservebatterijen klaar. Controleer de weersverwachting 48 uur van tevoren en bepaal dan of je extra beschutting, gewichten of een aangepaste route nodig hebt.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een vergunning voor een buurtkerstmarkt regelen?
- Controleer de vergunning- en meldingsplicht zodra datum en locatie bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. De termijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de uitnodigingen al verstuurd zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtkerstmarkt?
- Plan minimaal 2 mensen voor opbouw, 2 voor de ontvangst en informatie, 2 voor koffie en uitgifte en 2 voor opruimen. Bij een markt van 4 tot 6 uur heb je meestal 2 of 3 wisselende shifts nodig, zodat niemand de hele dag vaststaat.
- Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een kerstmarkt?
- Benader kraamhouders ongeveer 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 3 tot 4 weken voor de markt. Zo houd je tijd over voor de plattegrond, kraamnummers en duidelijke instructies.
- Wanneer doe je de boodschappen voor een buurtkerstmarkt?
- Haal houdbare boodschappen 3 tot 5 dagen vooraf en koop verse of gekoelde producten op de dag ervoor. Controleer op de ochtend zelf of koffie, thee, servies, warmhoudkommen en thermoskannen compleet klaarstaan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!