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Musikworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur Instrumente und einen Raum. Du musst Programm, Gruppen, Lehrkräfte, Technik und Teilnehmerinformationen so abstimmen, dass am Veranstaltungstag keine Wartezeiten entstehen. Plane die Anmeldung und Ernährungswünsche früh ein und prüfe Audioausrüstung, Batterien und Musikdateien spätestens am Vortag. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum Aufbau von Tischen, Stühlen und Instrumenten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshopraum reservieren

  • Musikinstrumente reservieren

  • Workshopprogramm erstellen

    2 Personen

  • Lehrkräfte und Begleitpersonen festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Musikstücke auswählen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

    2 Personen

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Instrumente prüfen

    2 Personen

  • Batterien kontrollieren

  • Audioausrüstung testen

    2 Personen

  • Musikdateien bereitlegen

  • Präsentationen prüfen

  • Route und Beschilderung vorbereiten

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Instrumente aufstellen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Notenständer aufstellen

    2 Personen

  • Arbeitsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

  • Sichere Kabelwege schaffen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Workshop-Programm erläutern

  • Sicherheitsanweisungen geben

  • Instrumente erklären

    2 Personen

  • Aufwärmen begleiten

    2 Personen

  • Ersten Musikblock begleiten

    3 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweiten Musikblock begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmerfragen beantworten

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Gruppenprobe begleiten

    3 Personen

  • Abschlusspräsentation begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Instrumente einsammeln

    3 Personen

  • Abreise der Teilnehmer begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Audioequipment abbauen

    3 Personen

  • Instrumente reinigen

    2 Personen

  • Instrumente einpacken

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 35
  • Anmeldetisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • KeyboardAnz. 2
  • GitarrenAnz. 4
  • CajónsAnz. 6
  • Percussion-Set
  • NotenpulteAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 2
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServiertablettsAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2

Workshopmaterial

  • NotizblöckeAnz. 35
  • BleistifteAnz. 40
  • RadiergummisAnz. 20
  • NotenblätterAnz. 40
  • Whiteboard
  • Whiteboard-MarkerAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 40
  • AbdeckbandAnz. 4

Dekoration

  • RichtungsschilderAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Workshopprogramm mindestens 2 Wochen vorher fest und wähle die Musikstücke passend zur Gruppengröße und zum Niveau aus. Drucke Arbeitsblätter, Notenblätter und Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag.
  • Schließe die Anmeldungen etwa 7 Tage vor dem Workshop und erfasse dabei Ernährungswünsche, Kontaktdaten und besondere Informationen. So kannst du Gruppen einteilen, Namensschilder vorbereiten und die Teilnehmerliste rechtzeitig ausdrucken.
  • Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand spätestens am Vortag. Kontrolliere außerdem Batterien, Verlängerungskabel und die bereitgelegten Musikdateien.
  • Plane für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein: Raum öffnen, Tische und Stühle stellen, Anmeldetisch vorbereiten und Keyboard, Gitarren, Cajóns sowie Percussion aufbauen. Prüfe danach jedes Instrument einzeln und stelle Notenpulte an die vorgesehenen Plätze.
  • Vergiss die Ankunftsdetails nicht: Bereite Route und Beschilderung vor und stelle Kleiderständer, Wasserkannen, Becher und Verpflegung bereit. Prüfe das Erste-Hilfe-Material vor Beginn und lege Notizblöcke, Bleistifte und Radiergummis an jedem Arbeitsplatz aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikworkshop organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Workshopraums, der Instrumente und der Lehrkräfte. Das Programm, die Einladungen und die Anmeldung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann müssen die Teilnehmer eines Musikworkshops angemeldet sein?
Setze den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor dem Workshop. Dann bleiben dir noch einige Tage für Gruppenaufteilung, Namensschilder, Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Teilnehmerinformationen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Musikworkshop?
Plane mindestens 60 Minuten vor Beginn ein, bei umfangreicher Audioausrüstung besser 90 Minuten. In dieser Zeit stellst du Mobiliar und Instrumente auf und testest Lautsprecher, Mikrofone, Beamer und Musikdateien.
Was muss man bei einem Musikworkshop am Vortag prüfen?
Prüfe am Vortag alle Instrumente, Batterien, Kabel und die Audioausrüstung. Lege außerdem Musikdateien, Präsentationen, Arbeitsblätter, Notenblätter und die Teilnehmerunterlagen vollständig bereit.

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