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Musikfestival organisieren: So planst du den Ablauf

Ein Musikfestival braucht einen festen Ablauf, weil Künstler, Technik, Helfer und Lieferungen voneinander abhängen. Beginne mit Datum und Ort, prüfe danach Genehmigungen und halte das Programm schriftlich fest. Erst wenn Auftritte, Anmeldungen und Zuständigkeiten geklärt sind, planst du Aufbau, Verpflegung und Einlass. Plane am Veranstaltungstag mehrere Stunden für Gelände, Bühne, Strom und Soundcheck ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • 2

    Genehmigungen und Meldungen prüfen

    2 Personen

  • 3

    Künstlerprogramm festhalten

    2 Personen

  • 4

    Künstler ansprechen

    2 Personen

  • 5

    Auftritte einplanen

    2 Personen

  • 6

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 7

    Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • 8

    Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • 9

    Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • 10

    Programm veröffentlichen

    2 Personen

  • 11

    Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • 12

    Drehbuch ausdrucken

  • 13

    Wettervorhersage prüfen

  • 14

    Einkaufen gehen

    3 Personen

  • 15

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 16

    Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • 17

    Location inspizieren

    2 Personen

  • 18

    Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • 19

    Gelände absperren

    3 Personen

  • 20

    Bühnenelemente aufbauen

    4 Personen

  • 21

    Zelte aufbauen

    4 Personen

  • 22

    Beschallungsanlage aufstellen

    4 Personen

  • 23

    Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • 24

    Stromanschlüsse anschließen

    2 Personen

  • 25

    Kabel sicher abdecken

    2 Personen

  • 26

    Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • 27

    Bar einrichten

    3 Personen

  • 28

    Buffet aufbauen

    3 Personen

  • 29

    Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • 30

    Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • 31

    Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • 32

    Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • 33

    Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • 34

    Einlass-Tisch bereitstellen

    2 Personen

Event

  • 35

    Künstler empfangen

    2 Personen

  • 36

    Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • 37

    Eingang besetzen

    3 Personen

  • 38

    Besucher informieren

    2 Personen

  • 39

    Programm ankündigen

  • 40

    Ersten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • 41

    Zweiten Auftritt betreuen

    3 Personen

  • 42

    Dritten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • 43

    Vierten Auftritt begleiten

    3 Personen

  • 44

    Headliner betreuen

    4 Personen

  • 45

    DJ-Set begleiten

    3 Personen

  • 46

    Snacks servieren

    3 Personen

  • 47

    Getränke ausgeben

    3 Personen

  • 48

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 49

    Buffet auffüllen

    2 Personen

  • 50

    Abfall sammeln

    2 Personen

  • 51

    Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • 52

    Publikum zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • 53

    Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • 54

    Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • 55

    Speisen und Getränke sicher lagern

    3 Personen

  • 56

    Abfall trennen

    3 Personen

  • 57

    Gelände reinigen

    5 Personen

  • 58

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 59

    Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • 60

    Dekoration entfernen

    3 Personen

  • 61

    Zelte abbauen

    4 Personen

  • 62

    Bühne abbauen

    4 Personen

  • 63

    Tonausrüstung einpacken

    4 Personen

  • 64

    Lichtausrüstung einpacken

    3 Personen

  • 65

    Materialien zählen

    2 Personen

  • 66

    Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • StehtischeAnz. 8
  • BiertischeAnz. 10
  • BänkeAnz. 12
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 8
  • BarunterlagenAnz. 2
  • BühnenelementeAnz. 12
  • Künstler­tischAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 3
  • LichtspotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 20
  • KabelbinderAnz. 100
  • ErsatzbatterienAnz. 24
  • KühlboxenAnz. 6
  • HandlampenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

  • FestivalflaggenAnz. 12
  • BallonbögenAnz. 3
  • BühnentücherAnz. 4
  • PfeiltafelnAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 30

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • HandfegerAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • PapierhandtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Künstlerprogramm früh fest und plane jeden Auftritt mit Aufbau- und Umbauzeit. Zwischen zwei Acts sind 15 bis 30 Minuten Puffer realistischer als ein nahtloser Wechsel.
  • Prüfe Genehmigungen und Meldungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Kläre außerdem, welche Regeln für Lärm, Ausschank, Zelte und die Nutzung des Geländes gelten.
  • Teile Helfer nicht nur nach Schichten, sondern nach Aufgaben ein: Einlass, Künstlerbetreuung, Getränke, Technik und Abbau brauchen jeweils eine verantwortliche Person.
  • Baue Bühne, Zelte, Ton- und Lichtanlage am Veranstaltungstag frühzeitig auf. Plane mindestens 3 Stunden für Stromanschlüsse, Kabelkanäle, Lautsprecher, Mikrofone und einen vollständigen Soundcheck ein.
  • Bereite Getränke und haltbare Vorräte spätestens am Vortag vor und kühle die Getränke rechtzeitig. Prüfe die Wettervorhersage 48 und 6 Stunden vorher, damit Zelte, Sitzplätze und Kabelschutz angepasst werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Genehmigungen, Künstler und ein geeigneter Ort sollten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musikfestivals?
Für Bühne, Zelte, Ton, Licht, Strom und Kabelschutz solltest du mindestens 3 Stunden einplanen. Bei mehreren Bühnen oder komplizierter Technik sind 6 bis 8 Stunden realistischer.
Wann sollte man das Programm eines Musikfestivals veröffentlichen?
Veröffentliche das Programm etwa 2 bis 4 Wochen vorher, sobald Auftrittszeiten und Künstler bestätigt sind. So können sich Gäste anmelden und du kannst Ernährungswünsche sowie Reservierungen rechtzeitig bearbeiten.
Wie viel Getränke braucht man für ein Musikfestival?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 bis 2 Getränken je weiterer Stunde. Halte zusätzlich alkoholfreie Optionen bereit und kühle die Getränke spätestens am Vortag.

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