Cómo organizar un festival de música sin perder el control
Organizar un festival de música empieza mucho antes de montar el escenario. Primero fija la fecha y el lugar, revisa permisos y confirma el programa de artistas; después conviertes ese plan en horarios, inscripciones, compras y turnos. El día del festival, el orden de montaje importa: carpas y escenario, electricidad, sonido, iluminación y cables seguros. Esta guía te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde, desde las entregas hasta las bebidas frías y el plan de trabajo impreso.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
- 3
Confirmar el programa de artistas
2 personas
- 4
Contactar con los artistas
2 personas
- 5
Planificar las actuaciones
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
- 9
Hacer reservas
2 personas
- 10
Publicar el programa
2 personas
- 11
Asignar voluntarios
2 personas
- 12
Imprimir el plan de trabajo
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Hacer la compra
3 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 17
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 18
Recibir las entregas
2 personas
- 19
Cerrar el recinto
3 personas
- 20
Montar las partes del escenario
4 personas
- 21
Montar las carpas
4 personas
- 22
Instalar el sistema de sonido
4 personas
- 23
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 24
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
- 25
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar la barra
3 personas
- 28
Montar el buffet
3 personas
- 29
Preparar aperitivos
4 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Colocar los paneles informativos
2 personas
- 32
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 33
Comprobar los baños
2 personas
- 34
Preparar la mesa de acceso
2 personas
Evento
- 35
Recibir a los artistas
2 personas
- 36
Hacer la prueba de sonido
4 personas
- 37
Atender la entrada
3 personas
- 38
Informar a los visitantes
2 personas
- 39
Anunciar el programa
- 40
Acompañar la primera actuación
3 personas
- 41
Acompañar la segunda actuación
3 personas
- 42
Acompañar la tercera actuación
3 personas
- 43
Acompañar la cuarta actuación
3 personas
- 44
Acompañar al acto principal
4 personas
- 45
Dirigir la sesión de DJ
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Repartir bebidas
3 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Reponer el bufé
2 personas
- 50
Recoger la basura
2 personas
- 51
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
- 52
Guiar al público hacia la salida
2 personas
- 53
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 54
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 55
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
- 56
Clasificar residuos
3 personas
- 57
Limpiar el recinto
5 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Retirar la decoración
3 personas
- 61
Desmontar las tiendas
4 personas
- 62
Desmontar el escenario
4 personas
- 63
Empaquetar el equipo de sonido
4 personas
- 64
Empaquetar el equipo de iluminación
3 personas
- 65
Contar los materiales
2 personas
- 66
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas altascant. 8
- Mesas de cervezacant. 10
- Bancoscant. 12
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Bandejas de barcant. 2
- Piezas de escenariocant. 12
- Mesa para artistascant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Copas de vinocant. 60
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Equipo
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces de monitorcant. 3
- Focoscant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Canaletas para cablescant. 20
- Bridascant. 100
- Baterías de repuestocant. 24
- Neveras portátilescant. 6
- Linternas de manocant. 6
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 8
- Lámparas de obracant. 4
- Linternascant. 6
Decoración
- Banderas del festivalcant. 12
- Arcos de globoscant. 3
- Telones de escenariocant. 4
- Paneles de flechascant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 30
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Neverascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Cucharonescant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Escobas de manocant. 4
- Recogedores de basuracant. 4
- Cuboscant. 6
- Fregonascant. 6
- Esponjascant. 12
- Cepillos para fregarcant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Toallas de papelcant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de anunciar el festival. Deja varias semanas de margen para comprobar notificaciones, condiciones del recinto y posibles restricciones de sonido o electricidad.
- Confirma a cada artista por escrito y publica el programa solo cuando los horarios estén cerrados. Prepara una mesa exclusiva para artistas y entrega a cada responsable un horario con llegada, prueba de sonido y actuación.
- Calcula la asistencia con las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer reservas y compras. Enfría las bebidas el día anterior y utiliza neveras portátiles para mantener una parte disponible durante el montaje.
- Asigna voluntarios por zonas y turnos, no solo por tarea. Imprime el plan de trabajo y entrega una copia a cada responsable; así nadie tiene que buscar el programa en el móvil cuando llegan las entregas o cambia el tiempo.
- Monta primero carpas, escenario y puntos de electricidad; después instala sonido e iluminación. Cubre todos los cables con canaletas, fija las conexiones con bridas y comprueba micrófonos, monitores, focos y baterías antes de abrir el recinto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?
- Empieza como mínimo con 8 a 12 semanas de antelación. Ese margen permite confirmar el lugar, tramitar permisos, cerrar artistas, publicar el programa y organizar voluntarios, compras y entregas.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de un festival?
- Confírmalos por escrito al menos 6 semanas antes y cierra el orden de actuaciones unas 3 o 4 semanas antes. Envía entonces el horario definitivo y reserva tiempo para las pruebas de sonido.
- ¿Cuándo se monta el sonido y la iluminación?
- Haz el montaje el mismo día con varias horas de margen: primero escenario y electricidad, después sonido e iluminación. Reserva al menos 60 minutos para probar la mesa de mezclas, micrófonos, monitores, focos y conexiones.
- ¿Cuándo hay que comprar y enfriar las bebidas?
- Compra las bebidas y los productos no perecederos entre 1 y 2 días antes. Enfría las bebidas el día anterior y deja una nevera separada para reposición durante el montaje y las actuaciones.
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