Eine Musicalaufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Musicalaufführung greifen Bühne, Cast, Technik, Publikum und Bewirtung ineinander. Beginne deshalb mit Aufführungsort und Termin, bevor du Proben, Tickets oder Catering planst. Danach legst du Verantwortlichkeiten fest und arbeitest dich vom Probenplan über Genehmigungen bis zur technischen Probe vor. Besonders oft werden Mikrofone, Programmhefte, Garderobe und die Betreuung am Eingang zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Aufführung und Saal festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Vorstellungsdatum bestätigen
2 Personen
4
Probenplan erstellen
2 Personen
5
Cast und Crew festlegen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
11
Technik reservieren
2 Personen
12
Programm erstellen
2 Personen
13
Programmhefte gestalten
14
Programmhefte drucken
2 Personen
15
Dekor und Requisiten überprüfen
3 Personen
16
Kostüme prüfen
3 Personen
17
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
18
Beschallungskonzept ausarbeiten
2 Personen
19
Publikumsbetreuer einteilen
20
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
21
Parkinformationen versenden
22
Technische Probe planen
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Kostüme bügeln
2 Personen
26
Requisiten bereitstellen
3 Personen

Event

27
Location öffnen
2 Personen
28
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
29
Saalboden kontrollieren
2 Personen
30
Bühne aufbauen
5 Personen
31
Dekor aufbauen
5 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Eingangstresen einrichten
2 Personen
34
Garderobe einrichten
2 Personen
35
Licht installieren
3 Personen
36
Soundanlage installieren
3 Personen
37
Mikrofone testen
2 Personen
38
Lichtmodi testen
2 Personen
39
Musikwiedergabe testen
2 Personen
40
Catering vorbereiten
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
43
Snacks vorbereiten
3 Personen
44
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
45
Kostüme bereitlegen
3 Personen
46
Requisiten pro Szene bereitstellen
3 Personen
47
Cast-Briefing durchführen
2 Personen
48
Technische Generalprobe durchführen
8 Personen
49
Publikum empfangen
4 Personen
50
Karten kontrollieren
2 Personen
51
Garderobe verwalten
2 Personen
52
Programme ausgeben
2 Personen
53
Aufführung begleiten
6 Personen
54
Pausengetränke servieren
5 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Snacks servieren
4 Personen
57
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
58
Applausmoment begleiten
2 Personen
59
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
60
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
61
Castfoto machen
2 Personen
62
Cast und Crew essen lassen
3 Personen
63
Abendvorstellung vorbereiten
6 Personen
64
Abendpublikum empfangen
4 Personen
65
Abendvorstellung begleiten
6 Personen
66
Abendpause organisieren
5 Personen
67
Letzte Zuschauer begleiten
4 Personen

Nachbereitung

68
Kasse abschließen
2 Personen
69
Umkleidekabinen leerräumen
3 Personen
70
Requisiten sammeln
3 Personen
71
Deko abbauen
5 Personen
72
Bühne abbauen
5 Personen
73
Lichttechnik abbauen
3 Personen
74
Tonanlage abbauen
3 Personen
75
Geschirr abwaschen
3 Personen
76
Abfall sammeln
3 Personen
77
Saal reinigen
4 Personen
78
Toiletten reinigen
2 Personen
79
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
80
Vorrat verpacken
2 Personen
81
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
82
Gemietete Technik zurückgeben
2 Personen
83
Fundgegenstände aufbewahren
84
Locationschlüssel abgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
PublikumssitzeAnz. 220
KlappischeAnz. 10
UmkleidestühleAnz. 30
KleiderständerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
Eingangsbereich
BarhockerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 250
WeingläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 220
KaffeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
WasserkannenAnz. 12
KaraffeAnz. 4

Dekoration

TheatervorhängeAnz. 2
HintergrundtücherAnz. 4
DekorplattenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
Roter Teppich
WegweiserAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 250
GarderobennummernAnz. 250
NamensschilderAnz. 40

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
AudiokabelAnz. 12
Laptop
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 10
LED-FrontscheinwerferAnz. 6
Lichtpult
LichtstativeAnz. 6
KabelbrückenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Saal und Termin zuerst verbindlich fest und prüfe direkt, welche Genehmigungen gelten. Plane außerdem genügend Zeit für Aufbau, Soundcheck und den Einlass ein – nicht nur für die Spielzeit.
Erstelle den Probenplan rückwärts vom Aufführungstermin. Setze die technische Probe spätestens einige Tage vorher an und reserviere einen vollständigen Durchlauf mit Kostümen und Requisiten.
Starte den Ticketverkauf erst, wenn Sitzplätze, Einlass und Anmeldungen geklärt sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Aufführung, damit das Catering reagieren kann.
Prüfe die Technik nicht nur auf Vollständigkeit: Für Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und Mischpult braucht ihr einen festen Verantwortlichen und einen Test vor dem Publikumseinlass.
Bereite den Eingangsbereich am Vortag vor. Wegweiser, Garderobennummern, Namensschilder und Programmhefte werden häufig vergessen, obwohl sie am Veranstaltungstag kaum noch nebenbei organisiert werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Musicalaufführung organisieren?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Saal, Termin und Genehmigungen. Probenplan, Cast, Technik und Ticketverkauf sollten spätestens sechs bis acht Wochen vor der Aufführung feststehen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Musical starten?: Öffne den Ticketverkauf, sobald Termin, Saalkapazität und Sitzordnung bestätigt sind – meist sechs bis acht Wochen vor der Aufführung. Beende die Anmeldephase einige Tage vor dem Termin, damit Plätze und Catering planbar bleiben.
Wie viele Proben braucht eine Musicalaufführung?: Plane neben den regulären Proben mindestens eine vollständige Bühnenprobe und eine technische Probe ein. Die technische Probe sollte spätestens zwei bis drei Tage vor der Aufführung stattfinden und Licht, Beschallung, Mikrofone sowie Umbauten abdecken.
Wann muss das Catering für eine Musicalaufführung bestellt werden?: Reserviere das Catering etwa drei bis vier Wochen vorher und melde die endgültige Personenzahl spätestens sieben Tage vor der Aufführung. Getränkemengen und besondere Ernährungswünsche solltest du nach dem Anmeldeschluss noch einmal abgleichen.

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