Cómo organizar un espectáculo musical paso a paso

Organizar un espectáculo musical empieza mucho antes de abrir la venta de entradas. Primero necesitas cerrar la sala, la fecha y los permisos; después puedes ordenar ensayos, reparto, técnica y atención al público. La producción se complica cuando sonido, iluminación, vestuario y catering se dejan para la última semana. Este plan reúne el trabajo en una secuencia práctica para que llegues a la función con el equipo, los programas y la información del público preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Captar el espectáculo y la sala
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Confirmar la fecha de la función
2 personas
4
Hacer el horario de ensayos
2 personas
5
Asignar elenco y equipo
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir la venta de entradas
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
11
Reservar técnica
2 personas
12
Elaborar el programa
2 personas
13
Diseñar los programas
14
Imprimir folletos del programa
2 personas
15
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
16
Comprobar los disfraces
3 personas
17
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
18
Elaborar el plan de sonido
2 personas
19
Asignar acomodadores de público
20
Registrar contacto de primeros auxilios
21
Enviar la información de aparcamiento
22
Planificar el ensayo técnico
2 personas
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Planchar trajes
2 personas
26
Preparar los accesorios
3 personas

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
29
Comprobar el suelo del salón
2 personas
30
Montar el escenario
5 personas
31
Montar la decoración
5 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Montar el mostrador de entrada
2 personas
34
Montar el guardarropa
2 personas
35
Instalar la iluminación
3 personas
36
Instalar sonido
3 personas
37
Probar los micrófonos
2 personas
38
Probar los modos de iluminación
2 personas
39
Probar la reproducción de música
2 personas
40
Preparar el catering
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Preparar aperitivos
3 personas
44
Preparar los vestuarios
2 personas
45
Preparar los disfraces
3 personas
46
Preparar el atrezzo por escena
3 personas
47
Realizar la reunión informativa del elenco
2 personas
48
Realizar el ensayo técnico
8 personas
49
Recibir al público
4 personas
50
Comprobar los mapas
2 personas
51
Gestionar el guardarropa
2 personas
52
Repartir programas
2 personas
53
Coordinar la presentación
6 personas
54
Servir bebidas del descanso
5 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Servir aperitivos
4 personas
57
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
58
Coordinar el momento de aplausos
2 personas
59
Guiar al público hacia la salida
4 personas
60
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
61
Hacer foto del elenco
2 personas
62
Dar de comer al reparto y al equipo
3 personas
63
Preparar la función de la noche
6 personas
64
Recibir al público de la noche
4 personas
65
Coordinar la función de la noche
6 personas
66
Gestionar la pausa de la tarde
5 personas
67
Guiar al último público
4 personas

Seguimiento

68
Cerrar la caja
2 personas
69
Vaciar los vestuarios
3 personas
70
Reunir los accesorios
3 personas
71
Desmontar la decoración
5 personas
72
Desmontar el escenario
5 personas
73
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
74
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
75
Lavar la vajilla
3 personas
76
Recoger la basura
3 personas
77
Limpiar la sala
4 personas
78
Limpiar los baños
2 personas
79
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
80
Empaquetar el inventario
2 personas
81
Devolver el material prestado
2 personas
82
Devolver el equipo alquilado
2 personas
83
Guardar los objetos perdidos
84
Entregar las llaves del lugar

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Asientos para el públicocant. 220
Mesas plegablescant. 10
Sillas del vestuariocant. 30
Percheroscant. 8
Percheroscant. 4
Mostrador de entrada
Taburetes de barcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 250
Copas de vinocant. 120
Platos de postrecant. 220
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 12
Jarracant. 4

Decoración

Cortinas de teatrocant. 2
Telones de fondocant. 4
Paneles decorativoscant. 8
Mantelescant. 10
Alfombra roja
Carteles direccionalescant. 12
Programascant. 250
Números de guardarropacant. 250
Tarjetas de nombrecant. 40

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 8
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 12
Portátil
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos de teatrocant. 10
Faros LED frontalescant. 6
Mesa de luces
Trípodes de iluminacióncant. 6
Puentes de cablecant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 20
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala, la fecha y los permisos antes de fijar ensayos o publicar entradas. Reserva también la técnica con varias semanas de margen: micrófonos, soportes, altavoces y mesa de mezclas deben probarse en el espacio real.
Haz el calendario de ensayos separando los ensayos artísticos del ensayo técnico. Programa este último como una sesión propia para ajustar sonido, iluminación, entradas, telones y cambios de escenario sin público.
Abre la venta de entradas solo cuando tengas confirmados aforo, horarios y responsables de acceso. Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering al menos 7 días antes.
Prepara el recorrido del público con antelación: mostrador de entrada, acomodadores, guardarropa, carteles direccionales y números de guardarropa. Envía la información de aparcamiento entre 3 y 5 días antes para reducir preguntas el mismo día.
Haz una revisión física 24 horas antes. Comprueba atrezo, disfraces, piezas y escaleras del escenario, programas impresos, vajilla y ropa planchada; lo que falta en esta revisión suele ser difícil de conseguir cuando ya ha llegado el elenco.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo musical?: Empieza al menos 8 semanas antes de la función. Así puedes cerrar sala y permisos, formar el equipo, planificar ensayos, reservar técnica y abrir la venta de entradas sin concentrar todo en los últimos días.
¿Cuándo se debe hacer el ensayo técnico?: Programa el ensayo técnico entre 24 y 72 horas antes de la función, con el equipo de sonido e iluminación disponible. Reserva varias horas para probar micrófonos, altavoces, mezclas, cambios de escena y entradas del elenco.
¿Cuándo abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando la fecha, la sala, el aforo y el horario estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Evita vender antes de tener clara la información de acceso y aparcamiento.
¿Cuándo encargar el catering y preguntar por dietas?: Recoge las preferencias dietéticas al menos 10 días antes y confirma el número final con el catering 7 días antes. Añade margen para preparar bebidas, platos, vasos, copas y servicio sin interferir con los ensayos.

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