Museumsnacht organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Eine Museumsnacht braucht mehr als ein gutes Programm: Öffnungszeiten, Führungen, Workshops und Besucherwege müssen zusammenpassen. Plane zuerst Räume, Personal und Anmeldungen und kläre danach Technik, Beschilderung und Verpflegung. Besonders häufig werden Besucherinformationen, Garderobenständer und Stromanschlüsse zu spät organisiert. Diese Checkliste führt dich von den ersten Festlegungen bis zur Vorbereitung am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Programm und Führungen festlegen
3 Personen
Führer und Workshopleiter buchen
2 Personen
Reservierungen für Publikumsräume vornehmen
2 Personen
Reservierung für Garderobenständer vornehmen
Anmeldeformular für Besucher öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beiträge veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherinformationen versenden
Programmhefte drucken lassen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Führungstexte prüfen
2 Personen
Workshop-Materialien zusammenstellen
2 Personen
Route durch das Museum festlegen
2 Personen
Pläne für Besucher erstellen
Informationen zur Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Pressemitteilung versenden
Stromanschlüsse und Kabelwege prüfen
2 Personen
Beleuchtung für Publikumsbereiche testen
2 Personen
Drucksachen und Materialien inventarisieren
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Workshoptische aufstellen
3 Personen
Teambriefing vorbereiten
Eingang und Besucherempfang einrichten
3 Personen
Garderobe einrichten
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Workshopmaterial auslegen
3 Personen
Buffets und Getränkepunkte einrichten
4 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Materialien für die Führung bereitlegen
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
Publikumsbereiche reinigen
4 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen

Event

Mitarbeitende empfangen
2 Personen
Teambriefing geben
2 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Tickets und Anmeldungen prüfen
3 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe besetzen
3 Personen
Erste Führung begleiten
2 Personen
Kreativen Workshop begleiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Arbeitsflächen sauber halten
2 Personen
Zweite Führung begleiten
2 Personen
Vortrag begleiten
2 Personen
Besucherströme lenken
3 Personen
Dritte Führung begleiten
2 Personen
Abendprogramm ankündigen
Interaktive Aktivität begleiten
3 Personen
Die vierte Führung begleiten
2 Personen
Letzte Häppchenrunde servieren
3 Personen
Getränkevorräte auffüllen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
3 Personen
Eingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Buffets abräumen
4 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Workshopmaterialien aufräumen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Garderobe abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Publikumsbereiche reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Ort für die Endrunde prüfen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 4
WorkshoptischeAnz. 8
StühleAnz. 80
GarderobenständerAnz. 4
StehtischeAnz. 8
HockerAnz. 16

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PräsentationsbildschirmeAnz. 2
LaptopsAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
KühlelementeAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
KunstpflanzenAnz. 10
FotowändeAnz. 2
Dekorative RahmenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-TischlampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 8

Drucksachen

ProgrammhefteAnz. 350
PläneAnz. 350
NamensschilderAnz. 120
GarderobennummernAnz. 200
WegweiserAnz. 30
Workshop-AnweisungenAnz. 20

Registrierung

Check-in-TabletsAnz. 3
TischaufstellerAnz. 12
BadgehalterAnz. 120
StifteAnz. 30
Kassenschale

Workshopmaterial

LeinwändeAnz. 80
Aquarellfarben-SetsAnz. 20
PinselAnz. 80
BleistifteAnz. 100
BuntstifteAnz. 20
ZeichenpapierAnz. 500
SchürzenAnz. 30
Plastik-TischschonerAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 30
ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbänderAnz. 6
Rutschfeste MattenAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Öffnungszeiten und das Programm fest, bevor du Führer oder Workshopleiter buchst. Plane pro Führung zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Wege und Gruppenwechsel ein.
Öffne das Anmeldeformular früh genug und frage Ernährungswünsche direkt ab. Verschicke die Besucherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Museumsnacht, damit Anreise, Route und Barrierefreiheit bekannt sind.
Prüfe die Route durch das Museum mit einer vollständigen Besuchergruppe. Rechne an Engstellen mit mindestens 10 Minuten Puffer und erstelle für jede Station einen verständlichen Plan.
Teste Beleuchtung, Präsentationsbildschirme, Funkmikrofone und Kabelwege mindestens 24 Stunden vorher. Markiere Verlängerungskabel und Stromanschlüsse, damit keine Stolperstellen in Publikumsbereichen entstehen.
Bereite Getränke und Snacks erst kurz vor dem Einlass sichtbar vor, aber stelle Gläser, Karaffen, Teller und Servierzangen vorher bereit. Plane bei längeren Öffnungszeiten eine zweite Auffüllrunde und einen festen Ort für gekühlte Getränke ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Museumsnacht planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und Programm. Führer, Workshopleiter und Publikumsräume sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin gebucht sein.
Wann sollten die Einladungen für eine Museumsnacht verschickt werden?: Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und veröffentliche Social-Media-Beiträge gestaffelt. Eine Erinnerungsnachricht mit Besucherinfos sollte 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung folgen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Museumsnacht?: Plane mindestens 4 Stunden für Empfang, Garderobe, Workshop- und Buffetbereiche ein. Technik, Beleuchtung und Kabelwege sollten zusätzlich spätestens 24 Stunden vorher getestet werden.
Wie viele Getränke braucht man für eine Museumsnacht?: Rechne bei einer Veranstaltung von etwa 3 Stunden mit 2 bis 3 Getränken pro Person, davon mindestens eine Portion Wasser. Für Helfer und das Team solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve einplanen.

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