Checkliste für eine gut vorbereitete Museumsführung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Museumstermin und Führung möglichst mehrere Wochen vorher. Kläre dabei auch Dauer, Treffpunkt, Gruppengröße und den direkten Kontakt für den Veranstaltungstag.
• Verschicke die Einladungen frühzeitig und setze eine Anmeldefrist etwa 7 bis 10 Tage vor der Führung. Erfasse mit der Anmeldung auch Ernährungswünsche und besondere Mobilitätsanforderungen.
• Erstelle aus den Anmeldungen eine Besucher- und Teilnehmerliste und sende anschließend eine Bestätigung. Prüfe Namen, E-Mail-Adressen und die Zahl der gebuchten Plätze spätestens 2 bis 3 Tage vorher.
• Drucke Programmhefte, Namensschilder und Route mindestens am Vortag. Lege zusätzlich Pfeilaufkleber, Kugelschreiber und einen Lageplan für den Weg zum Empfang bereit.
• Richte den Empfang 30 bis 45 Minuten vor Beginn ein. Stelle Empfangstresen, Namensschilder, Besucherlisten, Getränke und Präsentationsmaterial bereit und teste Mikrofon, Lautsprecher sowie Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gruppe.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Museumsführung buchen?

Buche die Führung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem gewünschten Termin. Bei größeren Gruppen oder festen Zeitfenstern solltest du mindestens 8 Wochen vorher beim Museum anfragen.

Wann sollte man die Einladungen für eine Museumsführung verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Führung. Setze die Anmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit du Catering und Teilnehmerliste rechtzeitig anpassen kannst.

Wie viel Zeit braucht der Empfang vor einer Museumsführung?

Plane 30 bis 45 Minuten für den Aufbau und die Anmeldung ein. Bei mehr als 20 Teilnehmenden sind zwei Personen am Empfang sinnvoll, damit Namensschilder und Besucherlisten nicht zum Engpass werden.

Wann sollte man Catering und Getränke für eine Museumsführung vorbereiten?

Kontrolliere die Cateringmengen 2 bis 3 Tage vorher und hole frische Speisen möglichst am Veranstaltungstag ab. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor dem Empfang gekühlt werden, damit sie rechtzeitig servierbereit sind.

Ähnliche Pläne

• Alumni-Event organisieren: die praktische Checkliste
• Was du für ein Alumni-Event brauchst
• Alumni-Event organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Empfang
• Arbeitskonferenz organisieren: die vollständige Checkliste