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Museumsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Museumsabend verbindet Führungen, Programm und Empfang – deshalb müssen Ablauf und Räume früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Säle und Programm fest, bevor du Referenten, Künstler oder Führungen buchst. Danach folgen Genehmigungen, Einladungen und Anmeldungen; in der letzten Woche prüfst du Routen, Führungstexte, Technik und Catering. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Beschilderung, Getränke und Snacks ein. Die Checkliste führt dich durch alle 71 Aufgaben und 66 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Museumssäle auswählen

    2 Personen

  • Führungen planen

    2 Personen

  • Referenten und Künstler buchen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Einladung gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerlisten aktualisieren

  • Programm veröffentlichen

  • Erinnerung senden

  • Catering bestätigen

  • Führungstexte prüfen

    2 Personen

  • Kunstwerke und Routen überprüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme drucken

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Räume inspizieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration anbringen

    2 Personen

  • Lichtpunkte einstellen

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Materialien für die Führung bereitlegen

    2 Personen

  • Kunstworkshop vorbereiten

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

  • Briefing für Publikumsbetreuer geben

    4 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Erste Führung begleiten

    2 Personen

  • Zweite Führung begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kunstworkshop anleiten

    3 Personen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Dritte Führung begleiten

    2 Personen

  • Ton- und Lichtprogramm bedienen

  • Besucherströme lenken

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Verabschiedung und Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abschlusskontrolle der Besucherbereiche

    2 Personen

  • Buffet abräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • Empfangstresen
  • HockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • TortenplattenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • OfenhandschuheAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 12

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • USB-StickAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • StimmungsleuchtenAnz. 10
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

  • KunstpflanzenAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 4
  • BilderrahmenAnz. 10
  • KlebehakenAnz. 30
  • TischdekorationenAnz. 8

Papierwaren

  • ProgrammflyerAnz. 120
  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • NotizblöckeAnz. 20
  • A4-PräsentationsmappenAnz. 10

Workshopmaterial

  • ZeichenpapierAnz. 150
  • LeinwändeAnz. 40
  • AcrylfarbsetsAnz. 10
  • PinselsetsAnz. 20
  • WasserbecherAnz. 20
  • SchürzenAnz. 40
  • BleistifteAnz. 50
  • BuntstiftsetsAnz. 10
  • RadiergummisAnz. 30
  • BleistiftspitzerAnz. 10
  • TischfolieAnz. 8

Sicherheit

  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und die genutzten Museumssäle zuerst fest. Erst danach lassen sich Führungen, Referenten, Künstler und Reservierungen zuverlässig koordinieren.
  • Öffne das Online-Anmeldeformular früh und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend. Ernährungswünsche solltest du spätestens vor der Catering-Bestätigung erfassen.
  • Prüfe eine Woche vor dem Museumsabend alle Kunstwerke und Routen sowie die Führungstexte. So fallen gesperrte Bereiche oder unklare Übergänge nicht erst während der Führung auf.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon mit Mikrofonständer mindestens am Vortag. Kontrolliere dabei auch die Verlängerungskabel und die Stromwege in den Sälen.
  • Bereite Empfang und Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag vor: Namensschilder, Programme und Beschilderung vorher drucken, Getränke kühlen und Geschirr, Kaffeemaschinen sowie Serviermaterial gesammelt bereitstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Museumsabend planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Sälen und Genehmigungen. Buchungen für Führungen, Referenten und Künstler sollten innerhalb der ersten 2 bis 3 Wochen stehen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Museumsabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig das Online-Anmeldeformular. Eine Erinnerung 7 bis 10 Tage vorher hilft, die Teilnehmerzahl zu aktualisieren.
Was muss man für die Technik bei einem Museumsabend prüfen?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, tragbare Lautsprecher und Mikrofon mindestens 24 Stunden vorher im vorgesehenen Raum. Plane zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag für einen kurzen Funktionstest ein.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Tag des Museumsabends?
Rechne mindestens 2 bis 3 Stunden für Empfangstresen, Sitzmöbel, Beschilderung, Namensschilder, Getränke und Snacks ein. Der Techniktest sollte vor dem Eintreffen der Gäste abgeschlossen sein.

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