Einen multikulturellen Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren
Bei einem multikulturellen Weihnachtsmarkt laufen Marktstände, Essensausgabe, Kulturprogramm und Besucherströme gleichzeitig. Beginne deshalb nicht mit Dekoration oder Einkauf, sondern mit Datum, Ort, Genehmigungen und einem maßstabsgetreuen Lageplan. Danach folgen Standbetreiber, Anmeldungen, Strom, Toiletten, Abfall und Helfer. Plane die Verpflegung anhand bestätigter Ernährungswünsche und prüfe in der letzten Woche Wetter, Bestand und Kühlung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen beantragen
- 3
Marktaufteilung zeichnen
2 Personen
- 4
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 5
Standbetreiber anmelden
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
- 10
Strom reservieren
- 11
Abfallentsorgung reservieren
- 12
Toiletten reservieren
- 13
Cateringmenü festlegen
3 Personen
- 14
Allergiekarte erstellen
2 Personen
- 15
Freiwillige anmelden
2 Personen
- 16
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 17
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
- 18
Preisliste erstellen
2 Personen
- 19
Armbänder und Gutscheine zählen
2 Personen
- 20
Standbetreiber informieren
2 Personen
- 21
Wettervorhersage prüfen
- 22
Bestand prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 26
Dekoration sortieren
2 Personen
- 27
Kassenwechselgeld bereitlegen
2 Personen
- 28
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
- 29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 30
Standtische aufstellen
4 Personen
- 31
Stühle aufstellen
3 Personen
- 32
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
- 33
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 35
Essensstände einrichten
6 Personen
- 36
Getränkepunkt einrichten
3 Personen
- 37
Buffet aufbauen
4 Personen
- 38
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
- 39
Allergenkarten auslegen
2 Personen
- 40
Kasse einrichten
2 Personen
- 41
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
- 42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 44
Ton testen
2 Personen
- 45
Standbetreiber empfangen
3 Personen
- 46
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Event
- 47
Besucher begrüßen
3 Personen
- 48
Informationen verteilen
2 Personen
- 49
Kasse betreuen
2 Personen
- 50
Essen servieren
6 Personen
- 51
Getränke servieren
3 Personen
- 52
Warme Gerichte nachfüllen
4 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 55
Tische sauber halten
3 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 58
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
- 59
Musik organisieren
- 60
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 61
Sicherheitsrundgang durchführen
2 Personen
- 62
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Kasse abschließen
2 Personen
- 64
Essen und Getränke abschließen
4 Personen
- 65
Geschirr sammeln
4 Personen
- 66
Abfall sammeln
4 Personen
- 67
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
- 68
Zelte und Dekoration abbauen
6 Personen
- 69
Location reinigen
5 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 72
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 74
Fundgegenstände registrieren
- 75
Kaution und Schlüssel abwickeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 6
- MarktstandtischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- BuffetischeAnz. 4
- Kassatisch
- UmkleideschirmAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 180
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
- Wiederverwendbare BecherAnz. 240
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 20
- ServierplattenAnz. 20
- SuppenkellenAnz. 30
Küche
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- SuppenkesselAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 8
- AluminiumschalenAnz. 40
- ServierzangenAnz. 12
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- InduktionskochplattenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelmattenAnz. 10
- Kassen-Tablet
- KartenterminalAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 8
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 20
- WimpelkettenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 30
- PreislisteAnz. 20
- AllergenkartenAnz. 20
- WegweiserAnz. 8
- KreidetafelnAnz. 12
Catering
- KassierboxenAnz. 2
- VerzehrbonsAnz. 1000
- ArmbänderAnz. 250
- ServiettenAnz. 500
- PapiersnackschalenAnz. 300
- Papp-SuppentassenAnz. 150
- HolzpickerAnz. 500
- Wiederverwendbare StrohhalmeAnz. 100
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und beantrage die nötigen Genehmigungen unmittelbar danach. Ohne diese Grundlage lassen sich Strom, Toiletten und Abfallentsorgung nicht zuverlässig reservieren.
- Zeichne die Marktaufteilung mit Laufwegen, Eingängen, Ausgängen und Rettungswegen. Weise jedem Stand einen festen Platz zu und bestätige die Standaufteilung spätestens 7 Tage vor dem Markt.
- Erfasse bei jeder Anmeldung neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche und Allergien. Erstelle daraus eine gut sichtbare Allergiekarte und lege das Cateringmenü mindestens 10 Tage vorher fest.
- Plane Helfer in Schichten von 3 bis 4 Stunden und besetze Einlass, Kasse, Essensausgabe, Aufbau und Abbau getrennt. Zähle Armbänder und Gutscheine vor dem Einsatz zweimal, damit am Veranstaltungstag nichts nachgedruckt werden muss.
- Prüfe 2 bis 3 Tage vorher die Wettervorhersage und den Bestand. Kühlschränke, Kühlboxen, Thermoskannen und Warmhaltebehälter müssen vor Beginn einsatzbereit sein; Getränke gehören rechtzeitig zum Kühlen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen multikulturellen Weihnachtsmarkt anmelden?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Genehmigungen und Reservierungen. Standbetreiber sollten spätestens 6 Wochen vorher kontaktiert und verbindlich angemeldet werden.
- Wie viele Helfer braucht ein multikultureller Weihnachtsmarkt?
- Plane pro Schicht mindestens eine Person für Einlass oder Kasse, zwei für die Essensausgabe, zwei für Aufbau und Wegekontrolle sowie eine Ansprechperson ein. Bei wechselnden Schichten von 3 bis 4 Stunden brauchst du entsprechend mehr Personen für den ganzen Tag.
- Wann sollte die Standaufteilung feststehen?
- Die vorläufige Aufteilung gehört in die Planungsphase, die endgültige Bestätigung spätestens 7 Tage vor dem Markt. So können Standbetreiber ihre Anlieferung planen und du kannst Stromanschlüsse, Laufwege und Sicherheitsschilder anpassen.
- Wie viel Essen und Getränke braucht man für den Weihnachtsmarkt?
- Arbeite mit den bestätigten Anmeldungen und rechne zusätzlich eine Reserve von etwa 10 Prozent ein. Für Getränke kannst du im ersten Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person kalkulieren und danach den Verbrauch anhand des Bestands nachsteuern.
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