Moderne Tanzvorführung organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere den Saal erst endgültig, wenn Datum, Ensemble und technische Anforderungen zusammenpassen. Frage spätestens 6 bis 8 Wochen vorher nach Spielfläche, Stromanschlüssen, Verdunkelung und Aufbauzeiten.
• Öffne den Ticketverkauf, sobald Programm und Vorführungsdatum feststehen, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung. Verschicke Einladungen und veröffentliche den Werbetext erst mit vollständigen Angaben zu Beginn, Einlass, Wegbeschreibung und Anmeldung.
• Plane die technische Probe nicht am Aufführungstag zwischen zwei anderen Aufgaben ein. Rechne für Laptop, Audio-Schnittstelle, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und LED-Spots mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein.
• Lege die Publikums- und Helferplanung spätestens 7 Tage vorher fest. Zähle Stühle, Empfangstisch, Kleiderständer, Abfallbehälter sowie wiederverwendbare Becher und bestelle Catering anhand der bestätigten Anmeldungen plus etwa 10 Prozent Reserve.
• Drucke Programmhefte, Tickets und Gästeliste erst nach dem Anmeldeschluss, aber spätestens 2 Tage vor der Aufführung. Kontrolliere beim Öffnen des Saals zuerst Bühne und Spielfläche, danach Kabelwege, Lichtstative, Bestuhlung und den Empfang.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine moderne Tanzvorführung organisieren?

Starte mindestens 8 Wochen vor dem Vorführungsdatum mit Saal, Ensemble und Technik. Ticketverkauf und Werbung können anschließend etwa 4 bis 6 Wochen vorher beginnen.

Wie lange dauert eine technische Probe bei einer Tanzvorführung?

Plane mindestens 2 bis 3 Stunden ein, besonders wenn Licht, Ton, Musikzuspielung und Mikrofone eingerichtet werden. Beginne die Probe vor dem Einlass und halte danach Zeit für Korrekturen frei.

Wann sollte das Catering für eine Tanzvorführung bestellt werden?

Erfasse Ernährungswünsche bis etwa 7 Tage vor der Veranstaltung und bestelle danach. Rechne mit ungefähr 10 Prozent Reserve gegenüber der bestätigten Gästezahl.

Was muss man am Veranstaltungstag zuerst kontrollieren?

Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und prüfe zuerst Bühne und Spielfläche. Danach kontrollierst du Strom- und Kabelwege, Licht, Lautsprecher, Bestuhlung, Empfangstisch und Gästeliste.

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