Cómo organizar un espectáculo de danza moderna
Organizar un espectáculo de danza moderna empieza mucho antes de abrir las puertas. Primero fija la fecha, reserva una sala adecuada y confirma con la compañía sus necesidades técnicas y de espacio. Después encadena la venta de entradas, la comunicación con el público, el catering y la planificación del personal. El mayor riesgo está en dejar para el final el ensayo técnico, la información de acceso o las comprobaciones del escenario. Este plan reúne el orden de trabajo completo para llegar a la función con todo probado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Fijar la fecha de la función
2 personas
- 3
Confirmar la compañía de baile
- 4
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
- 5
Elaborar el programa
2 personas
- 6
Abrir la venta de entradas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar el texto promocional
- 9
Distribuir carteles
3 personas
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Pedir el catering
- 13
Programar voluntarios
2 personas
- 14
Planificar el ensayo técnico
2 personas
- 15
Compartir las indicaciones
- 16
Comprobar la información para el público
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Imprimir los folletos del programa
2 personas
- 19
Imprimir entradas y lista de invitados
- 20
Realizar una inspección del salón
2 personas
- 21
Preparar la decoración y los materiales
3 personas
- 22
Cargar el equipo técnico
3 personas
Evento
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Recibir el catering
2 personas
- 25
Comprobar el escenario y la pista de juego
3 personas
- 26
Montar la iluminación
3 personas
- 27
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 28
Probar los archivos de música
2 personas
- 29
Preparar los vestuarios
2 personas
- 30
Montar el bufé de catering
3 personas
- 31
Dejar listos los programas
2 personas
- 32
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 33
Comprobar las sillas y el área del público
3 personas
- 34
Limpiar la pista de baile
2 personas
- 35
Realizar el ensayo técnico
5 personas
- 36
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
- 37
Recibir a los artistas
2 personas
- 38
Instruir a los guías de público
2 personas
- 39
Abrir las puertas
4 personas
- 40
Comprobar las entradas
3 personas
- 41
Guiar al público al recinto
3 personas
- 42
Coordinar la presentación
4 personas
- 43
Servir bebidas del descanso
4 personas
- 44
Rellenar las bebidas
2 personas
- 45
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
- 46
Guiar la segunda parte
4 personas
- 47
Acompañar a los artistas al final
2 personas
- 48
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 49
Facilitar la charla de cierre
2 personas
- 50
Servir el catering de la noche
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Apagar la técnica
2 personas
Seguimiento
- 53
Desmontar el área del público
4 personas
- 54
Recoger la vajilla
3 personas
- 55
Separar residuos
2 personas
- 56
Recoger el catering
3 personas
- 57
Limpiar los vestuarios
2 personas
- 58
Limpiar la pista de baile
2 personas
- 59
Desmontar la iluminación
3 personas
- 60
Desmontar el sonido
2 personas
- 61
Empaquetar materiales
3 personas
- 62
Dejar el lugar limpio
3 personas
- 63
Devolver las llaves
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Guardar los restos
2 personas
- 66
Recopilar gastos
- 67
Archivar el material fotográfico y de vídeo
- 68
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesas bistrocant. 12
- Mesa de entrada
- Percheroscant. 2
- Sillas del vestuariocant. 12
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Copas de vinocant. 180
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Portátil para música
- Interfaz de audio
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Auriculares
- Memorias USBcant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 3
- Controlador de luces
- Cables alargadorescant. 8
- Enrollacablescant. 3
Decoración
- Pizarra de anuncioscant. 2
- Telones de escenariocant. 4
- Manteles runnerscant. 12
- Jarroncitoscant. 12
- Velas LEDcant. 24
- Pegatinas de flechascant. 30
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Cucharonescant. 8
- Guantes de cocinacant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Escobillas de bañocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sala y la compañía antes de publicar la fecha. Pide por escrito los requisitos técnicos: sonido, iluminación, conexiones, medidas del escenario y tiempo necesario para el montaje.
- Programa el ensayo técnico con margen antes de la apertura. Reserva al menos varias horas para probar el portátil, la interfaz de audio, la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos y los focos LED.
- Abre la venta de entradas cuando el programa y la información para el público estén confirmados. Imprime las entradas y la lista de invitados con antelación para no depender de una impresora el mismo día.
- Recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Cuenta por separado al público, la compañía, el equipo técnico y los voluntarios, y confirma la hora exacta de entrega.
- Haz una inspección final de la sala antes de recibir al público. Comprueba el escenario, la pista de juego, las sillas, la mesa de entrada, los percheros, los telones y los cables alargadores; los fallos de circulación suelen descubrirse demasiado tarde.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza moderna?
- Empieza varias semanas antes de la función para poder reservar la sala, confirmar la compañía y recopilar los requisitos técnicos. La venta de entradas y la promoción deberían abrirse solo cuando la fecha, el programa y la información práctica estén cerrados.
- ¿Cuándo se hace el ensayo técnico de una función de danza?
- Programa el ensayo técnico antes de abrir las puertas y deja varias horas para montaje y pruebas. Comprueba sonido, iluminación, micrófonos, conexiones, telones y el espacio real de la pista de juego.
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito para el espectáculo?
- El número depende del aforo autorizado y del formato de la sala, así que parte de la capacidad confirmada al reservarla. Cuenta también las sillas del vestuario, la mesa de entrada y las mesas bistro si habrá recepción o catering.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering?
- Pídelo después de gestionar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas, pero con suficiente margen para confirmar cantidades y hora de entrega. El día de la función, asigna a una persona para recibirlo y revisar que coincida con el pedido.
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