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Mittsommerfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Mittsommerfeier wirkt entspannt, braucht aber eine klare Reihenfolge. Beginne früh mit Location, Partyzelten und Einladungen, damit du die endgültige Gästezahl für Einkauf und Sitzplätze kennst. In den letzten Tagen stehen Kühlung, Salate, Desserts und Dekoration an. Am Festtag selbst geht es zuerst um Zelte, Tische, Beleuchtung und Musik, danach um Buffet und Getränkestation. Die Checkliste bündelt 49 Aufgaben und 38 benötigte Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Location reservieren

  • Partyzelte reservieren

  • Kühlschränke und Kühlboxen organisieren

  • Musik-Playlist erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Salate vorbereiten

    3 Personen

  • Desserts vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr prüfen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumenkränze und Blumenarrangements herstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Musik anschließen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Buffet und Getränkestation vorbereiten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Abfallstellen bereitstellen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätgerichte zuweisen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Lichterdekoration einschalten

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essensreste kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abwischen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • BiertischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 3
  • GetränketischeAnz. 2
  • HockerAnz. 8

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • MittsommerfahnenAnz. 3
  • BlumengirlandenAnz. 6
  • KunstblumenAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 9
  • ServiettenhalterAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LaternenAnz. 10
  • ErsatzbatterienAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 6
  • GeschirrkörbeAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug, um Anmeldungen und Ernährungswünsche vor dem Einkauf zu erfassen. Erstelle danach eine endgültige Gästeliste statt mit Schätzungen zu planen.
  • Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und reserviere Partyzelte rechtzeitig. Am Aufbau-Tag sollten Zelte, Biertische, Stühle und Buffetische zuerst stehen, bevor du dekorierst.
  • Plane ausreichend Kühlung ein: Getränke müssen vor dem Eintreffen der Gäste kalt sein, und Kühlboxen ergänzen Kühlschränke, wenn die Kapazität nicht reicht. Eine Getränkestation mit Wasserkannen verhindert Warteschlangen.
  • Bereite Gemüse, Salate und Desserts möglichst am Vortag vor. So bleiben am Festtag nur das Anrichten der Häppchen und der Aufbau von Buffet und Getränkestation.
  • Prüfe Geschirr und Gläser vor dem Aufbau und schließe Musik sowie Beleuchtung an, bevor die Gäste kommen. Verlängerungskabel sollten so liegen, dass niemand über sie stolpert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Mittsommerfeier planen?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Location und Partyzelten. Die endgültige Gästeliste sollte spätestens 7 Tage vor der Feier feststehen, damit Einkauf und Sitzplätze planbar sind.
Wann sollte ich die Getränke für die Mittsommerfeier kühlen?
Kühle die Getränke mindestens 12 bis 24 Stunden vorher, besonders wenn viele Flaschen auf einmal kalt werden müssen. Prüfe am Vortag, ob Kühlschränke und Kühlboxen genügend Platz bieten.
Was muss am Tag der Mittsommerfeier zuerst aufgebaut werden?
Beginne mit Partyzelten, Tischen und Stühlen, danach folgen Buffetische, Getränketische und Beleuchtung. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste ein.
Wann sollte man Salate und Desserts für eine Mittsommerfeier vorbereiten?
Salate und Desserts lassen sich größtenteils am Vortag vorbereiten. Am Veranstaltungstag sollten sie nur noch gekühlt, auf Servierschalen verteilt und kurz vor dem Buffet angerichtet werden.

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