Eine Messe für Unterhaltung Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Messetermin erst fest, wenn die Location reserviert und notwendige Genehmigungen geprüft sind. Kläre außerdem früh, wie viele Standplätze, Tische, Stühle und Standwände tatsächlich in den Raum passen.
• Öffne die Ausstelleranmeldung mit einer verbindlichen Frist von mindestens 4 Wochen. Erfasse dabei Kontaktdaten, Standbedarf, Workshopwünsche und Ernährungswünsche, statt diese Angaben später einzeln nachzufragen.
• Erstelle den Lageplan, sobald die ersten Anmeldungen vorliegen, und weise jedem Aussteller einen Standplatz zu. Schicke die Standnummer, Aufbauzeiten und technische Hinweise spätestens 7 Tage vor der Messe.
• Plane Technik nicht nur für Workshops, sondern auch für Durchsagen und Präsentationen ein. Prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel mindestens 1 Tag vorher gemeinsam.
• Drucke Drehbuch, Besucherliste und Ausstellerinformationen am Vortag aus. Teile Freiwillige in Schichten ein und stelle Registrierungstheke, Absperrpfosten, Abfallbehälter sowie Lade- und Kabelstationen vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Messe für Unterhaltung organisieren?

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Ausstellerliste. Für eine größere Messe mit Workshops, Genehmigungen und Catering sind 4 bis 6 Monate realistischer.

Wann sollte die Ausstelleranmeldung geöffnet werden?

Öffne das Anmeldeformular idealerweise 8 bis 10 Wochen vor der Messe und setze eine Frist von etwa 4 Wochen. So bleiben mindestens 3 Wochen für Standplätze, Rückfragen und die finale Ausstellerliste.

Wie viele Helfer braucht man für die Besucherregistrierung?

Plane bei bis zu 100 erwarteten Besuchern mindestens 2 Personen für die erste Stunde ein. Bei mehr als 100 Gästen oder mehreren Einlasszeiten solltest du 3 bis 4 Personen einteilen, damit keine lange Schlange entsteht.

Wann muss die Technik für Workshops getestet werden?

Teste Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker spätestens am Vortag mit dem tatsächlichen Laptop. Reserviere am Veranstaltungstag zusätzlich 30 Minuten für einen kurzen Funktionstest vor dem Einlass.

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