Cómo organizar una feria de entretenimiento paso a paso
Organizar una feria de entretenimiento empieza mucho antes del montaje: primero se fija la fecha y el lugar, después se confirma a los expositores y se abre el registro. El programa, los talleres y el catering deben cerrarse con tiempo para que la promoción sea precisa. En la última semana, el plano, la técnica, los materiales y los voluntarios pasan a ser el centro de la organización. Este plan reúne el orden de trabajo para llegar al día de la feria sin decisiones pendientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha de la feria
- 3
Preparar la lista de expositores
2 personas
- 4
Invitar a los expositores
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Configurar el registro de visitantes
- 8
Elaborar el programa
2 personas
- 9
Confirmar los talleres
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Reservar el catering
- 12
Diseñar material promocional
2 personas
- 13
Publicar la promoción
2 personas
- 14
Comprobar permisos
- 15
Reservar técnica
- 16
Hacer el plano
2 personas
- 17
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 18
Gestionar inscripciones
2 personas
- 19
Enviar información a los expositores
- 20
Programar voluntarios
2 personas
- 21
Imprimir el plan de trabajo
- 22
Imprimir la lista de visitantes
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Comprobar los materiales
2 personas
- 25
Recordar a los expositores
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Recibir las entregas
2 personas
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
3 personas
- 30
Instalar los paneles del stand
4 personas
- 31
Colgar los números de stand
2 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Montar la zona del escenario
3 personas
- 34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 35
Probar presentaciones
2 personas
- 36
Probar la iluminación
2 personas
- 37
Preparar la restauración
3 personas
- 38
Enfriar las bebidas
2 personas
- 39
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 40
Colgar el programa
2 personas
- 41
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 42
Briefing del equipo de recepción
5 personas
Evento
- 43
Recibir a los expositores
3 personas
- 44
Registrar a los visitantes
4 personas
- 45
Informar a los visitantes
2 personas
- 46
Presentar la apertura
2 personas
- 47
Guiar talleres
3 personas
- 48
Coordinar demostraciones
3 personas
- 49
Coordinar el concurso de fotos
2 personas
- 50
Presentar el programa del escenario
2 personas
- 51
Servir aperitivos
3 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Recoger la basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños
- 55
Apoyar la técnica
2 personas
- 56
Apoyar a los expositores
2 personas
- 57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 58
Anunciar el cierre
- 59
Registrar la salida de los expositores
3 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 61
Recoger el catering
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
2 personas
- 63
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Desmontar los paneles del stand
4 personas
- 66
Retirar los residuos
3 personas
- 67
Limpiar el lugar
4 personas
- 68
Inventariar materiales
2 personas
- 69
Devolver el material prestado
2 personas
- 70
Devolver el equipo técnico
2 personas
- 71
Agradecer a los expositores
- 72
Compartir fotos
- 73
Gestionar los pagos pendientes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 180
- Mostrador de registro
- Taburetes de barcant. 8
- Paredes para standscant. 24
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 12
- Papeleracant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas para servircant. 20
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Estaciones de cargacant. 4
- Pizarras de hojascant. 4
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Cámara de fotos
- Canaletas para cablescant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas térmicascant. 4
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Bannerscant. 8
- Globoscant. 150
- Pesos para globoscant. 12
- Mantelescant. 24
- Alfombra roja
- Photowall
- Pósters temáticoscant. 20
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Cables de lucescant. 6
- Lámparas de piecant. 6
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y comprueba los permisos antes de publicar la fecha. Deja al menos 6 semanas para resolver requisitos del espacio, necesidades técnicas y distribución de los puestos.
- Confirma a los expositores antes de cerrar el plano. Recoge sus necesidades de mesa, sillas, paredes para stands, percheros y tomas de corriente para evitar cambios durante el montaje.
- Abre por separado el formulario de inscripción de expositores y el registro de visitantes. Cierra el programa de talleres al menos 2 semanas antes, así la promoción incluye horarios reales.
- Calcula el catering según las inscripciones y pregunta por preferencias dietéticas antes de hacer la reserva. Comprueba también que haya suficientes vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos para el flujo previsto.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas. Imprime el plano, el plan de trabajo y la lista de visitantes, y envía un recordatorio a los expositores 24 horas antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de entretenimiento?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Las primeras 2 semanas deberían cubrir la fecha, el lugar, los permisos y la lista inicial de expositores; reserva las 2 últimas para confirmaciones, compras y montaje.
- ¿Cuándo se debe abrir la inscripción de visitantes?
- Ábrela cuando el lugar, la fecha y la información básica del programa estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa los datos 2 días antes para imprimir una lista de visitantes útil en el registro.
- ¿Cuándo hay que confirmar los talleres y el programa?
- Confirma los talleres y sus horarios al menos 2 semanas antes de la feria. Ese margen permite actualizar el material promocional, asignar espacios y avisar a los asistentes si cambia alguna actividad.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior a una feria?
- Comprueba el plano, los puestos, el mobiliario, la técnica, las bebidas, el catering y los materiales. Haz la prueba de sonido y proyección, coloca la señalización y envía un último recordatorio a los expositores 24 horas antes.
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