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Marschmusik organisieren: die vollständige Checkliste

Bei Marschmusikveranstaltungen müssen Vereine, Route, Verkehrsführung und Technik gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Plane Auftritte und Wege so, dass Musikvereine, Publikum und Helfer klare Informationen erhalten. Kurz vor dem Termin entscheidet ein gedruckter Ablaufplan, ob Aufbau, Umkleiden, Verpflegung und Lautsprecherdurchsagen reibungslos ineinandergreifen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Musikvereine einladen

    2 Personen

  • Auftritte und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Route und Geländeaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Materialreservierungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm an Vereine senden

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Pressemitteilung versenden

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Verkehrsmaßnahmen abstimmen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültigen Ablaufplan drucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Publikumsinformationen veröffentlichen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kontaktinformationen verteilen

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Bühne aufstellen

    6 Personen

  • Tribünen und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Tische für das Catering aufstellen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    3 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Absperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Programmtafeln aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

  • Kasse und Kartengerät vorbereiten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Musikvereine empfangen

    4 Personen

  • Instrumente in die Umkleiden bringen

    6 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    3 Personen

  • Parkplätze zuweisen

    3 Personen

  • Eröffnungszeremonie begleiten

    3 Personen

  • Auftritte betreuen

    4 Personen

  • Wechsel zwischen den Auftritten begleiten

    4 Personen

  • Musikanlage bedienen

    2 Personen

  • Beleuchtung bedienen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

    2 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    4 Personen

  • Ausgabe der Instrumente begleiten

    4 Personen

Nachbereitung

  • Catering abschließen

    4 Personen

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

  • Stühle und Tische wegräumen

    6 Personen

  • Bühne und Absperrungen abbauen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege sammeln

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 500
  • BiertischeAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 8
  • UmkleideräumeAnz. 4
  • AbsperrgitterAnz. 30
  • AbsperrpfostenAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherstativeAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 8
  • Megafon
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • KassenkistenAnz. 2
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 24
  • BatterieladegeräteAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichtstativeAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

  • FahnenAnz. 20
  • WimpelkettenAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • ProgrammständerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 600
  • KaffeetassenAnz. 150
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • ServierschalenAnz. 20
  • ZangenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • AusgabeschalenAnz. 12
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 3
  • SpülwannenAnz. 4
  • ThermosflaschenAnz. 6

Reinigung

  • BesensetsAnz. 4
  • BlechdosenAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsmaßnahmen frühzeitig. Für Route und Geländeaufteilung sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin verbindliche Absprachen vorliegen.
  • Lade Musikvereine erst ein, wenn Auftrittszeiten und die ungefähre Route feststehen. Sende das endgültige Programm anschließend gesammelt an alle Vereine, damit Rückfragen nicht bis zum Veranstaltungstag offenbleiben.
  • Sammle technische Anforderungen pro Verein und prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Stative, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. So bleibt Zeit, fehlendes Material zu reservieren oder abzuholen.
  • Teile Helfer für Einlass, Verkehrsmaßnahmen, Aufbau, Umkleideräume und Verpflegung mit festen Zeiten ein. Verteile Kontaktinformationen auf einer Liste und gib jedem Team eine erreichbare Ansprechperson.
  • Prüfe die Wettervorhersage am Vorabend und am Veranstaltungstag. Stelle Partyzelte, LED-Lampen, Batterielaternen, Wegweiser und Absperrmaterial so bereit, dass Route, Zuschauerbereiche und Ausgänge auch bei schlechter Sicht erkennbar bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Marschmusikveranstaltung anmelden?
Beginne mit Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsmaßnahmen mindestens sechs bis acht Wochen vorher. Die genaue Frist hängt vom Veranstaltungsort und der geplanten Route ab, deshalb solltest du die zuständigen Stellen direkt nach der Terminbestätigung kontaktieren.
Wann sollten Musikvereine für Marschmusik eingeladen werden?
Verschicke Einladungen idealerweise sechs Wochen vor dem Termin, sobald Datum, Ort und ein vorläufiger Zeitrahmen feststehen. Bearbeite Anmeldungen laufend und sende das endgültige Programm spätestens zwei Wochen vorher an alle bestätigten Vereine.
Wann muss der Ablaufplan für Marschmusik fertig sein?
Drucke den endgültigen Ablaufplan spätestens am Vortag aus und halte zusätzlich digitale Exemplare bereit. Er sollte Auftritte, Wege, Aufbau, Verkehrsmaßnahmen, Umkleideräume, Verpflegung und wichtige Kontaktinformationen enthalten.
Wie viel Getränke und Verpflegung braucht man bei Marschmusik?
Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde, abhängig von Wetter und Belastung. Erfasse Ernährungswünsche mindestens eine Woche vorher und kühle Getränke am Vortag.

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