Marschmusik organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Marschmusik-Veranstaltung müssen Auftritte, Route, Verkehr und Technik exakt zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Ort und beteiligte Korps, bevor du Genehmigungen und den Verkehrsplan einreichst. Danach folgen Anmeldungen, Catering, Helfer und die Veröffentlichung von Programm und Strecke. Kurz vor dem Termin entscheidest du anhand der Wettervorhersage über Aufbau, Beleuchtung und Besucherführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Mitwirkende Korps ansprechen
2 Personen
Auftritte und Zeiten bestätigen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Verkehrsplan einreichen
Materialreservierungen vornehmen
Catering und Foodtruck reservieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Route veröffentlichen
2 Personen
Nachbarschaft und Rettungsdienste informieren
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen
Briefing an auftretende Gruppen senden
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
Einkäufe erledigen
3 Personen
Material und Werkzeug prüfen
2 Personen
Armbänder und Programmhefte sortieren
2 Personen

Event

Gelände und Strecke absperren
6 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Publikumsbereiche markieren
3 Personen
Podiumselemente aufstellen
5 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
3 Personen
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Mülleimer und Müllsäcke aufstellen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Umkleideräume für Corps vorbereiten
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Kapellen empfangen
3 Personen
Parkeinweisung durchführen
4 Personen
Eingang und Armbänder betreuen
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Publikum zu den Plätzen begleiten
4 Personen
Eröffnungsrede halten
Tanzshow begleiten
4 Personen
Auftritte ankündigen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks und Häppchen auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Cateringabfälle entsorgen
2 Personen
Publikum entlang der Route begleiten
6 Personen
Publikumsbereiche absichern
4 Personen
Abschluss und Dankeswort übernehmen
2 Personen
Abreisendes Publikum leiten
5 Personen
Kapellen verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Anlage ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Verkehrsmaterialien entfernen
4 Personen
Materialien sortieren und zählen
2 Personen
Geschirr und Geräte reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 180
StehtischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
UmkleideracksAnz. 6
KleiderbügelAnz. 80

Ausstattung

MikrofoneAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 4
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
Niederländische FlaggenAnz. 6
BühnentücherAnz. 4
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 30
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenbatterienAnz. 24

Kommunikation

ProgrammschilderAnz. 8
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
PermanentmarkerAnz. 12
ArmbänderAnz. 400
ProgrammhefteAnz. 350

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
WischmopsAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Genehmigungen und reiche den Verkehrsplan mehrere Wochen vor der Veranstaltung ein. Eine Marschmusik-Route betrifft nicht nur das Gelände, sondern auch Zufahrten, Anwohner und Rettungsdienste.
Bestätige Auftritte und Uhrzeiten schriftlich und sende den beteiligten Gruppen ein Briefing. Nenne darin Treffpunkt, Umkleidemöglichkeit, Reihenfolge, Route und eine Kontaktperson vor Ort.
Teile die Freiwilligen spätestens 7 Tage vorher festen Posten zu. Für Einlass, Publikumsbetreuung, Absperrungen und Funkgeräte sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein.
Prüfe die Tontechnik und Stromversorgung vor dem Aufbau: Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Stative und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen. Plane Powerbanks und Funkgeräte ein, damit die Kommunikation auch während des Umzugs funktioniert.
Sortiere Armbänder und Programmhefte vor dem Veranstaltungstag und markiere Publikumsbereiche, Strecke und Sperren. Prüfe am Vortag außerdem Wetter, Zelte, Beleuchtung sowie die endgültige Besucherliste.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Marschmusik-Veranstaltung anmelden?: Reiche Genehmigungen und den Verkehrsplan idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin ein. Sobald Route und Zeiten feststehen, solltest du auch Nachbarschaft und Rettungsdienste informieren.
Wann sollte man die Marschmusik-Korps anfragen?: Frage die Korps möglichst früh an und bestätige Auftritte und Uhrzeiten schriftlich. Spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung sollten Programm, Route und Treffpunkte feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Marschmusik-Veranstaltung?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aufgabenbereich ein: Einlass, Publikumsbetreuung, Strecke, Technik und Backstage. Bei mehreren Auftrittsgruppen kommen zusätzliche Streckenposten und eine feste Veranstaltungsleitung hinzu.
Wann soll ich Catering und Foodtruck reservieren?: Reserviere Catering und Foodtruck, sobald die erwartete Besucherzahl und der Ablauf feststehen, idealerweise mindestens 4 Wochen vorher. Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin gesammelt weitergeben.

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