Einen Malkurs organisieren: der praktische Ablauf
Bei einem Malkurs entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppe direkt loslegen kann oder erst Material und Plätze zusammensuchen muss. Beginne mit Raum, Workshopleitung und Malmotiv, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Materialbestellung und die Planung von Getränken und Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du vor dem Empfang ausreichend Zeit für gedeckte Arbeitstische, geprüfte Materialien und einen klaren Ablauf.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Workshopleiter festlegen
- 3
Malmotiv festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teilnehmerliste aktualisieren
- 8
Programm an Teilnehmer senden
- 9
Malmaterial bestellen
- 10
Catering bestellen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Materialien prüfen
2 Personen
- 13
Arbeitsblätter ausdrucken
- 14
Namensschilder erstellen
- 15
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
2 Personen
- 18
Malmaterialien bereitlegen
3 Personen
- 19
Arbeitstische abdecken
2 Personen
- 20
Buffet aufbauen
2 Personen
- 21
Empfangstisch bereitstellen
- 22
Musik und Beleuchtung testen
Event
- 23
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 25
Workshop erklären
- 26
Maltechnik demonstrieren
- 27
Teilnehmende betreuen
2 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
- 29
Snacks servieren
2 Personen
- 30
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
- 31
Werkstücke trocknen lassen
- 32
Werkstücke fotografieren
- 33
Abschluss und Gruppenfoto
- 34
Gemälde sicher verpacken
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Abfall sammeln
2 Personen
- 36
Materialien reinigen
3 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 38
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 39
Location reinigen
3 Personen
- 40
Reste sortieren
- 41
Materialien verstauen
2 Personen
- 42
Geliehene Sachen zurückgeben
- 43
Teilnehmerfotos versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Buffet-Tisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 3
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- KühlboxenAnz. 2
- Bluetooth-Lautsprecher
- Handystativ
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Malmaterial
- LeinwändeAnz. 24
- AcrylfarbsetsAnz. 24
- PinselsetsAnz. 24
- MischpalettenAnz. 24
- WasserbecherAnz. 24
- StaffeleienAnz. 24
- MischschalenAnz. 24
- BleistifteAnz. 30
- RadiergummisAnz. 24
- BleistiftspitzerAnz. 6
- SchürzenAnz. 24
- TischaufstellerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- GläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServiertablettsAnz. 4
- KaraffeAnz. 2
Dekoration
- TischläuferAnz. 6
- NamensschilderAnz. 24
- SpeisekartenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 3
Reinigung
- PutzeimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- Staubsauger
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Malmotiv fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Format, Technik und benötigte Farben eindeutig angeben und Rückfragen zur Vorbereitung vermeiden.
- Plane die Sitzplätze nach der Teilnehmerzahl und stelle die Arbeitstische so auf, dass jede Person etwa einen eigenen Arbeitsbereich hat. Decke die Tische ab, bevor Farben, Pinsel und Wasserbecher bereitliegen.
- Bestelle Leinwände, Acrylfarben, Pinsel, Paletten und Staffeleien nicht erst kurz vor dem Termin. Prüfe nach der Lieferung jedes Set und drucke Arbeitsblätter mindestens am Vortag aus.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend. Zwei bis drei Tage vor dem Malkurs solltest du die endgültige Zahl an Catering und Sitzplätzen weitergeben.
- Richte einen Empfangstisch ein und stelle Namensschilder, Teilnehmerliste und Programm bereit. Teste Musik, Beleuchtung und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gruppe, nicht erst während der Begrüßung.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Malkurs organisieren?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Raums und der Festlegung der Workshopleitung. Verschicke die Einladungen anschließend, damit du für Material und Catering mit einer belastbaren Teilnehmerzahl planen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Malkurs?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Tischabdeckungen, Material, Empfang und Buffet ein. Für einen größeren Kurs oder einen Raum, der noch umgeräumt werden muss, sind 2 Stunden realistischer.
- Wie viele Materialien braucht man pro Teilnehmer beim Malkurs?
- Rechne pro Person mindestens mit einer Leinwand, einem Pinselset, einer Mischpalette, einem Wasserbecher, einem Bleistift und einem Radiergummi. Lege zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatzmaterial bereit, damit ein fehlender oder beschädigter Gegenstand den Kurs nicht unterbricht.
- Wann sollte man Getränke und Catering für den Malkurs bestellen?
- Bestelle Catering und Getränke ungefähr 7 bis 10 Tage vorher und bestätige die Menge 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Stelle Kaffee, Tee und Wasser vor dem Empfang bereit; gekühlte Getränke kommen rechtzeitig in Kühlboxen oder den Kühlschrank.
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