Einen Malkurs Schritt für Schritt organisieren

Ein Malkurs steht und fällt mit drei Dingen: einer passenden Location, einer klaren Teilnehmerliste und vollständig vorbereitetem Material. Beginne mit Raum und Workshopleitung, verschicke danach die Einladungen und kläre Zahlungen sowie Ernährungswünsche. In der letzten Woche prüfst du Farben, Leinwände und Technik und beschriftest die Materialien. Am Veranstaltungstag brauchst du zuerst freie Arbeitstische, geschützte Flächen und fertig eingerichtete Staffeleien, bevor die Teilnehmenden eintreffen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Workshopleiter festlegen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teilnehmerliste aktualisieren
7
Zahlungen prüfen
8
Programm bestätigen
9
Bedarf erfassen
2 Personen
10
Malmaterial besorgen
2 Personen
11
Einkaufsliste erstellen
12
Catering bestellen
13
Technik prüfen
14
Teilnehmerinformationen versenden
15
Materialien beschriften
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Farben und Leinwände prüfen
2 Personen
18
Catering vorbereiten
2 Personen
19
Transport beladen
2 Personen

Event

20
Location öffnen
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
22
Staffeleien aufstellen
2 Personen
23
Malmaterialien bereitlegen
3 Personen
24
Werktafeln schützen
2 Personen
25
Catering aufbauen
2 Personen
26
Anmeldetisch einrichten
27
Teilnehmende empfangen
2 Personen
28
Programm vorstellen
29
Maltechnik demonstrieren
30
Teilnehmende betreuen
2 Personen
31
Getränke nachfüllen
32
Arbeitsblätter austauschen
33
Snacks servieren
2 Personen
34
Werkstücke trocknen lassen
2 Personen
35
Mahlzeit servieren
3 Personen
36
Malmaterial auffüllen
37
Zweite Malrunde begleiten
2 Personen
38
Werkstücke fotografieren
39
Werkstücke sicher verpacken
2 Personen
40
Teilnehmer auschecken

Nachbereitung

41
Malmaterialien sammeln
3 Personen
42
Abfall sammeln
2 Personen
43
Geschirr abwaschen
2 Personen
44
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
45
Arbeitsbereich reinigen
3 Personen
46
Materialien wieder einpacken
2 Personen
47
Veranstaltungsort abschließen
48
Materialien zurückgeben
2 Personen
49
Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

ArbeitstischeAnz. 6
StühleAnz. 24
StaffeleienAnz. 20
Check-in-Tisch
Buffet-TischAnz. 2

Malmaterial

LeinwändeAnz. 24
AcrylfarbsetsAnz. 24
PinselsetsAnz. 24
PalettenAnz. 24
MischschalenAnz. 30
WasserbecherAnz. 30
MalermesserAnz. 12
SchwämmeAnz. 24
BleistifteAnz. 30
RadiergummisAnz. 24
LinealeAnz. 12
FixiersprayAnz. 4
NamensaufkleberAnz. 30
WerkstücketikettenAnz. 30
SchutzfolieAnz. 6
AbdeckbandAnz. 8
TrockengestelleAnz. 4
ArbeitsmappenhüllenAnz. 24

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektorleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 30
Mehrweg-TellerAnz. 30
Wiederverwendbares BesteckAnz. 30
KaffeetassenAnz. 24
ServierschalenAnz. 6

Küche

WasserkocherAnz. 2
Kaffeemaschine
KühlboxenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 12
HandfegerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Raumaufteilung mindestens 2 bis 3 Tage vorher. Jeder Arbeitsplatz braucht einen Arbeitstisch, einen Stuhl, eine Staffelei und genug Bewegungsfläche; richte zusätzlich einen Check-in-Tisch und einen Buffet-Tisch ein.
Prüfe Farben und Leinwände nicht erst beim Aufbau. Zähle Acrylfarbsets, Pinsel, Paletten, Mischschalen und Wasserbecher spätestens eine Woche vorher und besorge fehlende Mengen vor dem Einkauf.
Schütze Werktafeln und Tische vor dem Eintreffen der Gruppe mit Schutzfolie und Abdeckband. Lege Bleistifte, Radiergummis, Lineale und Namensaufkleber an jedem Platz bereit, damit die Einführung nicht durch Materialsuche unterbrochen wird.
Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor dem Kurs. Nenne Beginn, Adresse, Kleidungshinweise, Anfahrt, mitzubringende Dinge und den Ablauf; so kommen Rückfragen zu spät erfassten Ernährungswünschen nicht am Kurstag.
Plane für nasse Bilder einen festen Trockenbereich ein. Trockengestelle und Werkstücketiketten sollten vor Kursbeginn bereitstehen, und Arbeitsmappenhüllen helfen beim sicheren Transport, wenn die Bilder noch nicht vollständig trocken sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Malkurs organisieren?: Reserviere die Location und lege die Workshopleitung idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher fest. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen, Zahlungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeitet werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Malkurs?: Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Darin enthalten sind Tische und Stühle, Staffeleien, Schutzfolie, Materialplätze, Buffet, Technik sowie ein abschließender Check von Farben, Leinwänden und Verlängerungskabeln.
Wann sollte man das Material für einen Malkurs einkaufen?: Erstelle die Einkaufsliste etwa 7 Tage vorher und kaufe spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Kurs ein. So bleibt Zeit, fehlende Leinwände, Acrylfarben oder Pinselsets nachzubestellen oder aus einer anderen Quelle zu besorgen.
Was muss man den Teilnehmern vor einem Malkurs mitteilen?: Schicke die Informationen spätestens 3 Tage vorher. Dazu gehören Beginn und Dauer, Adresse, Kleidung, Verpflegung, Hinweise zu Farben und Material sowie eine Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Fragen.

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